Jubileumfeest organiseren: checklist en planning

Een jubileumfeest loopt soepel als je eerst de locatie en gasten vastlegt en daarna pas menu, programma en versiering uitwerkt. Begin met uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen, zodat je aantallen op tijd kloppen. Controleer vooraf niet alleen tafels, servies en decoratie, maar ook speakers, microfoon, stroom en koffieapparaten. Op de dag zelf werk je van locatie openen naar opbouwen, buffet klaarzetten en gasten ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Zaal en terrein reserveren
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Menu en allergenen vastleggen
2 personen
Programma naar gasten sturen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
Versiering voorbereiden
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Licht en stroom controleren
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Buffet en hapjes opmaken
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet onderhouden
3 personen
Gebak aansnijden en serveren
3 personen
Muziek en microfoon bedienen
Afvalbakken legen
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur afkoppelen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Feestslingersaantal 8
Jubileumbannersaantal 3
Tafelkledenaantal 11
Tafelstukkenaantal 11

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoon
Koffiezetapparatenaantal 2
Heetwaterkannenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur het programma uiterlijk 7 dagen voor het jubileumfeest naar de gasten. Dan kunnen zij rekening houden met toespraken, muziek en het moment waarop het buffet opent.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en leg menu en allergenen uiterlijk 1 week vooraf vast. Zo hoef je op de dag zelf niet meer te gokken welke hapjes geschikt zijn.
Plan minimaal 2 uur voor het opbouwen van tafels, stoelen, buffettafels en versiering. Reserveer daarnaast 30 minuten voor het aansluiten en testen van speakers, microfoon, licht en stroom.
Koel dranken minstens 4 uur voor de ontvangst. Zet drinkglazen, koffie- en theebenodigdheden apart klaar, zodat de ontvangsttafel niet door het buffetpersoneel hoeft te worden doorzocht.
Maak vóór het openen van de locatie een korte materiaalcontrole van servies, serveerschalen, opscheplepels, verlengsnoeren en schoonmaakmiddelen. Ontbrekende spullen zijn daarna veel lastiger te vervangen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een jubileumfeest versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag om een reactie uiterlijk 3 weken voor het feest, zodat je catering, tafels en stoelen kunt vastleggen.
Hoe lang van tevoren moet ik de locatie reserveren voor een jubileumfeest?: Reserveer de zaal en het terrein idealiter 3 tot 6 maanden vooraf. Controleer meteen wanneer je naar binnen kunt en hoeveel tijd je krijgt voor opbouw en opruimen.
Wanneer moet ik het menu en allergenen voor een jubileumfeest regelen?: Leg het menu en de allergenen uiterlijk 7 dagen vooraf vast, nadat de meeste aanmeldingen binnen zijn. Houd op de dag zelf de allergeneninformatie zichtbaar bij het buffet.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een jubileumfeest op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffettafels, versiering en ontvangsttafel. Test geluidsapparatuur en verlichting uiterlijk 30 minuten voordat de eerste gasten komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.