Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas de aniversario

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha y el programa con al menos 6 semanas de antelación. Así tendrás tiempo para diseñar y enviar las invitaciones, abrir el formulario de inscripción y reservar proveedores sin improvisar.
• Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y fija una fecha límite, por ejemplo 10 días antes. Entrega ese recuento al servicio de catering y separa las opciones especiales al preparar los aperitivos.
• Prepara la recepción para entradas escalonadas: coloca una mesa de registro, copias del programa, carteles de ruta y material de presentación en un mismo punto. Imprime al menos un programa por visitante inscrito y algunos ejemplares adicionales.
• Asigna los voluntarios por franjas de 2 horas, con una persona para el registro, otra para orientar a los visitantes y otra para apoyar el catering. Confirma los turnos y las presentaciones como muy tarde 3 días antes.
• Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y decide entonces si montar las carpas. En la víspera, enfría las bebidas, recoge los productos frescos y revisa que haya mesas, sillas, vajilla, cafeteras y equipo de sonido suficientes para todo el recorrido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo organizar una jornada de puertas abiertas de aniversario?

Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Envía las invitaciones con unas 4 semanas de margen y cierra las inscripciones y preferencias dietéticas aproximadamente 10 días antes del evento.

¿Cuándo debo abrir el formulario de inscripción?

Ábrelo cuando publiques las invitaciones, idealmente 4 semanas antes. Mantenlo activo durante unas 2 o 3 semanas para poder confirmar el número de visitantes, las necesidades dietéticas y la distribución de voluntarios.

¿Cuándo se prepara el catering para una jornada de puertas abiertas?

Haz el pedido definitivo 7 días antes, cuando ya tengas una cifra fiable de inscritos. Recoge los productos frescos el mismo día o el día anterior, y enfría las bebidas con al menos 6 horas de antelación.

¿Qué debo revisar el día antes de la jornada de puertas abiertas?

Inspecciona el recinto, monta la señalización y deja listas las mesas, sillas, carpas y la mesa de registro. Comprueba también las presentaciones, los altavoces, la mesa de mezclas, el programa impreso y la vajilla antes de cerrar.

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