Jubiläumsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumsfeier wird übersichtlich, wenn du die Vorbereitung nach Zeitpunkten ordnest. Zuerst stehen Termin, Ort, Gästeliste und Einladungen fest; danach folgen Programm, Reservierungen und Catering. In der letzten Woche prüfst du Rückmeldungen, Ernährungswünsche und Lieferungen. Am Vortag kümmerst du dich um Getränke, Dekoration und vorbereitbare Speisen, am Veranstaltungstag um Raum, Tische, Stühle und die letzten frischen Produkte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Gästeliste erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
Musikprogramm zusammenstellen
Reservierungen vornehmen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Erinnerung an Gäste senden
Lieferungen bestätigen
Dekoration sortieren
2 Personen
Fotomaterial sammeln
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Torte prüfen
Namensschilder schreiben
2 Personen
Geschenketisch vorbereiten
2 Personen
Toiletten auffüllen
Ort überprüfen
2 Personen
Schlüssel und Zugang organisieren
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Buffetische aufstellen
3 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Musik testen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Fotoecke einrichten
2 Personen
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Buffetgerichte anrichten
4 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Allergene kennzeichnen
2 Personen
Kühlschränke kontrollieren
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen

Event

Gäste begrüßen
3 Personen
Jacken entgegennehmen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet warm halten
2 Personen
Teller und Besteck auffüllen
2 Personen
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
Diätmahlzeiten servieren
2 Personen
Jubiläumsrede ankündigen
Mikrofon bedienen
Gruppenfoto machen
2 Personen
Torte anschneiden
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Musik und Tanz organisieren
2 Personen
Fotoecke betreuen
Letzte Getränkerunde ausschenken
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen
Garderobe leerräumen
2 Personen

Nachbereitung

Essensreste kühlen
2 Personen
Geschirr sammeln
4 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Buffet abbauen
3 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Dekoration vorsichtig entfernen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Kühlmaterialien entleeren
2 Personen
Fundsachen sammeln
Leihsachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Abfallcontainer leeren
2 Personen
Foto- und Videomaterial sichern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
Geschenketisch
GarderobenständerAnz. 2
StehtischeAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 70
DesserttellerAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 70
ChampagnergläserAnz. 60
MesserAnz. 70
GabelnAnz. 70
LöffelAnz. 70
ServierzangenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenAnz. 100
BallonsAnz. 100
Ballonbogen
GirlandenAnz. 8
KonfettiAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 6
VasenAnz. 6
Zifferndekoration
NamensschilderAnz. 60
SpeisekartenAnz. 8
Fotowand
FotopropsAnz. 15
TischnummernAnz. 8
Gästebuch

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Kabelloses MikrofonAnz. 2
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
GarderobenständerAnz. 2
Fotokamera

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 4
SchälchenAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
WarmhalteschalenAnz. 4
KannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
TortenheberAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
LaternenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Einladungen so, dass du spätestens 7 Tage vor der Feier eine belastbare Gästezahl hast. Erst dann lassen sich Cateringmengen, Sitzplätze und Namensschilder zuverlässig festlegen.
Lege Programm und Musik mit konkreten Uhrzeiten fest. Rechne außerdem mindestens 30 Minuten für Ankommen, Garderobe und Begrüßung ein, bevor der erste Programmpunkt beginnt.
Bestätige Lieferungen und Reservierungen spätestens 2 Tage vorher noch einmal. Kläre dabei auch, wer den Schlüssel hat, wann der Zugang möglich ist und wo Catering und Dekoration abgestellt werden.
Kühle Getränke am Vortag und stelle Wasser sichtbar bereit. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du als Richtwert 2 bis 3 Getränke pro Person einplanen; die genaue Menge hängt von Dauer und Speisen ab.
Bereite am Veranstaltungstag zuerst den Raum vor: Tische und Stühle aufstellen, Buffet und Geschenketisch einrichten, Toiletten auffüllen und erst danach frische Produkte, Torte und Snacks bereitstellen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Jubiläumsfeier einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vor der Feier, damit du Catering und Sitzplätze planen kannst.
Wie viel Essen braucht man für eine Jubiläumsfeier?: Berechne die Mengen erst nach Ablauf und Dauer der Feier sowie den bestätigten Rückmeldungen. Für ein Buffet solltest du zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve einplanen, besonders wenn die Feier länger als 3 Stunden dauert.
Wann soll man Getränke für eine Jubiläumsfeier kühlen?: Kühle die Getränke am Vortag, damit sie über Nacht vollständig durchkühlen. Stelle Wasser und alkoholfreie Getränke spätestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste bereit.
Was muss man am Tag vor der Jubiläumsfeier erledigen?: Sortiere die Dekoration, prüfe Torte und Fotomaterial, bereite Snacks vor und bestätige Lieferungen. Außerdem sollten Getränke gekühlt, Namensschilder geschrieben und Schlüssel sowie Zugang geklärt sein.

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