Jubiläumskonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Referenten früh fest: Für Einladungen brauchst du belastbare Zeiten, Namen und Vortragstitel. Bitte bestätigte Sprecher spätestens vor dem Versand der Einladungen um verbindliche Zusage.
• Plane die Anmeldung mit Fristen. Erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Catering-Termin, sondern prüfe die Teilnehmerliste etwa 7 Tage vorher und sende danach eine Erinnerung.
• Führe vor dem Konferenztag einen Ortstermin durch. Prüfe dabei Raumaufteilung, Bühne, Registrierungstisch, Garderobe und die Wege zwischen Saal, Buffet und Technik.
• Sammle Präsentationen spätestens einige Tage vor der Konferenz und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Kontrolliere Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Funkmikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker gemeinsam.
• Bereite den Saal am Veranstaltungstag mit Zeitpuffer vor: Tische und Stühle aufstellen, Namensschilder und Teilnehmerliste am Registrierungstisch auslegen, Getränke kühlen und Snacks vor dem Einlass bereitstellen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Jubiläumskonferenz planen?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Referenten. Einladungen sollten idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Catering planbar bleiben.

Wann sollte man die Einladungen zur Jubiläumskonferenz verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor der Konferenz. Setze eine Anmeldefrist rund 10 bis 14 Tage vor dem Termin und sende danach eine Erinnerung an noch fehlende Rückmeldungen.

Wann müssen Präsentationen und Technik geprüft werden?

Sammle die Präsentationen spätestens 3 bis 5 Tage vorher und prüfe sie auf dem Veranstaltungs-Laptop. Der vollständige Techniktest mit Beamer, Leinwand, Mikrofonen, Lautsprechern und Kabeln sollte spätestens am Vortag stattfinden.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Jubiläumskonferenz?

Plane für Raumaufteilung, Bestuhlung, Bühne, Registrierung, Technik, Materialien und Catering mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Öffne den Saal erst, wenn Mikrofone, Präsentationen, Namensschilder und Teilnehmerliste bereitliegen.

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