Zo organiseer je een jubileumdansavond

Een jubileumdansavond vraagt om meer dan een locatie, muziek en hapjes. Begin met de gastenlijst en werk daarna via uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen naar een concreet draaiboek. Leg de locatie, catering en dansvloerindeling vroeg vast, zodat je later alleen nog hoeft uit te voeren. Controleer in de laatste week alle materialen, muziekbestanden en apparatuur; op de dag zelf draait het vooral om koelen, klaarzetten en een laatste ronde door alle ruimtes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2
Uitnodigingen ontwerpen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Muziekprogramma samenstellen
8
Muziekbestanden controleren
9
Reservering locatie bevestigen
10
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
11
Tafelschikking bepalen
2 personen
12
Indeling dansvloer bepalen
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Voorraad materialen controleren
2 personen
15
Huurmaterialen reserveren
16
Naamkaartjes maken
2 personen
17
Draaiboek afdrukken
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
4 personen
21
Desserts voorbereiden
2 personen
22
Versiering sorteren
2 personen
23
Apparatuur opladen

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Ruimtes controleren
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
4 personen
28
Dansvloer vrijmaken
3 personen
29
Buffettafels plaatsen
3 personen
30
Versiering ophangen
4 personen
31
Verlichting installeren
2 personen
32
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
33
Muziek testen
2 personen
34
Microfoon testen
2 personen
35
Buffet klaarzetten
4 personen
36
Drankstation inrichten
3 personen
37
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
38
Naamkaartjes klaarleggen
39
Ontvangstteam instrueren
2 personen
40
Garderobe inrichten
2 personen
41
Gasten ontvangen
3 personen
42
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
43
Welkomstdrank serveren
3 personen
44
Welkomstwoord verzorgen
45
Muziekprogramma starten
46
Hapjes serveren
4 personen
47
Dranken bijvullen
3 personen
48
Koffie en thee bijvullen
2 personen
49
Dansvloer vrijhouden
2 personen
50
Muziek tussen nummers aanpassen
51
Vuile glazen verzamelen
2 personen
52
Servies afwassen
2 personen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Warme hapjes uitserveren
3 personen
55
Jubileumtoast voorbereiden
2 personen
56
Jubileumtoast uitbrengen
2 personen
57
Dessert serveren
4 personen
58
Gasten informeren over einde
59
Afscheid nemen van gasten
3 personen
60
Garderobe begeleiden
2 personen

Nazorg

61
Muziek uitschakelen
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Overgebleven eten verpakken
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Servies en glaswerk verzamelen
3 personen
68
Keuken schoonmaken
3 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Vloer schoonmaken
3 personen
71
Locatie eindinspecteren
2 personen
72
Sleutels retourneren
73
Huurmaterialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 6
Ronde tafelsaantal 6
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 70
Koffielepelsaantal 70
Tafelmessenaantal 80
Tafelvorkenaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Serveerbladenaantal 10
Schaaltjesaantal 20
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 3
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Laptops
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 4
Tafellampenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 3
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 12
Vazenaantal 12
Kunstbloemboekettenaantal 12
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Tafelnummersaantal 12
Naamkaartjesaantal 80

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 3
Buffetbordenaantal 8
Koffiefiltersaantal 100
Theelepelsaantal 70

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 6

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor de dansavond. Dan kun je aantallen, dieetwensen, tafelschikking en cateringhoeveelheden nog betrouwbaar verwerken.
Plan de dansvloer vóór je de tafels neerzet. Houd daarnaast ruimte vrij voor buffettafels, garderoberekken en een logische looproute tussen entree, zitplaatsen en drankvoorziening.
Controleer muziekbestanden en laad laptops, speakers en het mengpaneel uiterlijk de dag ervoor op. Test de volledige afspeelketen minstens 2 uur vóór ontvangst van de gasten, niet pas tijdens het feest.
Tel servies en glaswerk per functie na: dinerborden, dessertborden, waterglazen, wijnglazen en champagneglazen zijn niet onderling uitwisselbaar. Leg ook minimaal 2 kurkentrekkers en flessenopeners klaar als reserve.
Maak het draaiboek op één A4 met tijden voor openen, opbouw, ontvangst, eten, dansblokken en afsluiting. Loop bij het openen alle ruimtes na en controleer vooral koeling, warmhoudbakken, garderobe, toiletten en vluchtwegen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumdansavond organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en uitnodigingen. Reserveer huurmaterialen en leg muziek, catering en indeling uiterlijk 3 weken vooraf vast.
Wanneer moet ik de gastenlijst voor een jubileumdansavond definitief maken?: Vraag gasten om uiterlijk 2 weken vóór de avond te reageren. Verwerk daarna de dieetwensen en gebruik het definitieve aantal voor catering, tafelschikking, naamkaartjes en servies.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumdansavond op te bouwen?: Plan minimaal 4 uur voor locatie, tafels, stoelen, buffettafels, versiering, catering en techniek. Laat één persoon 60 minuten vóór ontvangst alleen de ruimtes en apparatuur controleren.
Wanneer moet je drank en hapjes voorbereiden voor een jubileumdansavond?: Koel dranken de dag ervoor en zet kwetsbare hapjes zo laat mogelijk klaar. Reserveer op de dag zelf minstens 2 uur voor hapjes, desserts, warmhoudbakken en het aanvullen van het buffet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.