Jubileum open dag organiseren: checklist

Een jubileumopen dag vraagt meer voorbereiding dan alleen uitnodigingen en catering. Je moet bezoekers registreren, het programma op tijd publiceren, vrijwilligers instrueren en de locatie klaarzetten voor verschillende onderdelen. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je in de laatste week regelt en wat op de dag zelf niet mag blijven liggen. Denk ook aan praktische details zoals routebordjes, dieetwensen, gekoelde dranken en een plan voor wisselvallig weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Bezoekersdoelgroep bepalen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Leveranciers reserveren
Cateringbestelling plaatsen
Muziek samenstellen
Presentaties verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek uitdelen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Routebordjes maken
Presentatiemateriaal printen
Locatie openen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Buffettafels opstellen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtverlichting ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Naamstickers klaarleggen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Naamstickers uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Activiteiten begeleiden
4 personen
Historische presentatie geven
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijhouden
2 personen
Dieetwensen controleren
Foto's maken
Gastenboek begeleiden
Muziek verzorgen
Jubileumtoespraak geven
Taart aansnijden
2 personen
Taart serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Overgebleven eten koelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Terrein nalopen
2 personen
Materialen opslaan
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Gastenboek en foto's veiligstellen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Partytentenaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 80
Gebaksbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiefiltersaantal 100
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Schaaltjesaantal 16
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen voor taartaantal 4
Taartmesaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Laptopsaantal 2
Beeldscherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenboogaantal 2
Jubileumbannersaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Gastenboek
Fotolijstenaantal 12
Wasknijpersaantal 50
Routebordjesaantal 12
Naamstickersaantal 100
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 20

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum en programma vaststaan. Vraag meteen om dieetwensen en gebruik de aanmeldingen om catering, stoelen, servies en vrijwilligersbezetting te plannen.
Leg leveranciers en catering tijdig vast en plaats de bestelling op basis van het actuele aantal aanmeldingen. Houd daarnaast een kleine marge aan voor onverwachte bezoekers, zonder pas op het laatste moment servies of gebak te regelen.
Maak voor vrijwilligers een draaiboek met aankomsttijd, taak, aanspreekpunt en wisselmoment. Deel het uiterlijk enkele dagen vooraf uit, zodat onduidelijkheden niet tijdens de ontvangst ontstaan.
Controleer de weersverwachting niet alleen op de ochtend zelf, maar ook enkele dagen vooraf. Regel partytenten, extra afvalbakken en een alternatief voor onderdelen die buiten zouden plaatsvinden voordat de opbouw begint.
Plan op de ochtend zelf aparte blokken voor locatiecontrole, meubilair, registratie en catering. Koel dranken vooraf, zet routebordjes zichtbaar neer en controleer of presentaties, luidsprekers en het mengpaneel werken voordat bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumopen dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, doelgroep en programma. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en het aanmeldformulier klaar zijn, zodat je tijdig aantallen en dieetwensen verzamelt.
Wanneer moet ik de catering voor een jubileumopen dag bestellen?: Plaats de eerste cateringbestelling ongeveer 3 tot 4 weken vooraf en werk het aantal uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de open dag bij. Controleer dan ook dieetwensen, servies, gekoelde dranken en de uitgifte van hapjes.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een jubileumopen dag?: Plan minimaal één vrijwilliger voor registratie, één voor catering en één voor het programma of de techniek. Bij een doorlopende ontvangst of meerdere activiteiten zijn extra mensen nodig voor aflossing en onverwachte taken; maak de indeling uiterlijk een week vooraf.
Wanneer moet ik de locatie opbouwen voor een jubileumopen dag?: Reserveer op de dag zelf minimaal 2 tot 3 uur voor openen, terreincontrole, tafels en stoelen, partytenten, registratie en techniek. Test presentaties en geluid voordat de eerste bezoekers worden ontvangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.