LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Jubileumfakkeltocht organiseren: complete checklist

Een jubileumfakkeltocht vraagt meer voorbereiding dan alleen fakkels inkopen. Je legt eerst de route, locaties en veiligheidsverantwoordelijkheid vast en regelt daarna vergunningen, uitnodigingen en begeleiding. In de laatste week controleer je het weer, werk je de deelnemerslijst bij en communiceer je eventuele routewijzigingen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, veilige fakkeluitgifte, zichtbaarheid langs de route en een goed ingerichte start- en eindlocatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en route vastleggen

    2 personen

  • Start- en eindlocatie reserveren

  • Route op veiligheid controleren

    2 personen

  • Vergunning of melding indienen

  • Verzekeringsgegevens controleren

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Deelnemerslijst bijwerken

  • Begeleiders voor route indelen

    2 personen

  • Verkeersbegeleiders aanwijzen

    2 personen

  • EHBO-verantwoordelijke aanwijzen

  • Weersverwachting volgen

  • Routewijzigingen communiceren

    2 personen

  • Fakkels en brandmateriaal inkopen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Fakkels op veiligheid controleren

    2 personen

  • Routeborden voorbereiden

    2 personen

  • Deelnemerspakketten samenstellen

    3 personen

  • Naamstickers voorbereiden

  • Muziek afspeellijst voorbereiden

  • Starttijd aan begeleiders bevestigen

Event

  • Tafels en stoelen klaarzetten

    4 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Ontvangsttafel inrichten

    2 personen

  • Cateringtafel inrichten

    3 personen

  • Verlichting ophangen

    3 personen

  • Routeborden plaatsen

    3 personen

  • Afzetlint langs route plaatsen

    3 personen

  • Fakkeluitgiftepunt inrichten

    2 personen

  • Brandblusmiddelen klaarzetten

    2 personen

  • EHBO-set klaarzetten

  • Geluidsapparatuur aansluiten

    2 personen

  • Koffie en thee bereiden

    2 personen

  • Broodjes en hapjes klaarzetten

    3 personen

  • Registratiebalie bemannen

    2 personen

  • Deelnemers verwelkomen

    3 personen

  • Naamstickers uitdelen

  • Fakkels uitdelen

    3 personen

  • Veiligheidsinstructie geven

    2 personen

  • Groepsfoto maken

    2 personen

  • Fakkeltocht begeleiden

    8 personen

  • Voor- en achterzijde beveiligen

    4 personen

  • Kruispunten bewaken

    4 personen

  • Achterblijvers begeleiden

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes aanvullen

    2 personen

  • Koffie en thee bijvullen

    2 personen

  • Aangekomen deelnemers opvangen

    2 personen

  • Fakkels veilig doven

    4 personen

  • Fakkels innemen

    3 personen

  • Jubileumtoespraak begeleiden

    2 personen

  • Muziek verzorgen

  • Dessert en koffie serveren

    3 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Laatste ronde dranken serveren

    2 personen

  • Deelnemers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Fakkels en aanstekers verzamelen

    3 personen

  • Geluidsapparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Versiering verwijderen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Routeborden en lint verwijderen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Afval afvoeren

    2 personen

  • Fakkelresten afvoeren

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven etenswaren opslaan

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Klaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 70
  • Ontvangstbalie
  • Kapstokkenaantal 2

Servies

  • Herbruikbare drinkglazenaantal 80
  • Koffiekopjesaantal 70
  • Bordenaantal 80
  • Messenaantal 80
  • Vorkenaantal 80
  • Lepelsaantal 80
  • Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

  • Waterkokersaantal 3
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • Draagbare speaker
  • Microfoon
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

  • Lichtsnoerenaantal 6
  • Batterijlantaarnsaantal 8
  • Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

  • Jubileumvlaggenaantal 12
  • Ballonnenaantal 80
  • Ballonlintaantal 2
  • Tafelkledenaantal 8
  • Naamstickersaantal 80
  • Stiftenaantal 12

Sportmateriaal

  • Fakkelsaantal 80
  • Fakkelhoudersaantal 80
  • Stormaanstekersaantal 12
  • Reservefakkelsaantal 10

Veiligheid

  • Brandblussersaantal 4
  • Blusdekensaantal 4
  • Wateremmersaantal 8
  • EHBO-koffersaantal 2
  • Reflectievestenaantal 12
  • Zaklampenaantal 8
  • Portofoonsaantal 8
  • Noodcontactkaartenaantal 80
  • Routekaartenaantal 80
  • Afzetpionnenaantal 20
  • Afzetlintaantal 4
  • Verkeershesjesaantal 8
  • Handgelaantal 6

Keuken

  • Thermoskannenaantal 6
  • Schenkkannenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Broodmessenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 8
  • Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Afvalknijpersaantal 4
  • Bezemsetsaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 4
  • Afwasteilenaantal 3
  • Droogdoekenaantal 12
  • Herbruikbare schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, route, start- en eindlocatie. Zo houd je tijd over voor een vergunning of melding en kun je reserveringen nog aanpassen.
  • Controleer de route overdag én in het donker. Noteer donkere overgangen, kruisingen en smalle stukken en wijs voor elk risicopunt een begeleider of verkeersbegeleider aan.
  • Laat aanmeldingen uiterlijk 1 week voor de tocht sluiten. Gebruik de deelnemerslijst daarna voor naamstickers, groepsindeling, dieetwensen en het aantal fakkels en fakkelhouders.
  • Doe de veiligheidscontrole van de fakkels uiterlijk 2 dagen vooraf. Leg reservebatterijen, batterijlantaarns en verlichting klaar voor ontvangst, routeborden en plekken waar extra zicht nodig is.
  • Plan op de dag zelf minstens 90 minuten voor opbouw. Zet partytenten, ontvangstbalie, tafels, stoelen en verlichting klaar voordat deelnemers arriveren en bevestig de starttijd nog één keer aan alle begeleiders.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een jubileumfakkeltocht organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de route, locaties, verzekering en eventuele vergunning of melding; verstuur daarna de uitnodigingen.
Wanneer moet ik een vergunning of melding voor een fakkeltocht regelen?
Controleer dit minimaal 8 weken voor de geplande datum bij de gemeente. Dien een benodigde aanvraag of melding zo vroeg mogelijk in, omdat de termijn per situatie kan verschillen.
Hoeveel fakkels moet ik inkopen voor een jubileumfakkeltocht?
Reken minimaal 1 fakkel per deelnemer en houd daarnaast 5 tot 10 procent reserve aan. Bij 40 deelnemers betekent dat 42 tot 44 fakkels, plus voldoende fakkelhouders en brandmateriaal.
Hoe laat moet ik op de dag van de fakkeltocht beginnen met opbouwen?
Start minstens 90 minuten voor aankomst van de deelnemers. Zet de ontvangst, routeborden, tafels, stoelen, partytenten en verlichting eerst klaar; controleer daarna de fakkels en deel de begeleiders in.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!