Checklist voor een jeugdmuziekfestival organiseren

Een jeugdmuziekfestival vraagt om meer dan een podium en een paar optredens. Je moet artiesten, oudercontacten, vrijwilligers, techniek, vergunningen en veiligheid in één planning laten passen. Begin met datum en locatie, werk daarna het programma en de technische wensen uit. In de laatste week draait alles om testen, briefings, boodschappen en een draaiboek dat iedereen kan volgen. Met deze checklist houd je overzicht over 87 taken en 61 benodigde spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Oudercontacten registreren
2 personen
Vrijwilligers indelen
3 personen
Reserveringen maken
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Verzekering controleren
Contact met omwonenden
2 personen
Noodnummers verzamelen
Weersverwachting controleren
Draaiboek afdrukken
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Techniekplanning uitwerken
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Artiestenbriefing versturen
Vrijwilligersbriefing versturen
Locatie openen
2 personen
Laadzone vrijmaken
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
Kabels veilig leggen
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Publieksvakken markeren
2 personen
Entree inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Infoborden plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO-koffer klaarzetten
Brandblussers plaatsen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichtcheck uitvoeren
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten naar backstage begeleiden
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Publiek informeren
Optredens aankondigen
Podiumwissels begeleiden
3 personen
Geluidsniveau bewaken
2 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussendoor controleren
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Vermiste spullen registreren
Publieksstroom begeleiden
3 personen
Eindprogramma aankondigen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Artiesten uitchecken
2 personen

Nazorg

Podium afbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
3 personen
Lichtapparatuur afkoppelen
2 personen
Kabels oprollen
3 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Apparatuur droog opbergen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Klapkrattenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Afzethekkenaantal 14

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 3
Versterkersaantal 2
XLR-kabelsaantal 14
Jackkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Kabelmattenaantal 12
Laptop
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Prikkabelsaantal 4
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Waterkannenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudcontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 12
Zaklamphoudersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig eerst datum, locatie en optredens voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel per artiest de technische wensen, bezetting en contactgegevens, zodat je podiumindeling en techniekplanning niet op aannames zijn gebaseerd.
Registreer oudercontacten en dieetwensen direct bij de aanmeldingen. Maak één overzicht voor de organisatie en controleer dit uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat wijzigingen niet pas tijdens het festival boven water komen.
Plan techniek niet alleen op basis van apparatuur, maar ook van tijd. Test luidsprekers, mengtafel, microfoons, DI-boxen, kabels, stekkerdozen en verlichting minimaal 1 dag vooraf en leg kabels vast met kabelmatten.
Deel vrijwilligers in per taak en tijdsblok en stuur de briefing uiterlijk 3 dagen vooraf. Wijs daarnaast iemand aan voor artiestenontvangst, een aanspreekpunt voor ouders en iemand die het draaiboek bijhoudt.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en loop dan ook afzethekken, podiumtrappen, zaklampen en koelboxen na. Druk het draaiboek minstens 1 keer af en bewaar een extra exemplaar bij de techniek en bij de festivalcoördinator.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jeugdmuziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en het programma. Plan de laatste 2 weken voor bevestigingen, briefings, materiaalcontrole en de definitieve planning.
Wanneer moet ik artiesten voor een jeugdmuziekfestival bevestigen?: Bevestig optredens uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf en vraag dan meteen artiesteninformatie en technische wensen op. Stuur de definitieve artiestenbriefing uiterlijk 3 dagen voor het festival.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een jeugdmuziekfestival?: Reken minimaal op 1 coördinator en 1 vrijwilliger per afzonderlijke taak of post die gelijktijdig bezet moet zijn. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en plan per vrijwilliger ook een overdrachtsmoment.
Wanneer moet ik de techniek van een jeugdmuziekfestival testen?: Test alle apparatuur minimaal 1 dag vooraf met dezelfde kabels, microfoons en aansluitingen als op het festival. Doe op de dag zelf nog een korte soundcheck voordat het eerste optreden begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.