Jubileumfeest organiseren: checklist en planning

Een jubileumfeest loopt rustiger als je eerst de datum, locatie en gastenlijst vastlegt en daarna pas catering, programma en aankleding regelt. Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en leg bezorgingen en reserveringen op tijd vast. In de laatste week controleer je het programma, de boodschappen en het fotomateriaal. Op de dag zelf draait het vooral om koelen, klaarzetten en een korte controle van toegang, toiletten en tafels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
Reserveringen maken
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Herinnering naar gasten sturen
Leveringen bevestigen
Decoratie sorteren
2 personen
Fotomateriaal verzamelen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Taart controleren
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Cadeautafel voorbereiden
2 personen
Toiletten aanvullen
Locatie controleren
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Buffettafels opstellen
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotohoek inrichten
2 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Buffetgerechten schikken
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Allergenen aanduiden
2 personen
Koelkasten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Laatste veiligheidsronde doen
2 personen

Event

Gasten verwelkomen
3 personen
Jassen aannemen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet warm houden
2 personen
Borden en bestek aanvullen
2 personen
Tafels tussendoor afruimen
3 personen
Dieetmaaltijden serveren
2 personen
Jubileumtoespraak aankondigen
Microfoon bedienen
Groepsfoto maken
2 personen
Taart aansnijden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Muziek en dans verzorgen
2 personen
Fotohoek bijhouden
Laatste ronde dranken schenken
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Garderobe leeghalen
2 personen

Nazorg

Etensresten koelen
2 personen
Servies verzamelen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Buffet afbreken
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie voorzichtig verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Koelmaterialen legen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Verhuurde spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afvalcontainers legen
2 personen
Foto- en videomateriaal veiligstellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Cadeautafel
Garderoberekkenaantal 2
Statafelsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 60
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenaantal 100
Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Slingersaantal 8
Confettiaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Vazenaantal 6
Cijferdecoratie
Naamkaartjesaantal 60
Menukaartenaantal 8
Fotowand
Fotopropsaantal 15
Tafelnummersaantal 8
Gastenboek

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Fotocamera

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Warmhoudschalenaantal 4
Kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Taartschepaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Werk vanaf de feestdatum terug: verstuur uitnodigingen enkele weken vooraf, verwerk aanmeldingen doorlopend en stuur uiterlijk een week van tevoren een herinnering met tijd, adres en eventuele parkeerinformatie.
Bereken catering en drinken per gast voordat je boodschappen doet. Reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon en houd rekening met dieetwensen en verse producten die je pas kort voor het feest ophaalt.
Plan het programma met duidelijke begintijden en blokken voor muziek, felicitaties en eventuele foto’s. Zet muziekprogramma, fotomateriaal en naamkaartjes uiterlijk de dag ervoor klaar, zodat je op de feestdag niet meer hoeft te zoeken.
Controleer de opstelling op looproutes: zet buffettafels, cadeautafel en garderoberekken zo neer dat gasten niet langs elkaar heen hoeven. Zet tafels en stoelen eerst op hun plaats en leg daarna servies, glazen, bestek en servetten klaar.
Maak een laatste controlelijst voor de opening: sleutels en toegang, toiletten, gekoelde dranken, taart, leveringen en verse hapjes. Reserveer hiervoor minimaal 60 minuten vóór de komst van de eerste gasten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je minstens 2 weken hebt om aanmeldingen, dieetwensen en cateringhoeveelheden te verwerken.
Wanneer stuur je een herinnering voor een jubileumfeest?: Stuur de herinnering ongeveer 7 dagen voor het feest. Vermeld opnieuw de begintijd, locatie, route- of toegangsdetails en vraag gasten die nog niet hebben gereageerd om uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf hun aanwezigheid door te geven.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een jubileumfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur, afhankelijk van de duur en het programma. Koop daarnaast voldoende water en stem de hoeveelheid af op het aantal bevestigde gasten.
Wat moet ik de dag voor een jubileumfeest regelen?: Zet decoratie, naamkaartjes, fotomateriaal, cadeautafel en servies klaar en controleer leveringen, taart en boodschappen. Koel houdbare dranken alvast en plan op de feestdag zelf nog minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, verse hapjes en de laatste locatiecontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.