Organiser un bingo d’anniversaire, étape par étape
Un bingo d’anniversaire se prépare d’abord autour du nombre de joueurs, puis autour du rythme de la fête. Fixez la date, réservez la salle et envoyez les invitations assez tôt pour connaître les inscriptions et les besoins alimentaires. Prévoyez ensuite les cartons, les manches, les lots et la musique. Le jour même, l’installation des tables de bingo, le test du son et l’étiquetage des prix évitent les temps morts au moment de commencer.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle
- 2
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 3
Concevoir les invitations
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Commander des cartons de bingo
- 8
Acheter des lots de bingo
2 personnes
- 9
Acheter la décoration
- 10
Composer les manches de bingo
2 personnes
- 11
Composer la sélection musicale
- 12
Vérifier la liste des participants
- 13
Trier les formulaires de bingo
2 personnes
- 14
Emballer et étiqueter les prix
2 personnes
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 17
Préparer les en-cas
3 personnes
- 18
Imprimer la liste des participants
- 19
Récupérer la clé du lieu
Événement
- 20
Ouvrir et aérer la salle
2 personnes
- 21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 22
Installer les tables de bingo
3 personnes
- 23
Installer la table des prix
2 personnes
- 24
Suspendre la décoration
3 personnes
- 25
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 26
Mettre en place le buffet et les boissons
3 personnes
- 27
Installer la table d’accueil
2 personnes
- 28
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 29
Distribuer les cartes de bingo
2 personnes
- 30
Assurer le mot de bienvenue
- 31
Animer les rondes de bingo
2 personnes
- 32
Remettre les prix
2 personnes
- 33
Servir les en-cas de pause
3 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 35
Servir le café et le thé
2 personnes
- 36
Servir le toast d’anniversaire
3 personnes
- 37
Fournir la musique
- 38
Annoncer le dernier tour
- 39
Dire au revoir aux visiteurs
2 personnes
Suivi
- 40
Rassembler les déchets
3 personnes
- 41
Faire la vaisselle
3 personnes
- 42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 43
Retirer la décoration
3 personnes
- 44
Nettoyer la salle
3 personnes
- 45
Ranger le matériel audio
2 personnes
- 46
Rassembler les objets trouvés
- 47
Fermer le lieu
2 personnes
- 48
Retourner les matériels
2 personnes
- 49
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 2
- Table des prix
- Portant à vêtements
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verresqté 80
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
- Pichets à caféqté 3
Équipement
- Micro sans fil
- Enceinte portable
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Boule de bingo
- Boules de bingoqté 90
Matériel de jeu
- Cartes de bingoqté 70
- Fiches de bingoqté 3500
- Stylos de réserveqté 20
- Cartes rondesqté 10
- Prixqté 20
Décoration
- Ballonsqté 80
- Pompe à ballonsqté 2
- Guirlandesqté 8
- Nappesqté 8
- Bannière d’anniversaire
- Décorations de tableqté 8
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Bougies LEDqté 12
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Bacs à glaçonsqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Autre
- Étiquettes nominativesqté 70
- Marqueursqté 12
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 3
- Stylosqté 20
- Caisse ou coffre à argent
Catering
- Courses
Conseils
- Demandez les réponses aux invitations au moins 10 jours avant la fête. Vous pourrez ajuster le nombre de cartons, de chaises, de verres et de lots sans acheter au dernier moment.
- Préparez les manches avant le jour J et classez les fiches dans l’ordre d’utilisation. Gardez des stylos de réserve à chaque table plutôt que de les distribuer un par un pendant le jeu.
- Emballez et étiquetez chaque prix la veille, même les petits lots. Une table des prix organisée permet de remettre rapidement le bon cadeau après chaque bingo.
- Installez les tables de bingo avant les tables du buffet, avec une place claire pour chaque joueur. Laissez les boissons et les assiettes à distance des cartes et des fiches de bingo.
- Récupérez la clé de la salle assez tôt le jour de l’anniversaire et prévoyez au moins 60 minutes pour aérer, installer les chaises, suspendre les décorations et tester le micro sans fil et l’enceinte.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un bingo d’anniversaire ?
- Commencez environ 3 semaines avant la date. Réservez la salle et fixez le programme au début, envoyez les invitations ensuite, puis commandez les cartons et achetez les lots dès que le nombre de participants est suffisamment clair.
- Combien de cartons de bingo prévoir par personne ?
- Prévoyez au minimum un carton par joueur et ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 30 participants, préparez donc 32 à 33 cartons afin de remplacer une carte perdue ou d’accueillir une inscription tardive.
- Quand préparer les lots du bingo ?
- Emballez et étiquetez les prix la veille. Comptez environ 10 minutes supplémentaires pour vérifier que chaque lot correspond bien à une manche et que tout est posé sur la table des prix avant l’arrivée des invités.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Réservez au moins 60 minutes avant l’arrivée des invités. Ce créneau couvre l’aération, les tables et les chaises, la décoration, la mise au frais des boissons et le test du matériel sonore.
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