Checklist pour organiser un festival de musique jeunesse

Un festival de musique jeunesse demande une coordination précise entre les artistes, les parents, les bénévoles et l’équipe technique. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis verrouillez le programme et les besoins de chaque prestation. Les inscriptions, les contacts des parents, les autorisations et l’assurance doivent être suivis dans un même tableau. Dans les derniers jours, concentrez-vous sur les horaires, les tests son, la météo et les briefings afin d’éviter les oublis le jour du festival.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Rassembler les informations sur les artistes
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Enregistrer les contacts parents
2 personnes
Répartir les bénévoles
3 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Vérifier l’assurance
Contact avec les riverains
2 personnes
Rassembler les numéros d’urgence
Vérifier les prévisions météo
Imprimer le déroulé
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Élaborer le planning technique
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Envoyer le briefing aux artistes
Envoyer le briefing des bénévoles
Ouvrir le lieu
2 personnes
Dégager la zone de chargement
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Poser les câbles en toute sécurité
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Marquer les zones du public
2 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d’information
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer la trousse de premiers secours
Placer les extincteurs
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accompagner les artistes en coulisses
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Informer le public
Annoncer les spectacles
Coordonner les changements de scène
3 personnes
Surveiller le niveau sonore
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes entre-temps
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Enregistrer les objets perdus
Gérer le flux du public
3 personnes
Annoncer le programme final
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Faire le check-out des artistes
2 personnes

Suivi

Démonter la scène
4 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
3 personnes
Débrancher le matériel d'éclairage
2 personnes
Enrouler les câbles
3 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Ranger le matériel au sec
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Tablesqté 12
Chaisesqté 180
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Caisses pliantesqté 12
Glacièresqté 6
Barrières de sécuritéqté 14

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Amplificateursqté 2
Câbles XLRqté 14
Câbles jackqté 10
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 12
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 80
Carafes d’eauqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Conteneurs isothermesqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Décoration

Drapeaux de festivalqté 8
Arches de ballonsqté 2
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 12
Pupitres de programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 10

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets réfléchissantsqté 12
Supports de lampe de pocheqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez pour chaque groupe une durée de passage, un temps de changement et une personne référente. Demandez les besoins techniques au moins 3 semaines à l’avance.
Centralisez les informations des participants dans un tableau unique : nom de l’artiste, contact parent, régime alimentaire, horaire d’arrivée et matériel utilisé. Relancez les inscriptions incomplètes 7 jours avant l’événement.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec au moins une personne à l’accueil, une au suivi des artistes et une responsable de la scène pendant les prestations.
Testez toute la chaîne audio et les éclairages la veille : microphones, table de mixage, câbles, retours, multiprises et rallonges. Gardez des câbles et adaptateurs de rechange dans une caisse facilement accessible.
Imprimez le déroulé, le planning technique et les numéros d’urgence en plusieurs exemplaires le matin même. Consultez les prévisions météo 48 heures puis 6 heures avant l’ouverture pour ajuster l’accueil et l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un festival de musique jeunesse ?: Commencez 8 à 12 semaines avant la date pour réserver le lieu, confirmer les prestations et vérifier les autorisations. Gardez les 2 dernières semaines pour les inscriptions, les briefings et les essais techniques.
Que faut-il vérifier pour la technique d’un festival de musique jeunesse ?: Demandez les besoins de chaque artiste au moins 3 semaines avant, puis établissez un planning technique avec les entrées, les changements et les balances. Testez microphones, retours, câbles, alimentation et éclairage la veille.
Quand envoyer le briefing aux artistes et aux bénévoles ?: Envoyez un premier briefing aux artistes 7 jours avant, avec l’adresse, l’horaire d’arrivée, le passage et les besoins techniques. Transmettez le briefing des bénévoles 3 à 5 jours avant, puis rappelez les rôles le jour même.
Combien de bénévoles prévoir pour un festival de musique jeunesse ?: Pour un petit festival, prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 pour les artistes, 1 pour la scène et 1 pour la logistique, soit 4 personnes en fonctionnement simultané. Ajoutez une personne de remplacement par tranche de 3 à 4 bénévoles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.