Zo organiseer je een Jom Kipoer-viering

Begin met de vaste onderdelen: reserveer de locatie, bevestig de voorganger en leg het programma met tijden vast. Daarna regel je uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en praktische informatie zoals parkeren. Reserveer gebedsboeken op basis van het verwachte aantal gasten en richt de ruimte in voor zowel gebed als de maaltijd na afloop. Plan extra tijd voor geluid, verlichting, sleuteloverdracht en het klaarmaken van soep, brood, beleg en fruit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Voorganger bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma en tijden vastleggen
2 personen
7
Gebedsboeken reserveren
8
Noodcontacten verzamelen
9
Parkeerinformatie versturen
10
Aantal gasten bevestigen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Gebedsboeken ophalen
14
Locatiesleutels ophalen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Soep voorbereiden
3 personen
17
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
18
Fruit wassen en snijden
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen opstellen
3 personen
21
Gebedsruimte inrichten
3 personen
22
Geluid testen
2 personen
23
Verlichting controleren
24
Informatietafel inrichten
2 personen
25
Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

26
Gasten ontvangen
3 personen
27
Gebedsboeken uitdelen
2 personen
28
Opening toelichten
29
Middaggebed begeleiden
2 personen
30
Pauzeruimte bewaken
2 personen
31
Lezing verzorgen
32
Avondgebed begeleiden
2 personen
33
Kol Nidre-dienst begeleiden
2 personen
34
Ruimte stil en toegankelijk houden
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Soep en brood serveren
4 personen
37
Fruit en beleg serveren
3 personen
38
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Afval verzamelen
2 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Keuken schoonmaken
2 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Gebedsruimte opruimen
2 personen
44
Gebedsboeken tellen
2 personen
45
Vloeren schoonmaken
2 personen
46
Restanten koelen
47
Sleutels retourneren
48
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Tafelkledenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 60
Soepkommenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Soepkommenlepelsaantal 60

Keuken

Soepketelsaantal 2
Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Broodmessenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 6
LED-kaarsenaantal 12

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 60

Drukwerk

Gebedsboekenaantal 60
Programmafoldersaantal 70
Aanwezigheidslijstenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig het aantal gasten uiterlijk enkele dagen voor de viering. Gebruik dat aantal voor gebedsboeken, stoelen, servies, soepkommen en de boodschappen; houd alleen een kleine reserve aan.
Stuur parkeerinformatie tegelijk met de uitnodiging of uiterlijk één week vooraf. Vermeld ook hoe gasten zich aanmelden en wanneer dieetwensen binnen moeten zijn.
Plan de sleuteloverdracht en het ophalen van de gebedsboeken niet op het laatste moment. Leg beide afspraken uiterlijk de dag ervoor vast, zodat je op de dag zelf direct kunt opbouwen.
Test draadloze microfoons, luidsprekers en microfoonstandaards vóórdat de gasten komen. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen; een geluidstest van 15 minuten voorkomt zoeken tijdens het programma.
Richt de maaltijd pas in nadat de gebedsruimte staat. Zet tafels en stoelen klaar, koel de dranken en bereid soep, brood, beleg en fruit zo dat er na afloop direct geserveerd kan worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Jom Kipoer-viering organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, voorganger en het programma. Verstuur uitnodigingen minimaal 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de viering.
Hoeveel gebedsboeken heb ik nodig voor een Jom Kipoer-viering?: Reserveer één gebedsboek per deelnemer en tel 5 tot 10 procent extra voor onverwachte gasten of beschadigde exemplaren. Bevestig het definitieve aantal uiterlijk 3 dagen vooraf.
Wanneer moet ik dieetwensen verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 dagen voor de viering. Controleer die lijst opnieuw bij het vaststellen van de boodschappen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie op te bouwen?: Plan minstens 2 uur voor tafels, stoelen, gebedsruimte, informatietafel, verlichting en techniek. Houd daarnaast 30 minuten vrij voor een volledige geluidstest en de laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.