Checklist voor een jubileumconferentie organiseren

Een jubileumconferentie vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een uitnodiging. Je regelt tegelijk sprekers, aanmeldingen, catering, techniek, zaalindeling en materialen voor registratie en presentaties. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar bevestigingen, controle en een duidelijke opbouw. Deze checklist bevat 69 taken en 54 spullen, zodat je ook details zoals naambadges, verlengsnoeren, gekoelde dranken en een afgedrukt draaiboek op tijd meeneemt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Catering reserveren
2 personen
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Zaalindeling uitwerken
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Sprekersbriefing versturen

Event

Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podium en spreekplek inrichten
3 personen
Projector aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Registratiebalie inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wayfinding ophangen
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Technische briefing geven
2 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Groepsfoto begeleiden
3 personen
Borrelhapjes klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet openen
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies ophalen
3 personen
Jubileumtoespraak begeleiden
2 personen
Taart aansnijden
3 personen
Koffie na diner serveren
3 personen
Afscheidsgasten begeleiden
3 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Etensresten koelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval scheiden
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Sprekers bedanken
Deelnemersbericht versturen
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 100
Tafelsaantal 14
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Lessenaar
Podiumdelenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 110
Dessertbordenaantal 110
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 110
Koffielepelsaantal 110
Dinerbesteksetsaantal 110
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 10
Schaaltjesaantal 20

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikker
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenstandaardsaantal 4
Jubileumbanneraantal 2
Tafellopersaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Naambadgehoudersaantal 100
Pijlbordenaantal 10

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het locatiebezoek uiterlijk 4 tot 6 weken voor de conferentie. Controleer daar de zaalindeling, stroompunten, plek voor de registratietafel, garderoberekken en de zichtlijn naar het projectiescherm.
Vraag presentaties minimaal 5 werkdagen vooraf op en controleer ze op beeldverhouding, lettergrootte en video’s. Zet alle bestanden ook op de laptop die tijdens de conferentie wordt gebruikt.
Stuur de sprekersbriefing 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin hun spreektijd, opkomsttijd, contactpersoon, beschikbare microfoon en de manier waarop zij hun presentatie starten.
Sluit de aanmeldingen 3 tot 7 dagen voor de bijeenkomst af, zodat je de deelnemerslijst, naambadges, dieetwensen en cateringhoeveelheden kunt afronden. Neem enkele lege badges mee voor last-minute wijzigingen.
Doe de techniekcontrole vóórdat de zaal wordt geopend: test beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, draadloze microfoons, speakers, mengpaneel, presentatieklikker en alle stekkerdozen. Leg reservekabels en verlengsnoeren zichtbaar klaar bij de techniekplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Plan de definitieve catering, deelnemerslijst en techniekcontrole in de laatste 1 tot 2 weken.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumconferentie?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor de conferentie. Stuur 7 dagen vooraf een herinnering met tijden, locatie, programma en praktische informatie.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een jubileumconferentie?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, congresstoelen, registratie, podiumdelen, buffet en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige test met presentaties en microfoons.
Wanneer moet je dieetwensen en catering voor een jubileumconferentie regelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Geef de definitieve aantallen en speciale wensen daarna door aan de catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.