Checklist jubileumfototentoonstelling organiseren

Een jubileumfototentoonstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen foto’s ophangen. Je regelt tegelijk de locatie, verzekering, fotoselectie, toestemming, lijsten, bijschriften en ontvangst van bezoekers. Begin met het thema en de zaalindeling, zodat je weet hoeveel prints, panelen en meubels nodig zijn. Plan daarna de uitnodigingen, catering en toegankelijkheid. In de laatste week draait alles om controleren: zijn de fotoprints compleet, werkt de techniek en liggen routeborden, naambordjes en het gastboek klaar?

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Catering reserveren
Tentoonstellingsverzekering regelen
Foto's selecteren
2 personen
Toestemming voor foto's controleren
Tentoonstellingsthema vastleggen
2 personen
Zaalindeling uitwerken
2 personen
Fotoprints bestellen
Fotolijsten bestellen
Uitnodiging ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheid controleren
Openingsprogramma opstellen
Fotobijschriften schrijven
2 personen
Naambordjes voorbereiden
Routebeschrijving versturen
Aanmeldingen bevestigen
Cateringdetails bevestigen
Techniek testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Fotoprints controleren
2 personen
Fotolijsten vullen
3 personen
Bijschriften printen
Cadeautafel voorbereiden
Ontvangsttafel voorbereiden
2 personen
Fotowanden opbouwen
4 personen
Foto's ophangen
3 personen
Bijschriften plaatsen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
2 personen
Tafellinnen aanbrengen
2 personen
Licht op foto's richten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek afspeellijst klaarzetten
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Registratielijst klaarleggen
Persruimte inrichten
2 personen
Openingstekst klaarleggen
Entree controleren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Jassen aannemen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Rondleiding begeleiden
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Contactgegevens verzamelen
Gastboek laten invullen
Groepsfoto maken
2 personen
Persfoto's maken
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Dranken opruimen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Foto's voorzichtig inpakken
3 personen
Tentoonstellingswanden afbouwen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Kabels verzamelen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Dankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tentoonstellingspanelenaantal 12
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Statafelsaantal 6
Krukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Kapstokhangersaantal 90
Vitrinekastenaantal 2
Schoonmaaktrolleys

Servies

Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Koffiethermoskannenaantal 4

Decoratie

Fotolijstenaantal 60
Geprinte foto'saantal 60
Fotobijschriftenaantal 60
Welkomstbord
Routebordenaantal 6
Tafelkleedensetsaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Gastboek
Pennensetsaantal 3
Naambordjesaantal 100
Cadeautafelbord
Fotohoudersaantal 12
Lintenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Printer
Labelprinter
Speakersaantal 2
Microfoon
Fotocamera
Geheugenkaartenaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 10
Kabelbindersaantal 50
Presentatiestandaardsaantal 4

Verlichting

Fotospotsaantal 8
LED-lampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermosflessenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het tentoonstellingsthema en de zaalindeling vast voordat je fotoprints en fotolijsten bestelt. Zo voorkom je dat je te veel of juist te weinig materiaal nodig hebt.
Controleer toestemming voor alle foto’s voordat je ze laat afdrukken. Noteer per foto de maker, bron en eventuele voorwaarden, zodat bijschriften en publicatie geen vertraging opleveren.
Regel de tentoonstellingsverzekering uiterlijk enkele weken voor de opening. Vraag ook na of de polis schade tijdens transport, opbouw en de hele tentoonstellingsperiode dekt.
Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en openingsprogramma vaststaan en verwerk aanmeldingen direct. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en bevestig cateringdetails daarna nog één keer.
Plan de opbouw minstens een halve dag voor de opening. Test techniek, controleer alle fotoprints en zet welkomstbord, routeborden, naambordjes, gastboek en pennen klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumfototentoonstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer eerst de locatie en regel de verzekering; daarna volgen thema, fotoselectie, prints, lijsten en uitnodigingen.
Wanneer moet ik de foto’s selecteren en laten afdrukken?: Maak de definitieve selectie uiterlijk 6 weken voor de opening. Bestel fotoprints en lijsten daarna zo snel mogelijk, zodat je minimaal 7 dagen hebt om aantallen, kleuren en beschadigingen te controleren.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een jubileumfototentoonstelling?: Verstuur ze ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de opening. Dan kun je aantallen, dieetwensen, stoelen en catering nog aanpassen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een fototentoonstelling?: Reserveer minimaal een halve dag voor een kleine tentoonstelling en een volledige dag bij veel panelen of vitrinekasten. Plan na de opbouw nog 1 tot 2 uur voor techniek, bewegwijzering en een laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.