Checklist voor een goed georganiseerde jubileumfietstocht
Een jubileumfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt een start- en eindlocatie, stemt catering af en houdt rekening met fietspech, weersomslag en deelnemers die de route kwijtraken. Begin met datum, route en locaties en werk daarna toe naar aanmeldingen, bewegwijzering en veiligheidsmaatregelen. Met deze checklist zie je wat je wanneer voorbereidt, van het proefrijden van de route tot opgeladen telefoons en een duidelijke fietsenstalling op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Cateringafspraken vastleggen
2 personen
Route digitaal uitwerken
2 personen
Route vooraf proefrijden
3 personen
Routeknelpunten noteren
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan deelnemers sturen
Deelnemerslijst afdrukken
Noodcontacten verzamelen
Weersverwachting controleren
Weerplan met team delen
Fietsenstalling indelen
2 personen
Fietscontrolepunt plannen
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Reparatiesets controleren
Mobiele telefoons opladen
2 personen
Routebestanden op telefoons zetten
2 personen
Routekaarten afdrukken
Pijlborden voorbereiden
2 personen
Startnummers maken
2 personen
Herinneringslinten klaarleggen
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
Fietsen controleren
2 personen
Start- en finishzone afzetten
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Toiletvoorziening controleren
Waterpunten klaarzetten
2 personen
Briefing voor begeleiders geven
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
Route en veiligheidsregels uitleggen
Groepsfoto maken
2 personen
Fietstocht begeleiden
5 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Rustpunt opbouwen
2 personen
Water bij het rustpunt uitdelen
2 personen
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
Finishdeelnemers opvangen
3 personen
Fietsen veilig stallen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Dinerbuffet bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Jubileumtoespraak verzorgen
Herinneringen uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Muziek verzorgen
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Routepijlen verwijderen
3 personen
Versiering afhalen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Fietsenstalling opruimen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routebestanden archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 50
- Biertafelsaantal 4
- Fietsenrekkenaantal 8
- Buffettafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
- Kledingrekken
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 60
- Herbruikbare kommenaantal 50
- Herbruikbare glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
- Messenaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Lepelsaantal 60
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerbladenaantal 6
- Koffiekannenaantal 3
- Theepottenaantal 2
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Bluetoothspeaker
- Microfoon
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Powerbanksaantal 4
Sportmateriaal
- Fietspompenaantal 4
- Reparatiesetsaantal 4
- Reservebinnenbandenaantal 12
- Bandenlichtersaantal 8
- Fietsventieladaptersaantal 4
- Reflecterende hesjesaantal 8
- Fietsvlaggenaantal 6
- Fietskaarthoudersaantal 6
- Drinkwaterbidonsaantal 50
- Koerslintaantal 4
- Verkeerskegelsaantal 12
- Veiligheidsspiegelsaantal 2
EHBO
- EHBO-koffersaantal 2
- Koude kompressenaantal 6
- Reddingsdekensaantal 4
- Wegwerphandschoenenaantal 20
Decoratie
- Jubileumbanner
- Ballonnenaantal 80
- Ballongewichtenaantal 8
- Tafelkledenaantal 8
- Fietsvlaggetjesaantal 50
- Startboog
- Herinneringslintenaantal 50
- Fotolijstjesaantal 6
Papierwaren
- Routekaartenaantal 60
- Deelnemerslijstenaantal 6
- Startnummersaantal 50
- Pijlbordenaantal 30
- Stiftenaantal 12
- Watervaste markersaantal 6
- Plakbandaantal 6
- Touwrollenaantal 4
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Oplaadbare lampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalzakkenaantal 60
- Afwasborstelsaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 12
- Emmersaantal 3
- Bezemaantal 2
- Blikschop
- Afwasteilaantal 3
- Handzeepaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route minimaal enkele weken vooraf digitaal vast en rijd hem daarna volledig proef. Noteer smalle passages, drukke kruisingen en een alternatieve route voordat de uitnodigingen uitgaan.
- Reserveer start- en eindlocatie zodra de datum bekend is. Controleer meteen ruimte voor fietsenrekken, partytenten, buffet- en klaptafels en vraag hoeveel stroompunten beschikbaar zijn.
- Verwerk dieetwensen niet pas bij het buffet. Verzamel ze bij de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers en speciale maaltijden uiterlijk enkele dagen vooraf door aan de catering.
- Maak de route ook zonder telefoon bruikbaar. Zet routebestanden op meerdere opgeladen telefoons, druk routekaarten af en bereid pijlborden en startnummers ruim voor de fietsdag voor.
- Plan een korte veiligheidscontrole op de ochtend zelf. Controleer EHBO-materiaal, reparatiesets, fietspompen, powerbanks en opgeladen telefoons voordat de eerste deelnemers vertrekken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumfietstocht organiseren?
- Leg datum, route en start- en eindlocatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten te verzamelen.
- Hoeveel tijd kost het om een fietsroute vooraf te controleren?
- Plan voor het proefrijden de volledige fietstijd van de route plus 1 tot 2 uur voor notities en routeknelpunten. Doe dit minimaal 2 weken voor de tocht, zodat je nog een alternatief kunt uitwerken.
- Wanneer moet ik de deelnemerslijst en noodcontacten verzamelen?
- Vraag noodcontacten op bij de aanmelding en sluit de inschrijving bijvoorbeeld 10 tot 14 dagen voor de tocht. Druk de definitieve deelnemerslijst enkele dagen vooraf af en neem een extra exemplaar mee.
- Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een jubileumfietstocht?
- Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Deel het weerplan uiterlijk 24 uur vooraf met het team, inclusief de beslissing over de alternatieve route en eventuele aanpassingen bij start of eindlocatie.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!