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Jubiläums-Flashmob organisieren: die praktische Checkliste

Ein Jubiläums-Flashmob braucht mehr Vorbereitung als eine normale Feier, weil Route, Choreografie, Genehmigung und unauffällige Kommunikation zusammenpassen müssen. Lege zuerst Ort und Ablauf fest und kläre danach Musik, Teilnehmer und Technik. Plane mindestens zwei Proben ein und verschicke die letzte Bestätigung spätestens eine Woche vorher. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege: Musik testen, Wegweiser anbringen, Essen und Getränke kühlen und den Aufbau von Zelten, Tischen und Sitzplätzen koordinieren.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Route festlegen

    2 Personen

  • Genehmigung für den öffentlichen Raum einholen

  • Musik und Choreografie auswählen

    3 Personen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Musikdateien prüfen

  • Ablaufplan und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmer über Kleidung informieren

  • Erste Choreografieprobe abhalten

    4 Personen

  • Werbematerial verteilen

    2 Personen

  • Tonanlage reservieren

  • Zweite Choreografieprobe durchführen

    4 Personen

  • Sicherheits- und Regenplan erstellen

    2 Personen

  • Letzte Teilnehmerbestätigung senden

  • Einkaufsliste prüfen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Speisen und Getränke kühlen

    2 Personen

  • Musik und Geräte testen

    2 Personen

Event

  • Ort markieren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage installieren

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Teilnehmer briefen

    4 Personen

  • Letzte Tanzaufstellung üben

    4 Personen

  • Flashmob durchführen

    50 Personen

  • Gruppenfoto machen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Jubiläumsprogramm betreuen

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon bedienen

  • Abfall zwischendurch sammeln

    2 Personen

  • Buffet schließen

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Fotos und Videos sicher speichern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 50
  • BuffetischeAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 60
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 60

Küche

  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

  • Kabellose LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LaternenAnz. 6

Dekoration

  • JubiläumsbannerAnz. 4
  • BallonbögenAnz. 2
  • BallonsAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 60
  • WegweiserAnz. 8
  • KleidungsaccessoiresAnz. 50

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage die Genehmigung für öffentlichen Raum mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei nicht nur den Startpunkt, sondern auch die vollständige Route und mögliche Aufstellflächen.
  • Plane die erste Choreografieprobe etwa 4 Wochen vorher und die zweite 10 bis 14 Tage vor dem Flashmob. Verschicke danach klare Angaben zu Kleidung, Treffpunkt und Einlasszeit.
  • Teste Musikplayer, kabellose Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel spätestens am Vortag gemeinsam. Lade Powerbanks vollständig und halte die Musikdateien zusätzlich auf einem zweiten Gerät bereit.
  • Erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Termin und bestätige die Catering-Menge danach. Kühlboxen und wiederverwendbares Geschirr sollten vor dem Aufbau bereitstehen, damit das Buffet nicht ins Stocken gerät.
  • Erstelle neben dem Ablaufplan einen Regen- und Sicherheitsplan mit einer verantwortlichen Person pro Bereich. Markiere am Veranstaltungstag Route, Treffpunkt und Ausgänge mindestens 60 Minuten vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Jubiläums-Flashmob anmelden?
Für eine öffentliche Fläche solltest du die Genehmigung mindestens 4 bis 6 Wochen vorher beantragen. Bei größeren Gruppen oder einer Route mit mehreren Bereichen kann die Prüfung länger dauern.
Wie viele Proben braucht ein Jubiläums-Flashmob?
Plane mindestens zwei gemeinsame Proben ein: die erste etwa 4 Wochen und die zweite 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Eine kurze Technik- und Aufstellprobe am Veranstaltungstag dauert zusätzlich ungefähr 30 Minuten.
Wann verschickt man die letzte Teilnehmerbestätigung?
Sende die letzte Bestätigung spätestens 7 Tage vorher. Sie sollte Treffpunkt, genaue Uhrzeit, Kleidung, Ablauf und Hinweise für Regen enthalten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Jubiläums-Flashmob?
Rechne für Zelte, Tische, Stühle, Dekoration, Wegweiser und Technik mit mindestens 90 Minuten Vorlauf. Der Musiktest sollte spätestens 30 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.

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