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Jubiläumsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumsfeier steht und fällt mit dem richtigen Zeitpunkt für die einzelnen Vorbereitungen. Lege zuerst Datum, Gästeliste, Raumaufteilung und Ablauf fest; danach folgen Einladungen, Reservierungen und Catering. In der letzten Woche prüfst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Reden, Fotos und Jubiläumsmaterial. Am Veranstaltungstag bleiben vor allem Abholung, Kühlung, Aufbau und ein letzter Technikcheck. Die Checkliste bündelt alle 73 Aufgaben und 52 benötigten Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Gästeliste festlegen

    2 Personen

  • Standort und Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Musik und Reden auswählen

    2 Personen

  • Fotos und Jubiläumsmaterial sammeln

    2 Personen

  • Referenten und Jubilar briefen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Cateringbestellung aufgeben

    2 Personen

  • Dankesgeschenke bestellen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Menükarten drucken

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Gästeliste prüfen

    2 Personen

  • Die letzten Ernährungswünsche prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Torte abholen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Geschirr und Glaswaren prüfen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Stühle und Tische aufstellen

    4 Personen

  • Buffetische aufstellen

    3 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Empfangstresen einrichten

    2 Personen

  • Fotowand aufbauen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Lichtdekoration anbringen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Musikwiedergabeliste testen

    2 Personen

  • Buffetgerichte bereitstellen

    4 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder auslegen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Welcome-Team einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Jacken entgegennehmen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Gäste zu den Sitzplätzen begleiten

    2 Personen

  • Begrüßungswort ankündigen

  • Reden begleiten

    2 Personen

  • Fotos zeigen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet servieren

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Buffetgerichte auffüllen

    3 Personen

  • Benutztes Geschirr abholen

    3 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Torte servieren

    3 Personen

  • Dankesgeschenke verteilen

    2 Personen

  • Musik und Tanz begleiten

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Getränke sicher verstauen

    2 Personen

  • Essen gekühlt aufbewahren

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fotos und Dokumente archivieren

  • Dankesnachrichten versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BiertischeAnz. 8
  • StühleAnz. 85
  • BuffetischeAnz. 4
  • StehtischeAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 90
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 90
  • DesserttellerAnz. 90
  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 90
  • ChampagnergläserAnz. 90
  • KaffeelöffelAnz. 90
  • Abendbesteck-SetsAnz. 90
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierlöffelAnz. 12
  • TortengabelnAnz. 90
  • TortenmesserAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • ServiettenhalterAnz. 10
  • BallonsAnz. 120
  • BallonpumpenAnz. 3
  • GirlandenAnz. 12
  • TischdekorationenAnz. 12
  • Fotowand-Stoff
  • FotowandständerAnz. 2
  • NamensschilderAnz. 90
  • SpeisekartenAnz. 12
  • Geschenketisch-Schild

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • TelefonladegeräteAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 8
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischsetAnz. 2
  • ReinigungseimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Jubiläumsfeier. Bitte um eine Rückmeldung mit Frist, damit du Catering, Sitzplätze und Namensschilder rechtzeitig planen kannst.
  • Erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Termin und prüfe sie in der letzten Woche noch einmal. So landen Änderungen nicht erst beim Buffet auf dem Tisch.
  • Plane für Reden und Musik feste Zeitfenster ein und briefe Referenten sowie das Geburtstagskind mindestens 7 Tage vorher. Lege außerdem Fotos und Jubiläumsmaterial in der Reihenfolge des Programms bereit.
  • Prüfe die Ausstattung nicht erst beim Aufbau: Zähle Geschirr, Gläser, Besteck, Servierschalen und Abfallbehälter mindestens 3 Tage vorher. Teste Lautsprecher oder andere Geräte zu diesem Zeitpunkt ebenfalls.
  • Hole Torte und frische Produkte am Veranstaltungstag mit ausreichend Puffer ab. Getränke sollten mehrere Stunden vor dem Empfang gekühlt werden, während Snacks erst kurz vor Beginn vorbereitet werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gästeliste, Ort und Raumaufteilung. Einladungen sollten 6 bis 8 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann muss ich die Einladungen zur Jubiläumsfeier verschicken?
Verschicke sie 6 bis 8 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist etwa 3 Wochen vor der Feier. So bleiben rund 10 bis 14 Tage für Catering, Namensschilder und die Sitzplanung.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Jubiläumsfeier?
Rechne im ersten Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für den gesamten Abend und kühle die Getränke einige Stunden vor Beginn.
Was muss ich am Tag der Jubiläumsfeier noch erledigen?
Hole Torte und frische Produkte ab, kühle die Getränke und bereite Snacks vor. Prüfe außerdem mindestens 60 Minuten vor Beginn Gästeliste, Ernährungswünsche, Ablaufplan, Geschirr und Technik.

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