Zo organiseer je een jubileumfietstocht zonder verrassingen

Begin niet met de uitnodiging, maar met de route en de twee locaties. De afstand, rustpunten en eindlocatie bepalen hoeveel begeleiding, eten, drinken en tijd je nodig hebt. Proef de route vooraf, noteer knelpunten en leg een alternatief vast voordat deelnemers zich aanmelden. Daarna regel je registratie, noodcontacten en materiaal voor navigatie, fietscontrole en pech. Op deze pagina staat de aanpak in de volgorde waarin je het jubileum het soepelst voorbereidt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Eindlocatie reserveren
4
Cateringafspraken vastleggen
2 personen
5
Route digitaal uitwerken
2 personen
6
Route vooraf proefrijden
3 personen
7
Routeknelpunten noteren
2 personen
8
Alternatieve route vastleggen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Herinnering aan deelnemers sturen
13
Deelnemerslijst afdrukken
14
Noodcontacten verzamelen
15
Weersverwachting controleren
16
Weerplan met team delen
17
Fietsenstalling indelen
2 personen
18
Fietscontrolepunt plannen
2 personen
19
EHBO-materiaal controleren
20
Reparatiesets controleren
21
Mobiele telefoons opladen
2 personen
22
Routebestanden op telefoons zetten
2 personen
23
Routekaarten afdrukken
24
Pijlborden voorbereiden
2 personen
25
Startnummers maken
2 personen
26
Herinneringslinten klaarleggen
2 personen
27
Boodschappen ophalen
2 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Koelboxen vullen
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
32
Fietsen controleren
2 personen
33
Start- en finishzone afzetten
3 personen
34
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
35
Partytenten opbouwen
4 personen
36
Versiering ophangen
2 personen
37
Routepijlen plaatsen
3 personen
38
Muziek aansluiten
2 personen
39
Registratietafel inrichten
2 personen
40
Toiletvoorziening controleren
41
Waterpunten klaarzetten
2 personen
42
Briefing voor begeleiders geven
2 personen

Event

43
Deelnemers ontvangen
3 personen
44
Aanwezigheid registreren
2 personen
45
Startnummers uitdelen
2 personen
46
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
47
Route en veiligheidsregels uitleggen
48
Groepsfoto maken
2 personen
49
Fietstocht begeleiden
5 personen
50
Achterblijvers begeleiden
2 personen
51
Rustpunt opbouwen
2 personen
52
Water bij het rustpunt uitdelen
2 personen
53
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
54
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
55
Finishdeelnemers opvangen
3 personen
56
Fietsen veilig stallen
2 personen
57
Dranken serveren
3 personen
58
Hapjes serveren
3 personen
59
Buffet opbouwen
3 personen
60
Dinerbuffet bijvullen
2 personen
61
Dranken bijvullen
2 personen
62
Jubileumtoespraak verzorgen
63
Herinneringen uitdelen
2 personen
64
Koffie en thee serveren
2 personen
65
Muziek verzorgen
66
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

67
Routepijlen verwijderen
3 personen
68
Versiering afhalen
2 personen
69
Partytenten afbreken
4 personen
70
Meubilair terugplaatsen
4 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Locatie schoonmaken
4 personen
75
Fietsenstalling opruimen
2 personen
76
Materialen controleren
2 personen
77
Geleende materialen retourneren
2 personen
78
Routebestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Fietsenrekkenaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6
Kledingrekken

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 6
Koffiekannenaantal 3
Theepottenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Reparatiesetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 8
Fietsventieladaptersaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 8
Fietsvlaggenaantal 6
Fietskaarthoudersaantal 6
Drinkwaterbidonsaantal 50
Koerslintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Veiligheidsspiegelsaantal 2

EHBO

EHBO-koffersaantal 2
Koude kompressenaantal 6
Reddingsdekensaantal 4
Wegwerphandschoenenaantal 20

Decoratie

Jubileumbanner
Ballonnenaantal 80
Ballongewichtenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Fietsvlaggetjesaantal 50
Startboog
Herinneringslintenaantal 50
Fotolijstjesaantal 6

Papierwaren

Routekaartenaantal 60
Deelnemerslijstenaantal 6
Startnummersaantal 50
Pijlbordenaantal 30
Stiftenaantal 12
Watervaste markersaantal 6
Plakbandaantal 6
Touwrollenaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 60
Afwasborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Bezemaantal 2
Blikschop
Afwasteilaantal 3
Handzeepaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Proefrijd de volledige route uiterlijk enkele weken vooraf. Noteer wegwerkzaamheden, lastige kruisingen en plekken waar groepen uit elkaar kunnen vallen; zet daarnaast een alternatieve route klaar.
Plan de start minstens 60 minuten vóór vertrek open. Gebruik die tijd voor deelnemersregistratie, het uitdelen van startnummers, fietsenstalling en een korte fietscontrole.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk enkele dagen vóór het jubileum door aan de catering. Zo voorkom je tekorten bij het buffet.
Zet routebestanden op meerdere telefoons en druk routekaarten en pijlborden af. Reken niet op één navigatietelefoon: een lege batterij of slecht bereik kan de groep direct vertragen.
Maak het weerplan concreet voor het hele team: bepaal vooraf wanneer je de route aanpast, waar je schuilt en wie deelnemers informeert. Controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur vóór de tocht en laad telefoons en powerbanks op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumfietstocht organiseren?: Leg datum, route, startlocatie en eindlocatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen, zodat je uiterlijk 2 tot 3 weken voor vertrek het deelnemersaantal en de dieetwensen kent.
Hoe ver van tevoren moet je een fietsroute proefrijden?: Proefrijd de route minimaal 2 tot 3 weken vóór de jubileumfietstocht. Controleer de route daarna nogmaals 24 tot 48 uur vooraf op wegafsluitingen en pas het digitale bestand, de routekaarten en de pijlborden aan.
Hoeveel begeleiding heb je nodig bij een jubileumfietstocht?: Plan minimaal één organisator voor de start en één routebegeleider per groep. Bij grotere groepen is een extra achterrijder verstandig, zodat pech, een lekke band of achterblijvers niet onopgemerkt blijven.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een jubileumfietstocht?: Bepaal uiterlijk 24 uur vooraf of je de route inkort, uitstelt of volgens het weerplan rijdt. Deel de beslissing direct met deelnemers en teamleden en wijs een schuilplek of alternatief programma aan bij de start- en eindlocatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.