Zo organiseer je een jubileumfeest zonder last-minute stress

Begin een jubileumfeest niet met versiering, maar met de datum, locatie en gastenlijst. Daarna werk je in vaste stappen naar het definitieve aantal gasten, de catering en het programma toe. Plan speeches, foto’s en muziek vroeg genoeg, zodat ze niet tussen het eten en opruimen verdwijnen. Op de dag zelf draait alles om een kort draaiboek, gecontroleerde leveringen en een ruimte die op tijd klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Reservering locatie bevestigen
3
Gastenlijst opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Definitief aantal gasten bepalen
8
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
9
Muziek afspeellijst samenstellen
10
Programma en speeches plannen
2 personen
11
Presentator aanwijzen
12
Foto- en videomomenten plannen
2 personen
13
Leveringen controleren
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Desserts voorbereiden
2 personen
18
Naamkaartjes schrijven
2 personen
19
Draaiboek printen
20
Locatie openen
2 personen
21
Ruimte ventileren
2 personen
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen plaatsen
4 personen
24
Buffet opbouwen
3 personen
25
Bar inrichten
2 personen
26
Versiering ophangen
3 personen
27
Fotowand opbouwen
2 personen
28
Geluidsinstallatie testen
2 personen
29
Licht en sfeerverlichting testen
2 personen
30
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
31
Hapjes op schalen leggen
3 personen
32
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

33
Gasten ontvangen
3 personen
34
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
35
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Buffet openen
2 personen
39
Buffet aanvullen
3 personen
40
Speech aankondigen
41
Foto's en video's maken
2 personen
42
Verjaardagstaart aansnijden
2 personen
43
Koffie en thee serveren
3 personen
44
Muziek verzorgen
45
Laatste ronde aankondigen
46
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

47
Etensresten verpakken
2 personen
48
Afval verzamelen
3 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
51
Decoratie verwijderen
3 personen
52
Apparatuur uitschakelen
2 personen
53
Locatie schoonmaken
4 personen
54
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
55
Huurmaterialen retourneren
2 personen
56
Koelboxen leegmaken
2 personen
57
Overgebleven eten verdelen
2 personen
58
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Gebaksbordjesaantal 60
Drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Fotowandachtergrond
Fotowandstandaard
Cijferdecoratieaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en bevestig de reservering schriftelijk. Verstuur de uitnodigingen daarna zo vroeg dat je uiterlijk enkele weken voor het feest een bruikbaar beeld van de opkomst hebt.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht. Bepaal het definitieve aantal gasten enkele dagen vóór je de cateringhoeveelheden berekent; zo voorkom je dat speciale maaltijden of desserts ontbreken.
Plan speeches, presentator en fotomomenten op tijdstippen in het programma. Reserveer voor iedere speech een concrete plek en test de draadloze microfoon vóór de eerste gasten binnenkomen.
Controleer leveringen zodra ze aankomen en koel dranken niet pas bij aanvang. Richt buffet en bar apart in en zet serveerschalen, tangen, glazen en bestek klaar voordat de hapjes uit de keuken komen.
Werk op de feestdag met een geprint draaiboek en begin met de ruimtecontrole. Ventileer, plaats tafels en stoelen, test speakers en verlichting en controleer verlengsnoeren en stekkerdozen voordat de opbouw klaar lijkt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Stuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 2 weken voor het feest het programma en de catering kunt vastzetten.
Wanneer moet je het definitieve aantal gasten doorgeven aan de catering?: Geef het definitieve aantal meestal 5 tot 7 dagen vooraf door, tenzij de cateraar een andere termijn hanteert. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat je niet op de feestdag nog maaltijden hoeft aan te passen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumfeest op te bouwen?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, buffet, bar, decoratie en techniek. Tel extra tijd op als leveringen nog gecontroleerd moeten worden of als je een fotowand en ballonnenboog opbouwt.
Wanneer plan je speeches en fotomomenten op een jubileumfeest?: Leg speeches en fotomomenten minstens 1 week vooraf vast in het programma. Plan speeches bijvoorbeeld tussen twee eetmomenten en wijs één presentator aan die de gasten op tijd aankondigt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.