Jubileumflashmob organiseren: checklist en planning

Een jubileumflashmob vraagt meer voorbereiding dan alleen een choreografie instuderen. Je moet een route en verzamelplek vastleggen, toestemming voor de openbare ruimte regelen en deelnemers op tijd informeren. Plan daarnaast twee repetities, controleer muziek en geluidsapparatuur en maak een regen- en veiligheidsplan. Deze checklist helpt je om eerst de randvoorwaarden te regelen en pas daarna de materialen, catering en opbouw af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en route vastleggen
2 personen
Toestemming voor openbare ruimte regelen
Muziek en choreografie kiezen
3 personen
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Muziekbestanden controleren
Draaiboek en tijdschema maken
2 personen
Deelnemers informeren over kleding
Eerste choreografierepetitie houden
4 personen
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
Geluidsapparatuur reserveren
Tweede choreografierepetitie houden
4 personen
Veiligheids- en regenplan maken
2 personen
Laatste deelnemersbevestiging sturen
Boodschappenlijst controleren
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Eten en drank koelen
2 personen
Muziek en apparatuur testen
2 personen

Event

Locatie markeren
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur installeren
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Deelnemers briefen
4 personen
Laatste dansopstelling oefenen
4 personen
Flashmob uitvoeren
50 personen
Groepsfoto maken
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Jubileumprogramma begeleiden
2 personen
Muziek en microfoon bedienen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Buffet afsluiten
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Meubilair afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Foto's en video's veilig opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 60

Keuken

Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Draadloze speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 6
Led-lantaarnsaantal 6

Decoratie

Jubileumbannersaantal 4
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Pijlbordenaantal 8
Kledingaccessoiresaantal 50

Catering

Boodschappen

Tips

Regel toestemming voor de openbare ruimte voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg tegelijk de route, verzamelplek en zichtbare markeringen vast, zodat deelnemers en publiek weten waar ze moeten zijn.
Plan de eerste en tweede choreografierepetitie ruim vóór de uitvoering. Stuur de laatste deelnemersbevestiging pas nadat je weet wie daadwerkelijk meedoet en welke kledingaccessoires nodig zijn.
Test muziekbestanden, muziekspeler, draadloze speakers en microfoon minimaal één keer op locatie. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks; een repetitie op batterij voorkomt verrassingen zonder stroompunt.
Koel eten en drank vooraf in koelboxen en zet servies, bestek en serveerschalen apart klaar. Voorzie bij het buffet ruimte voor herbruikbare borden, kommen en glazen, zodat de choreografiezone vrij blijft.
Maak een draaiboek met tijden voor verzamelen, repeteren, optreden, eten en opruimen. Zet daarin ook het regenplan, de opbouw van partytenten, tafels en stoelen en de taakverdeling voor geluidsapparatuur en catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumflashmob organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met locatie, route, toestemming en muziek. Plan de twee choreografierepetities en verstuur de laatste deelnemersbevestiging uiterlijk enkele dagen voor de uitvoering.
Wanneer moet ik toestemming voor een jubileumflashmob regelen?: Vraag toestemming aan zodra de openbare locatie en route vaststaan, idealiter 6 weken voor het evenement. Wacht met promotie en definitieve uitnodigingen totdat je weet dat de plek gebruikt mag worden.
Hoeveel repetities heeft een jubileumflashmob nodig?: Plan minimaal 2 choreografierepetities: een eerste repetitie om de passen aan te leren en een tweede om formaties, timing en de route te oefenen. Reserveer per repetitie ongeveer 1 tot 2 uur.
Wanneer test ik de muziek en geluidsapparatuur?: Test muziekbestanden en apparatuur ten minste 1 week vooraf en nogmaals op de dag zelf. Controleer speakers, microfoon, muziekspeler, stroomvoorziening en powerbanks voordat deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.