Jubiläumsfeier organisieren: der praktische Ablauf
Eine Jubiläumsfeier wird übersichtlich, wenn du zuerst Termin, Ort und Gästeliste festlegst und danach Schritt für Schritt planst. Verschicke die Einladungen früh genug, erfasse Rückmeldungen und Ernährungswünsche und berechne erst danach die endgültigen Cateringmengen. In der letzten Woche klärst du Lieferungen, Programm, Musik und Technik. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Aufbauplan, damit Buffet, Bar, Sitzplätze und Reden rechtzeitig bereit sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
- 2
Reservierung der Location bestätigen
- 3
Gästeliste erstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Endgültige Gästezahl festlegen
- 8
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 9
Musik-Playlist zusammenstellen
- 10
Programm und Reden planen
2 Personen
- 11
Moderator bestimmen
- 12
Foto- und Videotermine planen
2 Personen
- 13
Lieferungen überprüfen
- 14
Einkaufen gehen
3 Personen
- 15
Getränke kühlen
2 Personen
- 16
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 17
Desserts vorbereiten
2 Personen
- 18
Namensschilder schreiben
2 Personen
- 19
Ablaufplan ausdrucken
- 20
Location öffnen
2 Personen
- 21
Raum lüften
2 Personen
- 22
Tische aufstellen
4 Personen
- 23
Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Buffet aufbauen
3 Personen
- 25
Bar einrichten
2 Personen
- 26
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 27
Fotowand aufbauen
2 Personen
- 28
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 29
Licht und Stimmungsbeleuchtung testen
2 Personen
- 30
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
- 31
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
- 32
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Event
- 33
Gäste empfangen
3 Personen
- 34
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 35
Gäste zu den Sitzplätzen begleiten
2 Personen
- 36
Snacks servieren
3 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Buffet eröffnen
2 Personen
- 39
Buffet auffüllen
3 Personen
- 40
Rede ankündigen
- 41
Fotos und Videos machen
2 Personen
- 42
Geburtstagstorte anschneiden
2 Personen
- 43
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 44
Musik organisieren
- 45
Letzte Runde ankündigen
- 46
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 47
Essensreste verpacken
2 Personen
- 48
Abfall sammeln
3 Personen
- 49
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 50
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 51
Dekoration entfernen
3 Personen
- 52
Geräte ausschalten
2 Personen
- 53
Location reinigen
4 Personen
- 54
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 55
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 56
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 57
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
- 58
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 55
- BuffetischeAnz. 3
- BarhockerAnz. 6
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- TortenplattenAnz. 60
- TrinkgläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
Dekoration
- BallonbögenAnz. 2
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 60
- Fotowand-Hintergrund
- Fotowandständer
- ZifferndekorationAnz. 2
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die endgültige Gästezahl erst nach dem Anmeldeschluss ein. Rechne danach die Mengen für Essen, Geschirr und Getränke neu, statt von der ursprünglichen Gästeliste auszugehen.
- Lege für Reden, Moderation und Fototermine konkrete Uhrzeiten fest. Ein gedruckter Ablaufplan verhindert, dass wichtige Beiträge während des Buffetaufbaus oder der ersten Getränkerunde untergehen.
- Prüfe Lieferungen spätestens am Vortag auf Vollständigkeit. Besonders leicht fehlen einzelne Dinge wie Dessertteller, Servierzangen, Tortenplatten oder ein kabelloses Mikrofon.
- Kühle Getränke nicht erst beim Öffnen der Location. Plane Kühlboxen oder andere Kühlmöglichkeiten ein und stelle Wasser, Gläser und die Bar vor dem Eintreffen der Gäste bereit.
- Teile den Aufbau in Reihenfolge und Zuständigkeiten auf: erst Raum lüften und Tische und Stühle stellen, dann Buffet und Bar einrichten, zuletzt Namensschilder und Dekoration anbringen. So blockieren Kabel, Lichterketten und Ballonbögen nicht die Wege.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich eine Jubiläumsfeier planen?
- Beginne idealerweise mehrere Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort und Gästeliste. Verschicke die Einladungen so, dass du vor dem Einkauf und der Cateringplanung genügend Rückmeldungen erhältst.
- Wann verschickt man Einladungen für eine Jubiläumsfeier?
- Verschicke sie mehrere Wochen vor der Feier und setze ein klares Datum für die Anmeldung. Plane danach einige Tage für Nachfragen und die Erfassung von Ernährungswünschen ein.
- Wie berechne ich das Catering für eine Jubiläumsfeier?
- Berechne die Mengen erst mit der endgültigen Gästezahl. Berücksichtige dabei getrennt Hauptspeisen, Snacks, Desserts und Getränke sowie gemeldete Ernährungswünsche.
- Was muss am Tag der Jubiläumsfeier zuerst erledigt werden?
- Öffne die Location früh genug für Lüften und Aufbau. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, richte danach Buffet und Bar ein und prüfe vor dem Eintreffen der Gäste Technik, Getränke und den ausgedruckten Ablaufplan.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!