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Jubiläums-Tanzfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jubiläums-Tanzfest braucht mehr als Musik und eine dekorierte Location. Du musst früh festlegen, wie viele Gäste kommen, welche Bestuhlung und welches Catering benötigt werden und wie der Abend abläuft. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung der Location bis zum Kühlen der Getränke und dem Bereitlegen der Playlist. Besonders bei Torte, Technik, Ernährungswünschen und endgültigen Teilnehmerzahlen entstehen sonst leicht Verzögerungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Festlocation reservieren

  • Budget festlegen

    2 Personen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Motto und Dresscode festlegen

    2 Personen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musikanlage reservieren

  • Zusätzliche Möbel reservieren

  • Cateringbestellung aufgeben

    2 Personen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Raumaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Tischanordnung festlegen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Kontaktdaten der Lieferanten prüfen

  • Erinnerung an Gäste senden

  • Endgültige Teilnehmerzahlen durchgeben

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Torte abholen

  • Playlist bereitlegen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal lüften

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Musikwiedergabeliste testen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Getränkestation einrichten

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Torte gekühlt bereitstellen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Jacken entgegennehmen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Hintergrundmusik abspielen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Musikprogramm starten

  • Eröffnungsrede halten

  • Tanzmusik bereitstellen

  • Geburtstagswünsche sammeln

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Teller und Besteck einsammeln

    2 Personen

  • Jubiläumsrede halten

  • Torte anschneiden

    3 Personen

  • Torte servieren

    3 Personen

  • Tanzfläche freihalten

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

  • Garderobe ausgeben

    2 Personen

  • Musik ausschalten

Nachbereitung

  • Verderbliche Lebensmittel kühlen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Buffet aufräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abwischen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Tonausrüstung einpacken

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Boden fegen

    2 Personen

  • Den Boden wischen

    2 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Getränke wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BiertischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 70

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 70
  • KuchenplattenAnz. 70
  • TrinkgläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • GabelnAnz. 70
  • MesserAnz. 70
  • LöffelAnz. 70
  • GebäckgabelnAnz. 70
  • ServierlöffelAnz. 10

Küche

  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • TortenheberAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 3

Ausstattung

  • Laptops
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Kabelloses Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Kabelbinder

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-SpotsAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • Ballonbogen-Set
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 9
  • ServiettenhalterAnz. 6
  • Fotowand
  • FotopropsAnz. 20

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Location, Musikanlage und zusätzliche Möbel möglichst früh gemeinsam. Biertische, Stühle, Buffetische und ein Garderobenständer brauchen Platz und beeinflussen direkt die Raumaufteilung.
  • Setze eine klare Frist für Rückmeldungen und erfasse neben den Zusagen auch Ernährungswünsche. Gib dem Catering die endgültige Teilnehmerzahl erst nach der Erinnerung an die Gäste weiter.
  • Plane für das erste Tanzfest-Stündchen etwa zwei bis drei Getränke pro Person ein und kühle sie rechtzeitig. Kühlboxen, Eiswürfelbehälter, Flaschenöffner und Korkenzieher werden oft erst beim Aufbau vermisst.
  • Prüfe die Technik spätestens am Veranstaltungstag mit Laptop, Lautsprechern und Mischpult. Lege die Playlist zusätzlich offline bereit, damit die Musik nicht von einer instabilen Internetverbindung abhängt.
  • Hole die Torte mit ausreichend Zeitpuffer ab und stelle Kuchenplatten, Tortenheber und Gebäckgabeln bereit. Für Kaffee brauchst du außerdem Kaffeetassen, Kaffeemaschinen und Thermoskannen; diese Dinge werden beim Catering schnell übersehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläums-Tanzfest planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Budget, Gästeliste und der Reservierung der Location. Musik, Catering, Einladungen und zusätzliche Möbel sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Fest feststehen.
Wann sollten die Einladungen für ein Jubiläums-Tanzfest verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf ungefähr 3 Wochen vorher, damit du Catering, Sitzplätze und Getränke rechtzeitig anpassen kannst.
Wie viele Getränke braucht man für ein Tanzfest?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser ein und kühle die Getränke spätestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn.
Wann sollte man die endgültige Gästezahl an das Catering melden?
Melde die endgültige Teilnehmerzahl in der Regel 5 bis 7 Tage vor dem Fest, sofern der Caterer keine andere Frist vorgibt. Berücksichtige dabei bestätigte Anmeldungen sowie gemeldete Ernährungswünsche.

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