Jubileumfeest organiseren: checklist van datum tot laatste glas

Een jubileumfeest organiseren lukt beter als je eerst de grote beslissingen vastlegt en daarna pas bestelt en print. Begin met datum, gastenlijst en locatie; werk vervolgens via uitnodigingen, programma en catering naar de uitvoering toe. Verzamel dieetwensen en jubileummateriaal ruim op tijd, want die informatie komt vaak pas na een herinnering binnen. In de laatste week draait alles om controleren: aantallen, reserveringen, apparatuur, dranken, taart en de zaalindeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en gastenlijst vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Muziek en toespraken selecteren
2 personen
Foto’s en jubileummateriaal verzamelen
2 personen
Sprekers en jubilaris briefen
2 personen
Reserveringen maken
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Bedankjes bestellen
Naamkaartjes maken
2 personen
Menukaarten printen
Draaiboek printen
Gastenlijst controleren
2 personen
Laatste dieetwensen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Taart ophalen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en glaswerk controleren
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Stoelen en tafels klaarzetten
4 personen
Buffettafels opstellen
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Welkomstbalie inrichten
2 personen
Fotowand opbouwen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Lichtverlichting plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Muziek afspeellijst testen
2 personen
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Welkomstteam instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Jassen aannemen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
Welkomstwoord aankondigen
Toespraken begeleiden
2 personen
Foto’s tonen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffetgerechten aanvullen
3 personen
Gebruikt servies ophalen
3 personen
Taart aansnijden
2 personen
Taart serveren
3 personen
Bedankjes uitdelen
2 personen
Muziek en dans begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Dranken veilig opbergen
2 personen
Eten gekoeld opbergen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Foto’s en documenten archiveren
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 85
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 90
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Champagneglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 90
Dinerbesteksetsaantal 90
Serveerschalenaantal 16
Opscheplepelsaantal 12
Taartvorkjesaantal 90
Taartmesaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 10
Ballonnenaantal 120
Ballonpompenaantal 3
Slingersaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 12
Fotowanddoek
Fotowandstandaardsaantal 2
Naamkaartjesaantal 90
Menukaartenaantal 12
Cadeautafelbord

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Telefoonladersaantal 3
Powerbanksaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Chafing dishesaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaatemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een vast moment voor aanmeldingen en dieetwensen. Controleer beide opnieuw in de laatste week, zodat de cateringbestelling en naamkaartjes op de juiste aantallen zijn gebaseerd.
Maak het programma vroeg genoeg en brief sprekers en de jubilaris uiterlijk enkele dagen vooraf. Noteer per onderdeel wie klaarstaat, welke muziek nodig is en hoeveel minuten het duurt.
Test apparatuur niet pas bij aanvang. Controleer geluid, aansluitingen en presentatiemateriaal minstens één dag eerder, met een reserveoplossing voor muziek en toespraken.
Controleer de zaalindeling aan de hand van de gastenstroom: entree, garderobe, buffet, zitplaatsen en cadeautafel. Zet tafels, stoelen, afvalbakken en garderoberekken zo neer dat doorgangen vrij blijven.
Verdeel de laatste boodschappen over twee momenten: houdbare producten eerder en verse producten, taart en gekoelde dranken op de dag zelf. Reserveer daarnaast tijd om hapjes voor te bereiden en dranken te koelen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een jubileumfeest organiseren?: Leg datum, locatie en gastenlijst bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 2 tot 3 weken voor het feest de aanmeldingen en dieetwensen kunt verwerken.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een jubileumfeest versturen?: Verstuur ze ongeveer 6 tot 8 weken voor het feest. Geef een uiterste aanmelddatum van circa 3 weken vooraf, zodat je catering, naamkaartjes en zaalindeling nog kunt aanpassen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een jubileumfeest?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Stem de verdeling af op de duur van het feest en zorg dat water gedurende de hele bijeenkomst beschikbaar is.
Wanneer moet ik de taart en verse producten regelen?: Bestel de taart minimaal 1 tot 2 weken vooraf en bevestig de ophaaltijd enkele dagen van tevoren. Haal taart en verse producten op de feestdag zelf op, zodat ze zo vers mogelijk blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.