Eine Jubiläumsfahrradtour Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Jubiläumsfahrradtour entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Lege zuerst Datum, Start und Ziel fest, prüfe die Route vorab und plane danach Verpflegung, Teilnehmerkommunikation und Pannenhilfe. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag ausgedruckte Routen, geladene Handys oder eine klare Regelung für schlechtes Wetter. Mit einer festen Reihenfolge erkennst du solche Lücken rechtzeitig und verteilst die Aufgaben auf mehrere Personen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Startort reservieren
3
Endlocation reservieren
4
Cateringabsprachen festhalten
2 Personen
5
Route digital ausarbeiten
2 Personen
6
Route im Voraus abfahren
3 Personen
7
Stellen auf der Route notieren
2 Personen
8
Alternative Route festlegen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Erinnerung an die Teilnehmer senden
13
Teilnehmerliste ausdrucken
14
Notfallkontakte sammeln
15
Wettervorhersage prüfen
16
Wetterplan mit dem Team teilen
17
Fahrradstellplatz einteilen
2 Personen
18
Fahrradkontrollpunkt planen
2 Personen
19
Erste-Hilfe-Material prüfen
20
Reparatursets prüfen
21
Handys aufladen
2 Personen
22
Routen-Dateien auf die Handys laden
2 Personen
23
Routenpläne drucken
24
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
25
Startnummern herstellen
2 Personen
26
Erinnerungsbänder bereitlegen
2 Personen
27
Einkäufe abholen
2 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Kühlboxen füllen
2 Personen
30
Snacks vorbereiten
3 Personen
31
Lunchpakete zusammenstellen
3 Personen
32
Fahrräder kontrollieren
2 Personen
33
Start- und Zielbereich absperren
3 Personen
34
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
35
Partyzelte aufbauen
4 Personen
36
Dekoration aufhängen
2 Personen
37
Wegweiser aufstellen
3 Personen
38
Musik anschließen
2 Personen
39
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
40
Toilettenversorgung prüfen
41
Wasserstellen bereitstellen
2 Personen
42
Briefing für Begleitpersonen geben
2 Personen

Event

43
Teilnehmende empfangen
3 Personen
44
Anwesenheit erfassen
2 Personen
45
Startnummern ausgeben
2 Personen
46
Fahrradkontrolle durchführen
2 Personen
47
Route und Sicherheitsregeln erklären
48
Gruppenfoto machen
2 Personen
49
Fahrradtour begleiten
5 Personen
50
Zurückbleibende betreuen
2 Personen
51
Ruhebereich aufbauen
2 Personen
52
Wasser am Rastpunkt verteilen
2 Personen
53
Obst und Snacks ausgeben
2 Personen
54
Pannenfälle unterstützen
2 Personen
55
Zielankömmlinge empfangen
3 Personen
56
Fahrräder sicher abstellen
2 Personen
57
Getränke servieren
3 Personen
58
Snacks servieren
3 Personen
59
Buffet aufbauen
3 Personen
60
Dinner-Buffet nachfüllen
2 Personen
61
Getränke nachfüllen
2 Personen
62
Jubiläumsrede halten
63
Erinnerungen verteilen
2 Personen
64
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
65
Musik organisieren
66
Letzte Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

67
Wegweiser entfernen
3 Personen
68
Dekoration abholen
2 Personen
69
Partyzelte abbauen
4 Personen
70
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
73
Abfall sammeln
3 Personen
74
Location reinigen
4 Personen
75
Fahrradabstellplatz aufräumen
2 Personen
76
Materialien prüfen
2 Personen
77
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
78
Routenunterlagen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 50
BiertischeAnz. 4
FahrradständerAnz. 8
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6
Kleiderständer

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 60
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
Wiederverwendbare GläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 50
MesserAnz. 60
GabelnAnz. 60
LöffelAnz. 60
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 6
KaffeekannenAnz. 3
TeekannenAnz. 2

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Bluetooth-Lautsprecher
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
PowerbanksAnz. 4

Sportmaterial

FahrradpumpenAnz. 4
ReparatursetsAnz. 4
ErsatzschläucheAnz. 12
ReifenheberAnz. 8
FahrradventiladapterAnz. 4
WarnwestenAnz. 8
FahrradflaggenAnz. 6
FahrradkartenhalterAnz. 6
TrinkwasserkannenAnz. 50
AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12
SicherheitsspiegelAnz. 2

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Kalte KompressenAnz. 6
RettungsdeckenAnz. 4
EinweghandschuheAnz. 20

Dekoration

Jubiläumsbanner
BallonsAnz. 80
BallongewichteAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
FahrradfähnchenAnz. 50
Startbogen
ErinnerungsbänderAnz. 50
FotorahmenAnz. 6

Papierwaren

RoutenpläneAnz. 60
TeilnehmerlistenAnz. 6
StartnummernAnz. 50
WegweiserAnz. 30
StifteAnz. 12
Wasserfeste MarkerAnz. 6
KlebebandAnz. 6
SeilrollenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
Wiederaufladbare LampenAnz. 6

Reinigung

MüllsäckeAnz. 60
SpülbürstenAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 12
EimerAnz. 3
BesenAnz. 2
Blechschaufel
SpülwanneAnz. 3
HandseifeAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Fahre die geplante Route vor der Einladung einmal ab und notiere Engstellen, unübersichtliche Kreuzungen sowie geeignete Pausenstellen. Lege außerdem eine Alternativroute fest, statt erst bei einer Sperrung zu improvisieren.
Reserviere Startort und Endlocation, bevor du die Einladungen verschickst. Halte Catering, Ankunftszeit und besondere Ernährungswünsche schriftlich fest, damit die Verpflegung am Ziel nicht zu spät vorbereitet wird.
Verwalte Anmeldungen mit einer Teilnehmerliste und frage Notfallkontakte sowie Ernährungswünsche ab. Schicke etwa eine Woche vorher eine Erinnerung und drucke die aktuelle Liste zusätzlich aus, falls unterwegs nicht alle Handys erreichbar sind.
Plane vor dem Start einen festen Fahrradkontrollpunkt ein. Prüfe Erste-Hilfe-Material, Reparatursets und Fahrradpumpen mindestens am Vortag; lade Handys und Powerbanks und speichere die Routendateien offline.
Teile Wetterentscheidung und Zuständigkeiten spätestens am Vorabend mit dem Team. Bereite Wegweiser, Startnummern und gedruckte Routenpläne vor, damit die Gruppe auch bei leerem Akku oder schlechtem Empfang weiterkommt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfahrradtour planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route, Startort und Endlocation. Die Route solltest du spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin abfahren, damit noch Zeit für Änderungen bleibt.
Wie viele Wochen vorher verschickt man die Einladungen?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Bitte um eine Anmeldung mit Frist, zum Beispiel 3 Wochen vor der Tour, und sende rund 7 Tage vorher eine Erinnerung.
Was braucht man für Pannen und kleine Verletzungen unterwegs?: Plane mindestens ein Reparaturset und eine Fahrradpumpe für jede betreuende Gruppe oder jedes Begleitfahrzeug ein. Prüfe Erste-Hilfe-Material und Ersatzakkus am Vortag und sammle für alle Teilnehmer eine erreichbare Notfallnummer.
Was macht man bei schlechtem Wetter bei einer Fahrradtour?: Lege mindestens 24 Stunden vorher fest, wer die Wettervorhersage bewertet und welche Alternativroute oder Absage gilt. Teile den Wetterplan dem Team mit und informiere die Teilnehmer spätestens am Vorabend über die Entscheidung.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.