Zo organiseer je een jeu-de-boules-toernooi

Begin niet met de boodschappen, maar met het speelveld, het toernooiformat en de wedstrijdregels. Daarna leg je de inschrijving vast, maak je een deelnemerslijst en plan je voldoende vrijwilligers voor registratie, scores en praktische hulp. Werk vervolgens naar een duidelijke wedstrijddag toe met een schema, badges, scoreformulieren en gecontroleerde materialen. Plan uiterlijk één dag vooraf een terreincontrole en stuur deelnemers de laatste informatie, inclusief aanvangstijd en weersverwachting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Speelveld reserveren
2
Toernooiformat bepalen
2 personen
3
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijhouden
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Prijzen bestellen
10
Wedstrijdschema maken
11
Aanvangstijden bevestigen
12
Weersverwachting controleren
13
Deelnemers laatste informatie sturen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Prijzen ophalen
16
Materialen verzamelen
2 personen
17
Koelboxen vullen
2 personen
18
Scoreformulieren printen
19
Deelnemersbadges maken
2 personen
20
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
21
Terrein inspecteren
2 personen
22
Speelvelden uitzetten
4 personen
23
Speelveld obstakelvrij maken
3 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
26
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
27
Informatiebord plaatsen
28
Decoratie ophangen
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Cateringtafel inrichten
2 personen
32
Koffie en thee bereiden
2 personen
33
Teamindeling klaarleggen
34
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

35
Registratietafel openen
2 personen
36
Deelnemers aanmelden
2 personen
37
Toernooiregels toelichten
38
Teams naar speelvelden sturen
2 personen
39
Eerste speelronde begeleiden
4 personen
40
Uitslagen registreren
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Hapjes serveren
2 personen
43
Speelvelden tussentijds controleren
2 personen
44
Tweede speelronde begeleiden
4 personen
45
Pauzedranken serveren
2 personen
46
Derde speelronde begeleiden
4 personen
47
Finalisten bekendmaken
48
Finale begeleiden
3 personen
49
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
50
Prijsuitreiking houden
2 personen
51
Laatste consumptieronde serveren
2 personen
52
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

53
Afval verzamelen
4 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
56
Speelvelden afbreken
4 personen
57
Partytenten afbreken
4 personen
58
Terrein schoonmaken
4 personen
59
Materialen inventariseren
2 personen
60
Geleende materialen retourneren
2 personen
61
Koelboxen schoonmaken
2 personen
62
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
63
Scoreformulieren archiveren
64
Uitslag publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Biertafelsetsaantal 4
Registratietafel

Sportmateriaal

Jeu-de-boulesetsaantal 12
Houten werpcirkelsaantal 8
Doelballenaantal 8
Veldmarkeringenaantal 16
Meetlintenaantal 4
Pionnenaantal 24
Scorebordenaantal 8
Prijzenaantal 6
Deelnemersbadgesaantal 60
Fluitjesaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Toernooibanner
Tafelkledenaantal 8

Kantoor

Klembordenaantal 12
Pennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Scoreformulierenaantal 100
Papieren inschrijfformulierenaantal 70
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegers en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het speelveld voordat je uitnodigingen verstuurt en bepaal meteen hoeveel banen beschikbaar zijn. Zo voorkom je dat je meer teams aanneemt dan je binnen de geplande speeltijd kunt laten spelen.
Leg het format en de regels uiterlijk bij de inschrijving vast. Vermeld bijvoorbeeld hoe teams worden samengesteld, hoeveel rondes er zijn en wat er gebeurt bij gelijke scores; achteraf wijzigen zorgt vrijwel altijd voor discussie.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd en sluit de inschrijving op een vaste datum. Houd daarna een actuele deelnemerslijst bij en stuur de aanvangstijd en praktische informatie uiterlijk één dag vooraf.
Wijs vrijwilligers specifieke taken toe in plaats van alleen om hulp te vragen. Zet bijvoorbeeld één persoon bij de registratietafel, één scoreverantwoordelijke per speelveld en iemand klaar voor materiaal, koffie en thee.
Controleer het terrein op de wedstrijddag vóór de deelnemers arriveren. Zet de velden uit, verwijder obstakels, bouw partytenten op en test verlengsnoeren, stekkerdozen en verlichting voordat de registratie begint.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een jeu-de-boules-toernooi te organiseren?: Reken op minimaal 3 tot 4 weken voorbereiding. In die periode reserveer je het speelveld, verstuur je uitnodigingen, verzamel je aanmeldingen en regel je prijzen, vrijwilligers en materialen.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor jeu de boules?: Maak het definitieve schema nadat de inschrijving is gesloten en controleer het uiterlijk 1 dag voor het toernooi. Zo kun je rekening houden met afmeldingen en deelnemers de juiste aanvangstijd sturen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jeu-de-boules-toernooi?: Plan minimaal 1 organisator voor de registratie en algemene coördinatie, plus 1 scoreverantwoordelijke per speelveld. Bij meerdere speelvelden is een extra vrijwilliger voor materiaal en catering praktisch.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een jeu-de-boules-toernooi?: Controleer de weersverwachting 1 tot 2 dagen vooraf en bepaal wanneer je deelnemers informeert. Zet partytenten klaar voor schuilen en bescherming van registratie, scoreformulieren en catering; spreek ook af wie het terrein bij regen opnieuw inspecteert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.