Cómo organizar un bingo de aniversario sin imprevistos
Un bingo de aniversario funciona mejor cuando separas la preparación en tres bloques: reservas e inscripciones, materiales y montaje. Primero confirma la sala, la fecha y el número de participantes; después encarga los cartones, prepara las rondas y compra los premios. La víspera se concentran las compras, la comida y las bebidas. El mismo día solo deberían quedar el montaje, la prueba del sonido y la revisión de la lista de visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sala
- 2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 3
Diseñar invitaciones
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Encargar formularios de bingo
- 8
Comprar premios de bingo
2 personas
- 9
Comprar decoración
- 10
Preparar las rondas de bingo
2 personas
- 11
Preparar la selección musical
- 12
Comprobar la lista de visitantes
- 13
Clasificar los formularios de bingo
2 personas
- 14
Empaquetar y etiquetar los premios
2 personas
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Enfriar las bebidas
2 personas
- 17
Preparar aperitivos
3 personas
- 18
Imprimir la lista de participantes
- 19
Recoger la llave del local
Evento
- 20
Abrir y ventilar la sala
2 personas
- 21
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 22
Montar las mesas de bingo
3 personas
- 23
Preparar la mesa de premios
2 personas
- 24
Colgar la decoración
3 personas
- 25
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 26
Preparar el buffet y las bebidas
3 personas
- 27
Preparar la mesa de recepción
2 personas
- 28
Recibir a los visitantes
3 personas
- 29
Repartir cartones de bingo
2 personas
- 30
Dar la bienvenida
- 31
Coordinar las rondas de bingo
2 personas
- 32
Entregar premios
2 personas
- 33
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Servir café y té
2 personas
- 36
Servir el brindis de aniversario
3 personas
- 37
Proporcionar la música
- 38
Anunciar la última ronda
- 39
Despedirse de los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 40
Recoger la basura
3 personas
- 41
Lavar la vajilla
3 personas
- 42
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 43
Retirar la decoración
3 personas
- 44
Limpiar la sala
3 personas
- 45
Empaquetar el equipo de sonido
2 personas
- 46
Recoger objetos perdidos
- 47
Cerrar el recinto
2 personas
- 48
Devolver los materiales
2 personas
- 49
Recoger las compras sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 2
- Mesa de premios
- Perchero
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras de cafécant. 3
Equipo
- Micrófono inalámbrico
- Altavoz portátil
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Bombo de bingo
- Bolas de bingocant. 90
Material de juego
- Cartones de bingocant. 70
- Fichas de bingocant. 3500
- Bolígrafos de repuestocant. 20
- Tarjetas redondascant. 10
- Premioscant. 20
Decoración
- Globoscant. 80
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Banner de aniversario
- Decoraciones de mesacant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Velas LEDcant. 12
Cocina
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 4
- Bandejas de servircant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Otros
- Pegatinas con nombrecant. 70
- Rotuladorescant. 12
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 3
- Bolígrafoscant. 20
- Caja registradora o caja de efectivo
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y la sala con al menos 4 semanas de antelación. Reserva también un margen de 60 minutos antes del inicio para recoger la llave, ventilar y colocar mesas y sillas.
- Envía las invitaciones entre 3 y 4 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción 7 días antes. Así puedes imprimir la lista de participantes, calcular los cartones y recoger las preferencias dietéticas.
- Prepara las rondas de bingo como mínimo 3 días antes. Clasifica los cartones y deja bolígrafos de repuesto en cada mesa; buscar material mientras se extraen las bolas interrumpe el ritmo.
- Compra y etiqueta los premios con 2 o 3 días de margen. Colocarlos en una mesa separada y numerarlos por ronda evita confusiones cuando haya varios ganadores seguidos.
- Enfría las bebidas la víspera y prueba el micrófono inalámbrico, el altavoz y los cables 60 minutos antes de empezar. Deja libres los pasillos y coloca la mesa de premios donde todos puedan verla.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un bingo de aniversario?
- Empieza 4 semanas antes para reservar la sala y fijar el programa. Deja cerradas las inscripciones y las preferencias dietéticas 7 días antes, y prepara los materiales y premios durante los 3 días previos.
- ¿Cuántos cartones de bingo necesito por persona?
- Prepara al menos 1 cartón por participante y añade un 10 % de reserva. Para 40 personas, por ejemplo, lleva 44 cartones y suficientes fichas o bolígrafos para todas las mesas.
- ¿Cuándo se preparan los premios de un bingo de aniversario?
- Compra los premios entre 2 y 3 días antes y empaquétalos y etiquétalos por ronda. Guarda además 1 o 2 premios de reserva por si hay un empate o se estropea alguno.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar la sala?
- Calcula 60 minutos antes del inicio para abrir y ventilar, colocar mesas, sillas, decoración y la mesa de premios. Reserva otros 15 minutos dentro de ese margen para probar el sonido y comprobar la lista de visitantes.
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