Organiser un camp de jeunes sans rien laisser au dernier moment

Un camp de jeunes se prépare dans un ordre précis : fixer le programme, confirmer les participants, sécuriser le lieu, puis répartir les responsabilités. Les informations médicales, alimentaires et les coordonnées doivent être centralisées avant de former les groupes. Les activités sportives et les repas demandent ensuite un contrôle séparé du matériel et des quantités. Enfin, une vérification météo et un rassemblement complet la veille évitent les oublis le jour du camp.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Déterminer les participants et les accompagnateurs
2 personnes
3
Vérifier le lieu
2 personnes
4
Réserver le lieu
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Collecter les informations médicales
2 personnes
9
Vérifier les coordonnées
10
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
11
Préparer les activités sportives
3 personnes
12
Élaborer les règles du jeu
2 personnes
13
Vérifier les prévisions météo
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Récupérer les produits frais
2 personnes
17
Rassembler le matériel
3 personnes
18
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
19
Créer des badges nominatifs
2 personnes
20
Répartir les groupes
2 personnes
21
Préparer la trousse de premiers secours
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Répartir les fruits et les en-cas
3 personnes
24
Préparer les paniers-repas
3 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Délimiter le terrain de sport
3 personnes
28
Suspendre la décoration
2 personnes
29
Tester le matériel sonore
2 personnes
30
Installer la table d'inscription
2 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

32
Accueillir les participants
4 personnes
33
Enregistrer la présence
2 personnes
34
Distribuer les badges
2 personnes
35
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
36
Annoncer la répartition des groupes
2 personnes
37
Animer le jeu de présentation
4 personnes
38
Encadrer le circuit sportif
6 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
41
Échanger le matériel de sport
3 personnes
42
Animer la pause eau
3 personnes
43
Encadrer le relais par équipes
5 personnes
44
Préparer les en-cas
3 personnes
45
Installer le buffet du dîner
4 personnes
46
Servir le dîner
5 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Expliquer le jeu du soir
3 personnes
49
Animer le jeu du soir
6 personnes
50
Assurer la surveillance des activités
6 personnes
51
Servir des boissons chaudes
3 personnes
52
Encadrer l’activité du feu de camp
4 personnes
53
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
54
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

55
Récupérer les objets oubliés
3 personnes
56
Rassembler les déchets
3 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Démonter les tentes de fête
4 personnes
59
Ranger le matériel sportif
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Nettoyer la cuisine
2 personnes
62
Nettoyer les toilettes
2 personnes
63
Remettre le lieu propre
3 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Vérifier les restes
2 personnes
66
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tables de buffetqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 50
Louchesqté 6
Thermosqté 4

Équipement

Enceinte Bluetooth
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Saladiersqté 4
Bidons d'eauqté 4
Plaques de cuissonqté 2
Grandes casserolesqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 3

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 3
Cônesqté 30
Giletsqté 36
Cordes à sauterqté 8
Témoins de relaisqté 8
Corde de tir à la corde
Tapis de sportqté 6
Chronomètreqté 3
Siffletsqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 50
Badges nominatifsqté 40
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes de pocheqté 8
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Poubelles avec couvercleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Supports de gel hydroalcooliqueqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date et le programme, puis réserve le lieu avant d’envoyer les invitations. Garde une marge d’au moins 2 semaines entre la clôture des inscriptions et le départ pour traiter les informations manquantes.
Demande les besoins alimentaires, les informations médicales et les coordonnées dès l’inscription. Relance les familles qui n’ont pas répondu 7 jours avant le camp, plutôt que de compléter les dossiers au dernier moment.
Prépare les groupes et attribue les accompagnateurs avant l’arrivée des jeunes. Prévois un badge nominatif par participant et conserve une liste à jour pour les encadrants.
Teste le matériel sportif et audio avant le camp : ballons, cônes, gilets, enceinte, microphone, rallonges et multiprises. Vérifie aussi que chaque activité dispose de ses règles et d’un responsable identifié.
Organise les repas en deux temps : produits secs et matériel contrôlés avant les courses, produits frais récupérés juste avant le départ. Remplis les glacières, répartis les fruits et les en-cas, puis prépare les paniers-repas avant l’installation des tables.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un camp de jeunes ?: Prévoyez au moins 4 semaines pour un camp simple, et 6 à 8 semaines si le lieu, les inscriptions et les repas doivent être coordonnés. La dernière semaine doit servir aux relances, aux achats et aux vérifications, pas à définir le programme.
Quand demander les informations médicales des jeunes ?: Demandez-les au moment de l’inscription, avec les coordonnées et les besoins alimentaires. Faites une dernière vérification 7 jours avant le départ afin de repérer les allergies, traitements ou contacts incomplets.
Comment répartir les accompagnateurs dans un camp de jeunes ?: Attribuez chaque groupe et chaque activité à un accompagnateur avant l’arrivée des participants. Finalisez la répartition au plus tard 3 jours avant le camp, avec une liste imprimée et les contacts utiles.
Quand préparer les repas et les glacières ?: Préparez les paniers-repas et répartissez les en-cas le jour du départ, après avoir récupéré les produits frais. Remplissez les glacières juste avant le chargement et contrôlez les bidons d’eau avant de quitter le lieu de préparation.

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