Checklist voor een jubileumdansfeest organiseren

Een jubileumdansfeest vraagt om meer dan een locatie, muziek en hapjes. Je moet vroeg capaciteit, budget en gastenlijst vastleggen en daarna stap voor stap de catering, zaalindeling en techniek regelen. Vooral dieetwensen, definitieve aantallen, garderobe en gekoelde dranken worden vaak te laat opgepakt. Met deze checklist houd je overzicht vanaf de eerste reserveringen tot het klaarzetten van de playlist en het ophalen van de taart.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Feestlocatie reserveren
Budget vastleggen
2 personen
Gastenlijst opstellen
2 personen
Thema en dresscode bepalen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Muziekapparatuur reserveren
Extra meubilair reserveren
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
Indeling van de zaal maken
2 personen
Tafelschikking bepalen
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Contactgegevens leveranciers controleren
Herinnering aan gasten sturen
Definitieve aantallen doorgeven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Taart ophalen
Playlist klaarzetten
Apparatuur testen
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal ventileren
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Muziek afspeellijst testen
Servies klaarzetten
2 personen
Drankstation inrichten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Taart gekoeld klaarzetten
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Jassen aannemen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Achtergrondmuziek afspelen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Muziekprogramma starten
Openingswoord verzorgen
Dansmuziek verzorgen
Verjaardagswensen verzamelen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Borden en bestek inzamelen
2 personen
Jubileumtoespraak verzorgen
Taart aansnijden
3 personen
Taart serveren
3 personen
Dansvloer vrijhouden
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Garderobe uitgeven
2 personen
Muziek uitschakelen

Nazorg

Bederfelijke etenswaren koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Vloer vegen
2 personen
Vloer dweilen
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie opleveren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven drank opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 70

Servies

Dinerbordenaantal 70
Gebaksbordenaantal 70
Drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Gebaksvorkjesaantal 70
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Taartschepaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3

Apparatuur

Laptops
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelbinders

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-spotsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboogset
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 9
Servettenhoudersaantal 6
Fotowand
Fotopropsaantal 20

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en muziekapparatuur bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Controleer meteen of er plek is voor dansvloer, buffettafels, garderoberekken en extra stoelen.
Stuur uitnodigingen uiterlijk 6 weken voor het feest en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf. Verzamel tegelijk dieetwensen en noteer wie nog geen antwoord heeft gegeven.
Geef de cateraar de definitieve aantallen 7 dagen voor het feest door. Plan daarna de tafelschikking en zaalindeling, zodat buffet, zitplaatsen en dansruimte elkaar niet blokkeren.
Koel dranken minstens 4 uur vooraf en houd koelboxen of ijs beschikbaar voor flessen die later worden geopend. Controleer ook of je genoeg drinkglazen, wijnglazen en flessenopeners hebt.
Werk het draaiboek uiterlijk 3 dagen vooraf af met tijden, contactgegevens en verantwoordelijkheden. Zet de playlist en laptop klaar, test luidsprekers en mengpaneel en controleer de koffiezetapparaten en thermoskannen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumdansfeest organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met budget, locatie, gastenlijst en muziek. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het feest, zodat je de catering op tijd kunt bevestigen.
Wanneer moet ik de definitieve aantallen voor de catering doorgeven?: Geef de definitieve aantallen meestal 7 dagen vooraf door. Verzamel dieetwensen al bij de aanmelding en controleer 10 tot 14 dagen vooraf wie nog niet heeft gereageerd.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een jubileumdansfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Stem de totale hoeveelheid af op de duur van het feest en zorg dat dranken minimaal 4 uur vooraf kunnen koelen.
Wanneer moet ik de muziek en zaalindeling regelen?: Maak de zaalindeling en tafelschikking uiterlijk 1 week vooraf. Test de laptop, luidsprekers en het mengpaneel 1 tot 2 dagen vooraf en zet de playlist vóór de ontvangst klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.