Jubiläumsfeier organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Allergien vor der Menüplanung erfassen kannst. Plane für Rückmeldungen mindestens zwei bis drei Wochen ein.
• Bestätige die Anmeldungen nach Ablauf der Rückmeldefrist und übermittle das Programm spätestens einige Tage vor der Feier. So wissen Gäste, wann Empfang, Essen und Musik beginnen.
• Prüfe Tische, Stühle, Buffetische, Geschirr und Gläser mindestens eine Woche vorher. Fehlende Materialien lassen sich kurz vor der Feier meist schwer ersetzen.
• Plane am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden für Aufbau und Technik ein. Tontechnik, Mikrofon, Lautsprecher, Licht, Strom und Verlängerungskabel sollten vor dem Eintreffen der Gäste getestet werden.
• Kühle Getränke mehrere Stunden vor Beginn und richte Kaffee, Tee, Buffet und Häppchen erst kurz vor dem Empfang an. So bleiben Getränke kalt und Speisen appetitlich.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Jubiläumsfeier einladen?

Verschicke die Einladungen idealerweise sechs bis acht Wochen vor der Feier. Setze die Rückmeldefrist etwa zwei bis drei Wochen vor dem Termin, damit du Menü, Getränke und Sitzplätze planen kannst.

Wann sollte die Location für eine Jubiläumsfeier reserviert werden?

Reserviere Saal und Gelände möglichst drei bis sechs Monate vorher, besonders bei einem Wochenende. Spätestens sechs bis acht Wochen vor der Feier sollten Raum, Aufbauzeit und Zugang endgültig bestätigt sein.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Jubiläumsfeier?

Plane für einen vollständigen Aufbau mindestens zwei Stunden ein, bei Dekoration und Technik eher drei Stunden. Öffne die Location früh genug, damit Tische, Buffet, Licht und Ton vor dem Empfang getestet werden können.

Wann soll man Getränke für eine Jubiläumsfeier einkaufen und kühlen?

Kaufe haltbare Getränke etwa eine Woche vorher und kühle sie am Veranstaltungstag mindestens vier Stunden vor Beginn. Bereite Kaffee und Tee erst kurz vor dem Eintreffen der Gäste vor.

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