Zo organiseer je een jeugdkamp

Een jeugdkamp organiseren begint niet met activiteiten, maar met een haalbaar programma, een passende locatie en duidelijke verantwoordelijkheden. Leg eerst de datum, deelnemers, begeleiders en voorzieningen vast. Verzamel daarna dieetwensen, medische informatie en contactgegevens, zodat je op tijd kunt bijsturen. In de laatste week draait alles om controle: boodschappen, sportmateriaal, EHBO, lunchpakketten, koelboxen en de indeling van groepen. Zo voorkom je dat praktische zaken op de kampdag zelf nog moeten worden opgelost.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemers en begeleiders bepalen
2 personen
3
Locatie controleren
2 personen
4
Reservering van locatie maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Medische informatie verzamelen
2 personen
9
Contactgegevens controleren
10
Begeleiders indelen
2 personen
11
Sportactiviteiten voorbereiden
3 personen
12
Spelregels uitwerken
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Versproducten ophalen
2 personen
17
Materiaal verzamelen
3 personen
18
Spelmateriaal controleren
2 personen
19
Naamkaartjes maken
2 personen
20
Groepen indelen
2 personen
21
EHBO-set klaarleggen
22
Koelboxen vullen
2 personen
23
Fruit en snacks portioneren
3 personen
24
Lunchpakketten klaarmaken
3 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Sportveld uitzetten
3 personen
28
Versiering ophangen
2 personen
29
Geluidsapparatuur testen
2 personen
30
Registratietafel inrichten
2 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen

Event

32
Deelnemers ontvangen
4 personen
33
Aanwezigheid registreren
2 personen
34
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
35
Veiligheidsinstructies geven
3 personen
36
Groepsindeling bekendmaken
2 personen
37
Kennismakingsspel begeleiden
4 personen
38
Sportcircuit begeleiden
6 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Fruit en snacks serveren
3 personen
41
Sportmateriaal wisselen
3 personen
42
Waterpauze begeleiden
3 personen
43
Teamestafette begeleiden
5 personen
44
Hapjes voorbereiden
3 personen
45
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
46
Diner serveren
5 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Avondspel uitleggen
3 personen
49
Avondspel begeleiden
6 personen
50
Toezicht houden bij activiteiten
6 personen
51
Warme dranken serveren
3 personen
52
Kampvuuractiviteit begeleiden
4 personen
53
Laatste ronde dranken verzorgen
2 personen
54
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

55
Achtergebleven spullen verzamelen
3 personen
56
Afval verzamelen
3 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Partytenten afbreken
4 personen
59
Sportmateriaal opruimen
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Keuken schoonmaken
2 personen
62
Toiletten schoonmaken
2 personen
63
Locatie schoon opleveren
3 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Overgebleven eten controleren
2 personen
66
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 50
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Waterjerrycansaantal 4
Kookplatenaantal 2
Grote pannenaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 3

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 4
Volleybalaantal 3
Pionnenaantal 30
Hesjesaantal 36
Springtouwenaantal 8
Estafettestokjesaantal 8
Touwtrektouw
Sportmattenaantal 6
Stopwatchaantal 3
Fluitjesaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Naamkaartjesaantal 40
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Vuilnisbakken met dekselaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Handgelhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma per blok van 60 tot 90 minuten en zet daar vaste eet- en drinkmomenten tussen. Houd bij slecht weer minimaal één alternatief binnen de locatie achter de hand.
Verzamel dieetwensen, medische informatie en actuele contactgegevens uiterlijk één week vooraf. Maak voor begeleiders een overzicht met bijzonderheden en noodnummers.
Controleer drie dagen vooraf alle sport- en spelmaterialen: tel ballen, pionnen, hesjes, springtouwen en estafettestokjes en wijs per activiteit een begeleider aan.
Doe houdbare boodschappen uiterlijk twee dagen vooraf en haal versproducten op de dag ervoor. Portioneren van fruit en snacks en het vullen van koelboxen lukt dan zonder ochtendstress.
Maak de groepsindeling en naamkaartjes de avond ervoor. Zet tafels, stoelen, afvalbakken en eventuele partytenten klaar voordat deelnemers aankomen; controleer ook verlengkabels en stekkerdozen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jeugdkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en begeleiders. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit aanmeldingen 2 weken voor het kamp.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een jeugdkamp?: Werk met minimaal één begeleider per 8 tot 10 deelnemers en plan daarnaast één persoon voor algemene coördinatie of EHBO. Bij jonge deelnemers, wateractiviteiten of grote sportvelden is extra toezicht nodig.
Wanneer moet je de boodschappen voor een jeugdkamp doen?: Doe houdbare boodschappen 2 dagen vooraf en haal fruit, brood en andere versproducten maximaal 1 dag vooraf. Maak lunchpakketten, snackporties en gekoelde dranken op de kampdag zelf klaar.
Wat moet je op de dag voor een jeugdkamp controleren?: Controleer de weersverwachting, contactgegevens, medische informatie, groepsindeling, EHBO-set en al het spelmateriaal. Zet naamkaartjes klaar en leg per activiteit de benodigde materialen apart.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.