Bordspellenpicknick organiseren: checklist

Een bordspellenpicknick vraagt om meer voorbereiding dan alleen spellen en eten meenemen. Je regelt eerst het veld, de uitnodigingen en de spelvoorkeuren, en werkt daarna toe naar een complete deelnemerslijst en boodschappen. Controleer spellen vooraf op ontbrekende onderdelen en houd rekening met dieetwensen. Op de dag zelf draait alles om een logische indeling: partytenten, tafels, kleedjes, speltafels, buffet en afvalpunten moeten klaarstaan voordat de eerste deelnemer aankomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en veld reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Spelvoorkeuren inventariseren
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afronden
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Spellen en materialen verzamelen
2 personen
Spellen controleren op compleetheid
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Fruit wassen en snijden
2 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Picknickmanden vullen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Picknickkleedjes uitleggen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Speltafels indelen
2 personen
Spellen uitstallen
2 personen
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
Afvalpunten plaatsen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Speluitleg geven
2 personen
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
Spellen begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Picknickmaaltijd serveren
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Eindronde spellen aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Spellen en materialen verzamelen
3 personen
Afval opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoon achterlaten
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen droog en compleet opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Picknickkleedjesaantal 10
Tafelkledenaantal 6
Biertafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Kannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 2
Powerbanksaantal 4

Spelmateriaal

Bordspellenaantal 20
Kaartspellenaantal 8
Spelklokkenaantal 4
Scoreblokkenaantal 6
Potlodenaantal 30
Dobbelstenenaantal 30
Spelbakjesaantal 12

Decoratie

Slingeraantal 6
Tafelnummersaantal 6
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Broodmandenaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegers en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Afwasbakkenaantal 3
Herbruikbare vaatdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 3
Desinfecterende handgelaantal 4

Overig

Tafelklemmenaantal 12
Steekwagensaantal 2
Markeerstiftenaantal 8
Plakbandaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het veld en controleer de weersverwachting uiterlijk een week vooraf. Zo kun je op tijd bepalen waar de partytenten komen en welke materialen naar de locatie moeten.
Vraag bij de uitnodiging meteen dieetwensen en spelvoorkeuren uit. Rond de deelnemerslijst enkele dagen vooraf af, zodat je boodschappen, servies en het aantal speltafels kunt afstemmen.
Controleer alle bord- en kaartspellen vóór vertrek op compleetheid. Leg ontbrekende dobbelstenen, spelbakjes, scoreblokken en potloden niet pas op locatie vast.
Koel dranken vooraf en gebruik meerdere koelboxen als de groep groter is. Zet buffet en dranktafel gescheiden neer, zodat mensen niet tussen een lopend spel door hoeven te wachten.
Plan minimaal 60 minuten voor de opbouw. Zet eerst partytenten, tafels en stoelen neer, deel daarna de speltafels in en plaats als laatste spellen, tafelnummers, buffet en afvalpunten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bordspellenpicknick organiseren?: Begin ongeveer 3 tot 4 weken vooraf met het reserveren van het veld en het versturen van de uitnodigingen. Verzamel dieetwensen en spelvoorkeuren tot uiterlijk 5 dagen vooraf en rond dan de deelnemerslijst af.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een bordspellenpicknick op te bouwen?: Reken op minimaal 60 minuten voor de opbouw van partytenten, tafels, stoelen, kleedjes, buffet en speltafels. Plan nog 15 minuten extra als spellen eerst op compleetheid moeten worden gecontroleerd.
Wanneer controleer ik de bordspellen op compleetheid?: Controleer elk spel uiterlijk de dag vóór de picknick. Stop per spel de doos, spelregels, dobbelstenen, kaarten en overige onderdelen bij elkaar, zodat je op locatie niets meer hoeft uit te zoeken.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een bordspellenpicknick?: Plan per speltafel ruimte voor één spelgroep en houd daarnaast aparte tafels vrij voor het buffet en de dranken. Tel minimaal 2 extra tafels op bij je berekening: één voor eten en één voor drinken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.