Organiser une célébration d’anniversaire pour 50 invités

Pour 50 invités, commence par verrouiller la liste, le lieu et les horaires avant de penser à la décoration. Enchaîne ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires et le programme, puis répartis les achats et la préparation sur plusieurs jours. Le jour J, prévois assez de temps pour installer les tables, les chaises, le buffet, le bar et le matériel de présentation. Le gâteau, les boissons fraîches et les produits frais sont les éléments les plus souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Finaliser le programme
2 personnes
6
Confirmer le lieu et les horaires
7
Réserver des tables et des chaises
8
Composer la playlist musicale
9
Confirmer les intervenants et les maîtres de cérémonie
10
Rassembler les photos pour la présentation
2 personnes
11
Préparer la présentation
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
14
Faire les courses de produits frais
2 personnes
15
Aller chercher le gâteau
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Préparer les plats du buffet
3 personnes
19
Nettoyer le lieu
2 personnes
20
Installer les tables
3 personnes
21
Installer les chaises
3 personnes
22
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
23
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
24
Suspendre la décoration
2 personnes
25
Préparer le livre d’or et les cartes
26
Tester le système de sonorisation
2 personnes
27
Tester la présentation
2 personnes

Événement

28
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
29
Accueillir les invités
3 personnes
30
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
31
Servir des amuse-bouches
3 personnes
32
Animer le discours d’anniversaire
33
Ouvrir le buffet
2 personnes
34
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Couper et servir le gâteau
3 personnes
37
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

38
Emballer les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Ranger le lieu
4 personnes
41
Nettoyer le lieu
2 personnes
42
Retirer la décoration
2 personnes
43
Évacuer les déchets
2 personnes
44
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 7
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 2
Tables hautesqté 4
Cintresqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Verres à bièreqté 40
Cuillères à caféqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 9
Ballonsqté 80
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandesqté 6
Compositions floralesqté 6
Cadres photoqté 8
Livre d’or
Stylosqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Pied de microphone
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Pelle à gâteauqté 2
Bacs à glaçonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelle
Épongesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de tableqté 6

Catering

Courses

Conseils

Trois à quatre semaines avant, envoie les invitations et fixe une date limite de réponse : cela te laisse au moins 7 jours pour relancer les absents et recueillir les besoins alimentaires.
Une semaine avant, confirme le lieu, les horaires, les tables, les chaises et les intervenants. Vérifie aussi les prises électriques, les rallonges et l’emplacement du vidéoprojecteur.
Prépare le programme et la présentation au moins 3 jours avant. Rassemble les photos, teste l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone au même endroit.
Achète les produits non périssables plusieurs jours à l’avance, puis les produits frais 1 à 2 jours avant. Refroidis les boissons au plus tard le matin de la fête et prévois un espace séparé pour le buffet et le bar.
Réserve le gâteau avec une heure de retrait précise et fais-le chercher le jour même. Garde 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités pour nettoyer, installer les tables et chaises, dresser la vaisselle, suspendre la décoration et préparer le livre d’or.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un anniversaire de 50 personnes ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la célébration, avec une date limite de réponse fixée environ 10 jours avant. Tu auras ainsi le temps de relancer les invités et d’adapter le buffet aux besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il pour installer une fête de 50 invités ?: Prévois au minimum 2 à 3 heures le jour même pour nettoyer le lieu, installer les tables et les chaises, préparer le buffet et le bar, puis mettre en place la décoration et la technique. Ajoute du temps si le vidéoprojecteur ou les haut-parleurs doivent être testés.
Quand acheter les boissons et préparer le buffet ?: Achète les boissons et les produits non périssables 3 à 7 jours avant. Achète les produits frais 1 à 2 jours avant, puis prépare les en-cas et les plats du buffet le jour même ou la veille selon leur conservation.
Quand préparer la présentation photo d’un anniversaire ?: Rassemble les photos au moins 5 jours avant et termine la présentation 2 à 3 jours avant. Teste ensuite l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone sur le lieu de la fête.

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