Een jeugdtheatervoorstelling organiseren zonder last-minute gedoe

Begin met de speeldatum, voorstelling en zaalcapaciteit. Daarna leg je de praktische randvoorwaarden vast: vergunningen, verzekering, kaartprijzen, kaartverkoop en de indeling van vrijwilligers en begeleiders. Plan techniek, decor, kostuums en programmaboekjes ruim vóór de laatste repetitie. Op de voorstellingsdag draait alles om een duidelijke volgorde: zaal opbouwen, techniek testen, decor en kostuums klaarzetten, bezoekers ontvangen en pas daarna opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal reserveren
2
Voorstelling en speeldatum vastleggen
2 personen
3
Vergunningen en verzekeringen controleren
4
Kaartprijzen en capaciteit bepalen
2 personen
5
Uitnodigingen en informatie opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Kaartverkoop openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers en begeleiders indelen
2 personen
11
Cateringhoeveelheden berekenen
12
Techniek en apparatuur reserveren
13
Decor en rekwisieten inventariseren
2 personen
14
Kostuums controleren
2 personen
15
Programmaboekje opmaken
16
Programmaboekjes printen
2 personen
17
Bevestiging naar bezoekers sturen
18
Voorstellingsmuziek klaarzetten
19
Lichtplan en cues uitwerken
2 personen
20
Laatste repetitie uitvoeren
8 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Decor en rekwisieten klaarzetten
4 personen
23
Kostuums klaarleggen
2 personen
24
Zaal schoonmaken
3 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Publieksroute en uitgangen markeren
2 personen
27
Podiumruimte inrichten
4 personen
28
Decor ophangen en plaatsen
4 personen
29
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
30
Lichtapparatuur testen
2 personen
31
Rekwisieten per scène klaarzetten
2 personen
32
Kostuums en schmink klaarzetten
2 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
36
Kaarten en programmaboekjes klaarleggen
2 personen

Event

37
Artiesten laten omkleden
2 personen
38
Publiek ontvangen
4 personen
39
Kaarten controleren
2 personen
40
Voorstelling begeleiden
3 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Pauzehapjes serveren
3 personen
43
Rekwisieten wisselen
2 personen
44
Tweede deel begeleiden
3 personen
45
Artiesten begeleiden na afloop
2 personen
46
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
47
Overgebleven catering afdekken
2 personen

Nazorg

48
Servies verzamelen
3 personen
49
Servies afwassen
2 personen
50
Decor en rekwisieten afbouwen
4 personen
51
Geluids- en lichtapparatuur opruimen
2 personen
52
Kostuums sorteren en opbergen
2 personen
53
Zaal en foyer schoonmaken
3 personen
54
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
55
Materialen controleren en inventariseren
2 personen
56
Geleende materialen retourneren
2 personen
57
Overgebleven eten verdelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Tangen en opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 3
Decoratieve doekenaantal 6
Papieren slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Naambordjesaantal 10

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Batterijenaantal 16

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Werklampenaantal 4

Theatermateriaal

Rekwisietenkistenaantal 4
Kostuumbakkenaantal 6
Handspiegelsaantal 4
Schminkspiegelsaantal 2
Kledinghangersaantal 40
Scriptsaantal 12
Podiumtapeaantal 4
Veiligheidsspeldenaantal 100
Naaisetjesaantal 2

Informatie

Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Kaartenteller

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Poetsdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal de zaalcapaciteit vóór je kaartverkoop opent. Houd plaatsen vrij voor spelers, begeleiders, rolstoelgebruikers en eventuele gereserveerde stoelen; zo hoef je later geen kaarten terug te draaien.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en sluit die inventarisatie uiterlijk een week voor de voorstelling. Bereken catering per bevestigd aantal bezoekers en houd een kleine marge aan.
Plan de techniek minimaal twee momenten: een technische doorloop vóór de laatste repetitie en een test op de speeldag. Controleer luidsprekers, microfoons, muziekspeler, verlengkabels, stekkerdozen en batterijen afzonderlijk.
Maak één draaiboek met tijden en verantwoordelijken voor zaalopbouw, decor, kostuums, ontvangst en opruimen. Zet decor en rekwisieten apart van de publieksruimte klaar, zodat de doorgangen vrij blijven.
Stuur na de kaartverkoop een bevestiging met aanvangstijd, aankomstadvies en praktische informatie. Leg programmaboekjes, naambordjes, drinkglazen en catering minstens één uur vóór de deuren opengaan klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jeugdtheatervoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur drie tot zes maanden vooraf met de speeldatum, voorstelling en zaal. Open de kaartverkoop pas nadat capaciteit, prijzen, vergunningen en begeleiding zijn gecontroleerd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jeugdtheatervoorstelling?: Plan minimaal één verantwoordelijke per taakgebied: ontvangst, zaal, backstage, techniek en catering. Bij een kleine voorstelling kom je vaak uit op vijf tot acht vrijwilligers, naast spelers en begeleiders.
Wanneer moet je de techniek voor een jeugdtheatervoorstelling testen?: Werk het lichtplan en de cues uiterlijk één week vooraf uit en doe vóór de laatste repetitie een volledige technische doorloop. Test op de speeldag opnieuw alle microfoons, luidsprekers, muziek en stroomaansluitingen.
Hoeveel catering moet je inkopen voor een jeugdtheatervoorstelling?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en tel ongeveer 10 procent extra voor drinken en eenvoudige hapjes. Sluit dieetwensen uiterlijk zeven dagen vooraf, zodat je gericht kunt inkopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.