Checklist pour organiser une réception d’anniversaire

Une réception d’anniversaire se prépare dans un ordre précis : d’abord les invités et les fournisseurs, puis la salle, le buffet et l’ambiance. Cette checklist regroupe 44 tâches et 42 éléments à prévoir, de la réservation de l’espace apéritif jusqu’à l’accueil des invités. Elle vous aide aussi à éviter les oublis de dernière minute, comme les besoins alimentaires, les boissons à rafraîchir ou le test du micro.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver l’espace apéritif
Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Définir le nombre final d’invités
Créer l'agencement de la salle
2 personnes
Composer la sélection musicale
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Conserver le gâteau au frais
Nettoyer l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Préparer la vaisselle et la verrerie
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la table d’accueil

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches adaptés aux régimes
Couper le gâteau d'anniversaire
2 personnes
Servir les pâtisseries
2 personnes
Rassembler les verres utilisés
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
Finaliser la musique

Suivi

Ranger les boissons et les aliments
2 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Évacuer les déchets
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 6
Tables à mangerqté 6
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Verres à vinqté 60
Verres à bièreqté 60
Verres à eauqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 50
Fourchettes à gâteauqté 50
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 8
Pichets à caféqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Ballonsqté 100
Arche de ballons
Guirlandesqté 6
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Cadres photoqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Bougies LEDqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelle

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Balances de cuisine
Tapis rafraîchissantsqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre définitif d’invités après avoir traité les réponses et les besoins alimentaires, puis vérifiez les quantités de vaisselle, de verres et de places assises.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des invités. Prévoyez des glacières en plus du réfrigérateur pour garder les bouteilles accessibles pendant l’apéritif.
Installez les tables du buffet avant de disposer les amuse-bouches sur les plateaux. Gardez les carafes, pinces de service et assiettes à pâtisserie à portée de main.
Testez les haut-parleurs, le micro sans fil, les rallonges et les multiprises au moins 60 minutes avant le début. Cela laisse le temps de déplacer le matériel ou de résoudre un problème de connexion.
Conservez le gâteau au frais jusqu’au moment du dessert et préparez le café et le thé juste avant de les servir. La table d’accueil, elle, doit être prête avant l’arrivée du premier invité.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception d’anniversaire ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la réception. Demandez une réponse au plus tard 7 jours avant afin de confirmer le nombre d’invités et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez au moins 2 heures pour nettoyer l’espace, installer les tables et les chaises, suspendre la décoration, préparer le buffet et raccorder la sonorisation. Ajoutez 30 minutes pour le test de la musique et du micro.
Quand acheter et refroidir les boissons pour un anniversaire ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant la réception, puis mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début. Les glacières permettent de garder les bouteilles froides pendant toute la durée de l’apéritif.
Quand préparer le gâteau et les amuse-bouches ?: Préparez les amuse-bouches le jour même, suffisamment tôt pour les disposer sur les plateaux avant l’accueil. Gardez le gâteau au frais jusqu’au service afin qu’il reste présentable et à bonne température.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.