Zo organiseer je een jubileum voor 50 gasten

Begin ongeveer acht weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en een bevestiging van locatie en tijden. Verzamel tegelijk dieetwensen, bepaal het programma en leg vast wie spreekt of een toast geeft. Daarna volgen presentatie, boodschappen en reserveringen voor tafels, stoelen en techniek. De laatste twee dagen draait alles om voorbereiden, koelen en klaarzetten; op de dag zelf werk je van ruimte naar buffet en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Programma definitief maken
2 personen
6
Locatie en tijden bevestigen
7
Tafels en stoelen reserveren
8
Muziek afspeellijst samenstellen
9
Sprekers en toastgevers bevestigen
10
Foto's voor presentatie verzamelen
2 personen
11
Presentatie samenstellen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Houdbare boodschappen doen
2 personen
14
Verse boodschappen doen
2 personen
15
Taart ophalen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Buffetgerechten klaarmaken
3 personen
19
Locatie schoonmaken
2 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen plaatsen
3 personen
22
Buffet en bar inrichten
3 personen
23
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Gastenboek en kaarten klaarleggen
26
Geluidsinstallatie testen
2 personen
27
Presentatie testen
2 personen

Event

28
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
29
Gasten verwelkomen
3 personen
30
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Jubileumtoespraak begeleiden
33
Buffet openen
2 personen
34
Buffet aanvullen
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Taart aansnijden en serveren
3 personen
37
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Etensresten veilig verpakken
2 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Locatie opruimen
4 personen
41
Locatie schoonmaken
2 personen
42
Versiering verwijderen
2 personen
43
Afval wegbrengen
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 7
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2
Statafelsaantal 4
Kledinghangersaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Bierglazenaantal 40
Koffielepelsaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 9
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Slingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Fotolijstjesaantal 8
Gastenboek
Pennenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Taartschepaantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blik
Sponzenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Tafellampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag uiterlijk drie weken vooraf om aanmeldingen en dieetwensen. Gebruik het definitieve aantal om stoelen, servies, drank en buffetporties voor 50 gasten te controleren.
Plan het programma met vaste tijden voor ontvangst, toast, presentatie en eten. Test laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoon minimaal één dag vooraf op de locatie.
Verdeel de voorbereiding over twee momenten: houdbare boodschappen en decoratie eerder, verse boodschappen en taart pas kort voor het jubileum. Koel dranken enkele uren vooraf, zodat ze bij aankomst van de gasten koud zijn.
Zet de ruimte in een vaste volgorde op: eerst tafels en stoelen, daarna buffet en bar, vervolgens servies, bestek en glazen. Houd doorgangen vrij en reserveer een duidelijke plek voor gastenboek en kaarten.
Maak op de ochtend zelf één controle rond langs presentatie, muziek, verlichting, verlengsnoeren, dieetgerechten en sprekerbenodigdheden. Leg pennen bij het gastenboek en controleer of de taart veilig gekoeld kan blijven tot het aansnijden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileum voor 50 gasten organiseren?: Start ongeveer acht weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en locatie. Leg het programma, sprekers en techniek uiterlijk drie weken vooraf vast; de laatste twee dagen gebruik je voor boodschappen en voorbereiding.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een jubileum met 50 gasten?: Reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon: 100 tot 150 drankjes. Vul daarna aan op basis van de geplande duur, met extra water naast alcoholische dranken.
Wanneer moet ik de taart voor het jubileum ophalen?: Haal de taart op de dag zelf op, bij voorkeur enkele uren vóór het aansnijden. Zo blijft hij vers en kun je hem gekoeld bewaren tot het moment in het programma.
Wanneer test ik de presentatie en microfoon?: Test laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoon minstens één dag vooraf. Doe op de locatie nog een korte controle vóór de gasten arriveren, inclusief verlengsnoeren en geluidsniveau.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.