Cómo organizar un baile de aniversario sin dejarlo todo para el final

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la lista de invitados con al menos 3 semanas de antelación y pregunta entonces por alergias, dietas y necesidades especiales. Envía las invitaciones antes de ese plazo para disponer de tiempo para confirmar las inscripciones.
• Reserva el recinto y el material de alquiler antes de preparar la distribución. Define por separado las mesas redondas, las mesas de buffet, las sillas y el espacio libre de la pista de baile para evitar bloquear el paso.
• Prepara el programa musical y comprueba los archivos varios días antes. Prueba los portátiles, los altavoces y la mesa de mezclas en conjunto; no esperes a la apertura del lugar para descubrir que falta un cable o que un archivo no se reproduce.
• Calcula las cantidades del catering a partir del número confirmado de asistentes y separa la vajilla por servicio: platos de cena, platos de postre, vasos de agua, copas y tazas de café. Deja listas también las bandejas, los cuencos y los utensilios de servicio.
• El día anterior, enfría las bebidas, prepara aperitivos y postres, clasifica la decoración y carga el equipo. Reserva al menos 60 minutos antes de la llegada de los invitados para abrir el lugar, comprobar los espacios y colocar las tarjetas con nombres.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un baile de aniversario?

Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Envía las invitaciones con unas 3 semanas de margen y deja la última semana para confirmar asistentes, cerrar el catering, revisar la música y comprobar el material.

¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados?

Pide las confirmaciones hasta 7 días antes del baile. Con esa cifra podrás calcular la comida, la vajilla, las bebidas y la disposición de las mesas sin comprar cantidades a ciegas.

¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la música y el equipo?

Comprueba los archivos de música y prueba los portátiles, altavoces y mesa de mezclas entre 2 y 3 días antes. El día del evento, realiza una prueba final al menos 60 minutos antes de abrir el recinto.

¿Qué se suele olvidar al organizar un baile de aniversario?

Suelen olvidarse las preferencias dietéticas, los abridores, las neveras portátiles y el tiempo para enfriar las bebidas. Revísalos 3 días antes y confirma que hay una cantidad suficiente de vajilla y copas para todos los servicios.

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