Checklist voor een jeugdtheatervoorstelling organiseren
Een jeugdtheatervoorstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een podium en spelers. Je regelt eerst de speeldatum, zaalcapaciteit en kaartverkoop, en werkt daarna toe naar techniek, decor, kostuums en bezoekersinformatie. Plan ook begeleiding en ontvangst: kinderen komen vaak met ouders, verzorgers of een hele groep. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je dat programmaboekjes, microfoons of laatste boodschappen pas op de speeldag worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie en zaal reserveren
Voorstelling en speeldatum vastleggen
2 personen
Vergunningen en verzekeringen controleren
Kaartprijzen en capaciteit bepalen
2 personen
Uitnodigingen en informatie opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kaartverkoop openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers en begeleiders indelen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
Techniek en apparatuur reserveren
Decor en rekwisieten inventariseren
2 personen
Kostuums controleren
2 personen
Programmaboekje opmaken
Programmaboekjes printen
2 personen
Bevestiging naar bezoekers sturen
Voorstellingsmuziek klaarzetten
Lichtplan en cues uitwerken
2 personen
Laatste repetitie uitvoeren
8 personen
Boodschappen doen
2 personen
Decor en rekwisieten klaarzetten
4 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Publieksroute en uitgangen markeren
2 personen
Podiumruimte inrichten
4 personen
Decor ophangen en plaatsen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Lichtapparatuur testen
2 personen
Rekwisieten per scène klaarzetten
2 personen
Kostuums en schmink klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Kaarten en programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Event
Artiesten laten omkleden
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Voorstelling begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Rekwisieten wisselen
2 personen
Tweede deel begeleiden
3 personen
Artiesten begeleiden na afloop
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Overgebleven catering afdekken
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Decor en rekwisieten afbouwen
4 personen
Geluids- en lichtapparatuur opruimen
2 personen
Kostuums sorteren en opbergen
2 personen
Zaal en foyer schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Materialen controleren en inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 120
- Tafelsaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
- Klaptafelsaantal 2
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 140
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 4
- Tangen en opscheplepelsaantal 8
Decoratie
- Achtergronddoekenaantal 3
- Decoratieve doekenaantal 6
- Papieren slingersaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpompaantal 2
- Plakbandaantal 6
- Tie-wrapsaantal 100
- Naambordjesaantal 10
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Muziekspeler
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Batterijenaantal 16
Verlichting
- LED-spotsaantal 4
- Werklampenaantal 4
Theatermateriaal
- Rekwisietenkistenaantal 4
- Kostuumbakkenaantal 6
- Handspiegelsaantal 4
- Schminkspiegelsaantal 2
- Kledinghangersaantal 40
- Scriptsaantal 12
- Podiumtapeaantal 4
- Veiligheidsspeldenaantal 100
- Naaisetjesaantal 2
Informatie
- Programmabordenaantal 4
- Pijlbordenaantal 8
- Kaartenteller
Schoonmaak
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Poetsdoekenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de zaalcapaciteit en kaartprijzen vast vóór je de kaartverkoop opent. Houd stoelen en eventuele gereserveerde plaatsen apart voor spelers, begeleiders en medewerkers.
- Plan techniek en decor uiterlijk enkele weken vooraf. Test luidsprekers, microfoons, muziekspeler, verlengkabels en stekkerdozen tijdens een repetitie, niet pas vlak voor aanvang.
- Verstuur de bezoekersbevestiging uiterlijk 3 dagen voor de voorstelling. Vermeld daarin de aanvangstijd, verwachte eindtijd, entree-informatie en eventuele verzamellocatie voor kinderen.
- Maak één overzicht met vrijwilligers, begeleiders, techniek en ontvangst. Werk per taak met een starttijd, zodat bijvoorbeeld de zaal 2 uur voor aanvang kan worden ingericht en de kostuums op tijd klaarliggen.
- Bereken catering op basis van het aantal aangemelde bezoekers en medewerkers. Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en controleer of je genoeg drinkglazen, koffiekopjes, borden en besteksets hebt voor één volledige uitgifte plus een kleine reserve.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jeugdtheatervoorstelling organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de zaal, speeldatum, vergunningen en verzekering. Open de kaartverkoop zodra capaciteit, prijs en bezoekersinformatie vaststaan, meestal 4 tot 6 weken voor de voorstelling.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een jeugdtheatervoorstelling?
- Plan één stoel per verwachte bezoeker en reserveer daarnaast plaatsen voor begeleiders en medewerkers. Houd bij een zaal met vrije kaartverkoop ongeveer 5 tot 10 procent capaciteit achter de hand voor gereserveerde plaatsen en praktische aanpassingen.
- Wanneer moet de laatste repetitie plaatsvinden?
- Plan de laatste volledige repetitie 1 tot 3 dagen voor de voorstelling. Doorloop daarbij ook lichtcues, voorstellingsmuziek, microfoons, decorwissels en kostuums; op de speeldag blijft dan alleen een korte technische controle over.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een jeugdtheatervoorstelling?
- Reken minimaal op 1 vrijwilliger voor ontvangst per 30 tot 40 bezoekers, plus aparte begeleiding voor spelers en kinderen. Voeg voor techniek en zaalopbouw ten minste 2 mensen toe, zodat inrichting en ontvangst niet door dezelfde persoon hoeven te gebeuren.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!