Checkliste für deine Jubiläums-Fotoausstellung

Eine Jubiläums-Fotoausstellung braucht mehr Vorbereitung als nur eine Auswahl schöner Bilder. Plane zuerst Raum, Thema und Versicherung, danach Drucke, Rahmen, Einladung und Eröffnungsprogramm. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Rückmeldungen, Ernährungswünsche, Barrierefreiheit und Technik. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Organisation und hilft dir, typische Verzögerungen kurz vor der Eröffnung zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Location reservieren
Catering reservieren
Ausstellungsversicherung abschließen
Fotos auswählen
2 Personen
Einwilligung für Fotos prüfen
Ausstellungsthema festlegen
2 Personen
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Fotoprints bestellen
Bilderrahmen bestellen
Einladung gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Barrierefreiheit prüfen
Eröffnungsprogramm erstellen
Fotountertitel schreiben
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Wegbeschreibung versenden
Anmeldungen bestätigen
Cateringdetails bestätigen
Technik testen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Fotodrucke kontrollieren
2 Personen
Fotorahmen füllen
3 Personen
Untertitel drucken
Geschenketisch vorbereiten
Empfangstisch vorbereiten
2 Personen
Fotowände aufbauen
4 Personen
Fotos aufhängen
3 Personen
Bildunterschriften anbringen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
2 Personen
Tischwäsche anbringen
2 Personen
Licht auf Fotos ausrichten
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Musik-Playlist bereitstellen
Getränke kühlen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Registrierungsliste bereitlegen
Presseraum einrichten
2 Personen
Einleitungstext bereitlegen
Eingang kontrollieren
2 Personen

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Jacken entgegennehmen
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Führung begleiten
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Kontaktdaten sammeln
Gästebuch auslegen
Gruppenfoto machen
2 Personen
Pressefotos machen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Getränke wegräumen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Fotos vorsichtig verpacken
3 Personen
Ausstellungswände abbauen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Kabel sammeln
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

AusstellungspanelsAnz. 12
TischeAnz. 8
StühleAnz. 24
StehtischeAnz. 6
HockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 90
VitrinenschränkeAnz. 2
Reinigungswagen

Geschirr

DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
WeingläserAnz. 100
WassergläserAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
KaffeethermoskannenAnz. 4

Dekoration

BilderrahmenAnz. 60
Gedruckte FotosAnz. 60
FotountertitelAnz. 60
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6
TischdeckensetsAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
Gästebuch
StiftesetsAnz. 3
NamensschilderAnz. 100
Geschenketisch-Schild
FotohalterAnz. 12
BänderAnz. 4

Ausstattung

Laptop
Drucker
Etikettendrucker
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Fotokamera
SpeicherkartenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelkanäleAnz. 10
KabelbinderAnz. 50
PräsentationsständerAnz. 4

Beleuchtung

FotospotsAnz. 8
LED-LampenAnz. 6
LichterkettenAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermosflaschenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
BrotmesserAnz. 2

Reinigung

MülleimerAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Location und Catering möglichst 8 bis 12 Wochen vor der Eröffnung. Kläre dabei direkt Raumaufteilung, Sitzplätze, Stehtische, Stromanschlüsse und den Zugang für den Aufbau.
Schließe die Ausstellungsversicherung ab, bevor du Drucke oder Rahmen bestellst. Prüfe außerdem für jedes verwendete Foto, ob eine Einwilligung erforderlich ist und vorliegt.
Bestelle Fotoprints und Bilderrahmen mindestens 3 Wochen vorher. Kontrolliere jede Lieferung sofort auf Format, Farbfehler, Beschädigungen und die richtige Zuordnung zu den Fotountertiteln.
Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Termin und setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. Frage dabei gleichzeitig Ernährungswünsche und besondere Anforderungen an die Barrierefreiheit ab.
Teste Technik, Beleuchtung und Eröffnungsprogramm spätestens am Vortag. Lege Namensschilder, Wegweiser, Willkommensschild, Gästebuch und Stifte am selben Tag gesammelt für den Aufbau bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Jubiläums-Fotoausstellung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor der Eröffnung. Für Bildauswahl, Einwilligungen, Raumplanung, Drucke, Rahmen, Einladungen und Catering brauchst du mehrere aufeinanderfolgende Abstimmungen.
Wann sollte man die Einladungen zur Fotoausstellung verschicken?: Verschicke die Einladungen ungefähr 4 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf 10 bis 14 Tage vor der Eröffnung, damit du Catering und Sitzplätze rechtzeitig bestätigen kannst.
Wann müssen die Fotos und Bilderrahmen bestellt werden?: Bestelle beides mindestens 3 Wochen vor der Ausstellung. So bleibt Zeit, fehlerhafte Fotodrucke oder beschädigte Rahmen nachzukaufen und die Untertitel korrekt zuzuordnen.
Was muss man am Tag vor der Fotoausstellung prüfen?: Teste am Vortag Technik, Beleuchtung und das Eröffnungsprogramm. Kontrolliere außerdem die Fotodrucke, stelle Materialien zusammen und lege Beschilderung, Namensschilder und Gästebuch für den Aufbau bereit.

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