Zo organiseer je een jubileumbingo

Begin met de zaal, de datum en een duidelijk programma. Daarna regel je de uitnodigingen, verwerk je aanmeldingen en verzamel je dieetwensen, zodat je op tijd weet hoeveel bingoformulieren, prijzen, hapjes en stoelen nodig zijn. Stel de bingorondes en muziek vooraf samen en label de prijzen per ronde. Op de dag zelf werk je van groot naar klein: zaal openen, tafels plaatsen, bingomateriaal klaarleggen, techniek testen en pas daarna decoreren en het buffet vullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Bingoformulieren bestellen
8
Bingoprijzen inkopen
2 personen
9
Decoratie inkopen
10
Bingorondes samenstellen
2 personen
11
Muziekselectie samenstellen
12
Bezoekerslijst controleren
13
Bingoformulieren sorteren
2 personen
14
Prijzen inpakken en labelen
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Deelnemerslijst afdrukken
19
Locatiesleutel ophalen

Event

20
Zaal openen en ventileren
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Bingotafels inrichten
3 personen
23
Prijstafel klaarzetten
2 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Geluidsapparatuur testen
2 personen
26
Buffet en dranken klaarzetten
3 personen
27
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
28
Bezoekers ontvangen
3 personen
29
Bingokaarten uitdelen
2 personen
30
Welkomstwoord verzorgen
31
Bingorondes begeleiden
2 personen
32
Prijzen uitreiken
2 personen
33
Pauzehapjes serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Jubileumtoast serveren
3 personen
37
Muziek verzorgen
38
Laatste ronde aankondigen
39
Afscheid nemen van bezoekers
2 personen

Nazorg

40
Afval verzamelen
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Decoratie verwijderen
3 personen
44
Zaal schoonmaken
3 personen
45
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
46
Gevonden voorwerpen verzamelen
47
Locatie afsluiten
2 personen
48
Materialen retourneren
2 personen
49
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Prijstafel
Garderoberek

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 3

Apparatuur

Draadloze microfoon
Draagbare speaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Bingomolen
Bingoballenaantal 90

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 70
Bingofichesaantal 3500
Reservepennenaantal 20
Rondekaartenaantal 10
Prijzenaantal 20

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Jubileumbanner
Tafeldecoratiesaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledkaarsenaantal 12

Keuken

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Serveerschalenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Overig

Naamstickersaantal 70
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3
Pennenaantal 20
Kassa- of geldkist

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de sluitingsdatum voor aanmeldingen minimaal 10 dagen vóór de jubileumbingo. Zo kun je de bezoekerslijst controleren, deelnemerslijsten afdrukken en het aantal bingokaarten en stoelen bijstellen.
Maak de bingorondes uiterlijk 3 dagen vooraf en leg per ronde de rondekaart, bingokaarten, fiches en reservepennen bij elkaar. Los materiaal zoeken tijdens het draaien van de bingo zorgt snel voor vertraging.
Pak de prijzen per ronde in en label ze ten minste 2 dagen vooraf. Zet de ingepakte prijzen op één prijstafel, zodat de spelleider na een winnende ronde niet hoeft te zoeken.
Zet dranken minimaal 2 uur voor aanvang koud en bereid hapjes zo veel mogelijk vooraf. Houd bij dieetwensen een aparte, duidelijk herkenbare schaal apart van het algemene buffet.
Open de zaal ongeveer 2 uur voor de ontvangst: ventileer eerst, plaats daarna tafels en stoelen en test vervolgens microfoon, speaker, verlengsnoeren en stekkerdozen. Reserveer de laatste 30 minuten voor versiering, tafeldecoratie en een korte proefronde met de bingomolen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumbingo te organiseren?: Reken op 3 tot 4 weken voorbereiding. Reserveer de zaal en leg datum en programma in de eerste week vast, verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen uiterlijk 10 dagen voor het evenement.
Wanneer moet je de bingoformulieren en prijzen regelen?: Bestel de bingoformulieren zodra de verwachte groepsgrootte bekend is, bij voorkeur uiterlijk 2 weken vooraf. Koop de prijzen uiterlijk 7 dagen vooraf en label ze per ronde minimaal 2 dagen voor de bingo.
Hoe richt je een zaal in voor een jubileumbingo?: Zet de tafels zo dat alle deelnemers de spelleider en de bingomolen kunnen zien en houd een aparte prijstafel vrij. Open de zaal 2 uur vooraf; plaats eerst tafels en stoelen, richt daarna de bingotafels in en test de geluidsapparatuur.
Hoeveel tijd moet je uittrekken voor de voorbereiding op de dag zelf?: Plan minimaal 2 uur vóór aanvang voor openen, ventileren, opstellen en testen. Zorg dat de bingokaarten, fiches, reservepennen, rondekaarten en deelnemerslijst 30 minuten vóór de ontvangst klaarliggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.