Jubiläums-Fackelzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jubiläums-Fackelzug braucht mehr Vorbereitung als nur Fackeln und eine schöne Route. Du musst Start und Ziel sichern, die Strecke melden oder genehmigen lassen und Helfer für Verkehr, Begleitung und Erste Hilfe einteilen. Gleichzeitig laufen Einladungen, Anmeldungen und Verpflegung. Diese Checkliste bringt die 71 Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge und hilft dir, typische Verzögerungen bei Material, Wetter und Aufbau zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
Genehmigung oder Meldung einreichen
Versicherungsdaten prüfen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Begleitpersonen für die Route einteilen
2 Personen
Verkehrshelfer einteilen
2 Personen
Erste-Hilfe-Verantwortlichen bestimmen
Wettervorhersage verfolgen
Routenänderungen kommunizieren
2 Personen
Fackeln und Brennmaterial beschaffen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Fackeln auf Sicherheit prüfen
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Teilnehmerpakete zusammenstellen
3 Personen
Namensaufkleber vorbereiten
Musik-Playlist vorbereiten
Startzeit an Betreuer bestätigen

Event

Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Absperrband entlang der Route anbringen
3 Personen
Fackelausgabestelle einrichten
2 Personen
Feuerlöscheinrichtungen bereitstellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Set bereitstellen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Brötchen und Snacks bereitstellen
3 Personen
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
Namensaufkleber verteilen
Fackeln austeilen
3 Personen
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
Gruppenfoto machen
2 Personen
Fackelzug betreuen
8 Personen
Vorder- und Rückseite sichern
4 Personen
Kreuzungen sichern
4 Personen
Zurückbleibende betreuen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Ankommende Teilnehmer empfangen
2 Personen
Fackeln sicher löschen
4 Personen
Fackeln einsammeln
3 Personen
Jubiläumsrede begleiten
2 Personen
Musik organisieren
Dessert und Kaffee servieren
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Letzte Runde Getränke servieren
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Fackeln und Feuerzeuge sammeln
3 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Wegweiser und Bänder entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Fackelreste entsorgen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 70
Empfangstresen
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 70
TellerAnz. 80
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierbesteckAnz. 12

Ausstattung

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
Tragbarer Lautsprecher
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

JubiläumsflaggenAnz. 12
BallonsAnz. 80
BallonbandAnz. 2
TischdeckenAnz. 8
NamensaufkleberAnz. 80
StifteAnz. 12

Sportmaterial

FackelnAnz. 80
FackelhalterAnz. 80
SturmfeuerzeugeAnz. 12
ErsatzfackelnAnz. 10

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 4
LöschdeckenAnz. 4
WassereimerAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
WarnwestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 8
FunkgeräteAnz. 8
NotfallkontaktkartenAnz. 80
RoutenpläneAnz. 80
AbsperrkegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
WarnwestenAnz. 8
HanddesinfektionsgelAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallzangenAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
SpülwannenAnz. 3
GeschirrtücherAnz. 12
Wiederverwendbare ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reiche Genehmigungen oder Meldungen früh ein und prüfe zusätzlich die Versicherungsdaten. Eine geplante Route ist erst belastbar, wenn sie auf Sicherheit geprüft und mit den zuständigen Stellen abgestimmt wurde.
Plane pro Streckenabschnitt feste Begleitpersonen und Verkehrshelfer ein. Bestimme außerdem eine verantwortliche Person für Erste Hilfe, statt diese Aufgabe erst am Veranstaltungstag zu verteilen.
Beschaffe Fackeln und Brennmaterial nicht erst kurz vor dem Umzug. Prüfe jede Fackel vor dem Einsatz und halte Fackelhalter sowie Ersatzbatterien für die Beleuchtung bereit.
Verfolge die Wettervorhersage in den letzten 72 Stunden täglich. Lege fest, bis wann eine Routenänderung kommuniziert wird, damit Teilnehmende, Betreuer und Helfer dieselbe Information erhalten.
Bereite Teilnehmerpakete, Namensaufkleber und Routenschilder mindestens am Vortag vor. Bestätige die Startzeit außerdem den Betreuern und baue Partyzelte, Tische und Stühle mit ausreichend Vorlauf auf.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Jubiläums-Fackelzug anmelden?: Reiche die Genehmigung oder Meldung ein, sobald Route, Startort und Zielort feststehen. Plane dafür mindestens 4 bis 6 Wochen Vorlauf ein, weil Rückfragen zur Sicherheit oder Verkehrsregelung den Ablauf verlängern können.
Wie viele Helfer braucht ein Jubiläums-Fackelzug?: Teile mindestens eine Begleitperson pro Streckenabschnitt und zusätzliche Verkehrshelfer an kritischen Stellen ein. Für Erste Hilfe sollte eine klar benannte verantwortliche Person während des gesamten Zuges erreichbar sein.
Wann sollte man Fackeln und Brennmaterial kaufen?: Beschaffe Fackeln und Brennmaterial mindestens 1 bis 2 Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit für eine Sicherheitsprüfung, Nachbestellungen und die Vorbereitung der Fackelhalter.
Was tun bei schlechtem Wetter beim Fackelzug?: Prüfe die Vorhersage ab 72 Stunden vor Beginn täglich und definiere eine feste Entscheidungszeit, zum Beispiel am Veranstaltungstag mittags. Kommuniziere eine Routenänderung oder Absage sofort an Teilnehmende, Betreuer und Helfer.

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