Checklist voor een jubileumborrel organiseren
Een jubileumborrel vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst de ruimte, gasten en leveranciers, daarna de boodschappen en inrichting. Verzamel dieetwensen vóór je het definitieve aantal gasten doorgeeft en test geluid en microfoon voordat de eerste gasten binnenkomen. Op deze pagina staat een compleet plan met 44 taken en 42 spullen. Zo zie je niet alleen wat je moet regelen, maar ook welke praktische zaken vaak pas op de dag zelf worden ontdekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Borrelruimte reserveren
Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciersafspraken bevestigen
Definitief aantal gasten bepalen
Indeling van ruimte maken
2 personen
Muziekselectie samenstellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Taart gekoeld bewaren
Ruimte schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Servies en glaswerk klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Welkomsttafel klaarzetten
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dieetvriendelijke hapjes aanbieden
Jubileumtaart aansnijden
2 personen
Gebak serveren
2 personen
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
Muziek afronden
Nazorg
Dranken en etenswaren opruimen
2 personen
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Afval wegbrengen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Hoge tafelsaantal 6
- Eettafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Buffettafelsaantal 3
- Garderoberekkenaantal 2
Servies
- Wijnglazenaantal 60
- Bierglazenaantal 60
- Waterglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Gebaksbordjesaantal 50
- Gebaksvorkjesaantal 50
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Karaffenaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Draadloze microfoon
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenboog
- Slingersaantal 6
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 6
- Fotolijstjesaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- Ledkaarsenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blik
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Keukenweegschalen
- Koelmattenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het definitieve aantal gasten pas nadat de aanmeldtermijn is verstreken. Houd dieetwensen in dezelfde lijst bij, zodat je hapjes en taart niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
- Controleer de stroompunten voordat je de indeling maakt. Bluetoothspeakers, een draadloze microfoon, koffiezetapparaten en waterkokers kunnen samen meer stekkerdozen en verlengkabels vragen dan je verwacht.
- Koel dranken niet pas bij aanvang. Zet bier, wijn en water enkele uren vooraf in koelboxen of koelkasten en controleer of er genoeg karaffen en glazen klaarstaan voor de eerste ronde.
- Richt de buffettafels zo in dat hapjes, servies en serveertangen elkaar niet blokkeren. Zet de welkomsttafel en garderoberekken vóór het testen van de muziek op hun definitieve plek.
- Bewaar de taart gekoeld tot het serveermoment en leg gebaksbordjes en gebaksvorkjes apart klaar. Daarmee voorkom je dat je tijdens felicitaties nog servies, schalen of een mes moet zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumborrel organiseren?
- Reserveer de borrelruimte bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 4 tot 6 weken voor de borrel, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een jubileumborrel?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel daarnaast water, koffie en thee mee en bestel pas definitief nadat het aantal gasten is vastgesteld.
- Wanneer moet ik hapjes en drank klaarzetten?
- Zet gekoelde dranken 2 tot 3 uur vooraf koud en bereid kwetsbare hapjes zo laat mogelijk. Leg hapjes pas vlak voor ontvangst op schalen, zodat ze niet uitdrogen of warm worden.
- Wanneer test ik de microfoon en muziek voor de borrel?
- Test de geluidsinstallatie en microfoon minimaal 60 minuten vóór de start. Controleer dan ook verlengkabels, stekkerdozen en het volume op de plek waar de gasten staan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!