Jugendmusikfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jugendmusikfestival braucht mehr als ein Programm und eine Bühne. Du musst Auftritte, Technik, Elternkontakte, Verpflegung, Genehmigungen und Helfer so koordinieren, dass am Veranstaltungstag niemand auf Informationen oder Material wartet. Beginne mit Ort, Datum und Programm und arbeite dich anschließend zu Anmeldungen, Bühnenplan und Technik vor. Die Checkliste umfasst 87 Aufgaben und 61 benötigte Dinge – von Mikrofonen und DI-Boxen bis zu Kabelmatten, Bechern und Klappkisten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Programm zusammenstellen
3 Personen
Auftritte bestätigen
2 Personen
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Elternkontakte erfassen
2 Personen
Freiwillige einteilen
3 Personen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Versicherung prüfen
Kontakt mit Anwohnern
2 Personen
Notrufnummern sammeln
Wettervorhersage prüfen
Drehbuch ausdrucken
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Technikplanung ausarbeiten
2 Personen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geräte testen
2 Personen
Künstlerbriefing versenden
Freiwilligen-Briefing versenden
Location öffnen
2 Personen
Ladezone freimachen
2 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Lichttechnik aufbauen
2 Personen
Kabel sicher verlegen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Publikumsbereiche markieren
2 Personen
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Infotafeln aufstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
Feuerlöscher aufstellen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Lichtcheck durchführen
2 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Künstler nach Backstage begleiten
2 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Publikum informieren
Auftritte ankündigen
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
Lautstärke überwachen
2 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Erste Hilfe leisten
2 Personen
Vermisste Gegenstände erfassen
Besucherströme leiten
3 Personen
Abschlussprogramm ankündigen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Künstler auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Bühne abbauen
4 Personen
Audioausrüstung abkoppeln
3 Personen
Lichttechnik abkoppeln
2 Personen
Kabel aufrollen
3 Personen
Möbel wegräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Ausrüstung trocken lagern
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
BühnentreppenAnz. 2
TischeAnz. 12
StühleAnz. 180
StehtischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
KlappkistenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
AbsperrgitterAnz. 14

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 3
VerstärkerAnz. 2
XLR-KabelAnz. 14
JackkabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelmattenAnz. 12
Laptop
FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
LadekabelAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 350
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
WasserkannenAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchälchenAnz. 16
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 8
BallonbögenAnz. 2
BühnentücherAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
ProgrammständerAnz. 6
WegweiserAnz. 10

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
WarnwestenAnz. 12
TaschenlampenhalterAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Ort, Datum und Auftritte zuerst. Sammle danach Künstlerinformationen und technische Anforderungen, damit der Bühnen- und Technikplan nicht auf Vermutungen basiert.
Erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche und Elternkontakte in einer gemeinsamen Übersicht. Prüfe diese Liste spätestens 7 Tage vor dem Festival und gib Änderungen an die zuständigen Helfer weiter.
Plane die Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Monitorspeaker, DI-Boxen und alle Kabel mindestens 1 Tag vorher gemeinsam.
Teile Freiwillige mit klaren Aufgaben und Uhrzeiten ein. Verschicke das Helferbriefing spätestens 3 Tage vor Beginn und lege Notrufnummern, Ablauf und Bühnenaufteilung ausgedruckt bereit.
Prüfe Genehmigungen, Versicherung, Wettervorhersage und die Anwohnerinformation rechtzeitig. Bei wechselhaftem Wetter sollten Absperrgitter, Beleuchtung, Taschenlampen und Materialschutz bereits vor dem Aufbau verfügbar sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jugendmusikfestival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Programm und Auftrittszusagen. Genehmigungen, Versicherung und Reservierungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Festival geprüft oder abgeschlossen sein.
Wann müssen die technischen Anforderungen der Bands vorliegen?: Fordere die Informationen direkt mit der Auftrittsbestätigung an und bündele sie mindestens 3 Wochen vor dem Festival. So bleiben mindestens 14 Tage, um Lautsprecher, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel und Stromversorgung abzugleichen.
Wie viele Helfer braucht ein Jugendmusikfestival?: Plane pro gleichzeitigem Aufgabenbereich mindestens eine verantwortliche Person ein, zum Beispiel für Einlass, Bühne, Technik, Verpflegung und Betreuung. Erstelle den Einsatzplan spätestens 7 Tage vorher und halte zusätzlich 1 bis 2 Ersatzpersonen bereit.
Was muss am Tag vor dem Jugendmusikfestival erledigt werden?: Am Vortag solltest du Material prüfen, Geräte testen, das Drehbuch und die Bühnenaufteilung ausdrucken sowie Einkauf und Aufbau vorbereiten. Rechne für einen vollständigen Techniktest mindestens 2 Stunden ein.

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