Checklist voor een jeu-de-boules-toernooi organiseren

Een jeu-de-boules-toernooi draait pas soepel als het speelveld, de indeling en de praktische ontvangst op tijd geregeld zijn. Reserveer eerst het terrein en leg het toernooiformat vast; daarna volgen inschrijvingen, wedstrijdschema en materiaal. Plan ook tijd voor veldmarkeringen, scoreformulieren en een duidelijke briefing van vrijwilligers. Deze checklist helpt je stap voor stap van de eerste voorbereiding tot het klaarzetten van partytenten, tafels, koffie en koelboxen op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Speelveld reserveren
Toernooiformat bepalen
2 personen
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijhouden
Vrijwilligers indelen
2 personen
Prijzen bestellen
Wedstrijdschema maken
Aanvangstijden bevestigen
Weersverwachting controleren
Deelnemers laatste informatie sturen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen ophalen
Materialen verzamelen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Scoreformulieren printen
Deelnemersbadges maken
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Speelvelden uitzetten
4 personen
Speelveld obstakelvrij maken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
Informatiebord plaatsen
Decoratie ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Teamindeling klaarleggen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Registratietafel openen
2 personen
Deelnemers aanmelden
2 personen
Toernooiregels toelichten
Teams naar speelvelden sturen
2 personen
Eerste speelronde begeleiden
4 personen
Uitslagen registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Speelvelden tussentijds controleren
2 personen
Tweede speelronde begeleiden
4 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Derde speelronde begeleiden
4 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking houden
2 personen
Laatste consumptieronde serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Speelvelden afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Scoreformulieren archiveren
Uitslag publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Biertafelsetsaantal 4
Registratietafel

Sportmateriaal

Jeu-de-boulesetsaantal 12
Houten werpcirkelsaantal 8
Doelballenaantal 8
Veldmarkeringenaantal 16
Meetlintenaantal 4
Pionnenaantal 24
Scorebordenaantal 8
Prijzenaantal 6
Deelnemersbadgesaantal 60
Fluitjesaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Toernooibanner
Tafelkledenaantal 8

Kantoor

Klembordenaantal 12
Pennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Scoreformulierenaantal 100
Papieren inschrijfformulierenaantal 70
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegers en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk twee weken vooraf het toernooiformat, de wedstrijdregels en de aanvangstijden vast. Zo kun je het wedstrijdschema maken zonder nog met verschillende scenario’s te schuiven.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het toernooi en houd dieetwensen, telefoonnummers en teamindelingen op één deelnemerslijst bij. Stuur de laatste informatie uiterlijk 48 uur vooraf.
Controleer het terrein op de ochtend zelf en zet de speelvelden uit voordat deelnemers arriveren. Plan minstens 30 minuten voor het obstakelvrij maken, plaatsen van pionnen en klaarleggen van meetlinten.
Wijs per speelveld een vrijwilliger aan voor scores, vragen en het gebruik van fluitjes of scoreborden. Een korte briefing van 15 minuten voorkomt dat deelnemers tijdens elke ronde naar de registratietafel moeten.
Zet koffie, thee en water klaar vóór de registratie opent en vul koelboxen pas vlak voor aanvang met ijs. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen voordat je koffiezetapparaten, waterkokers en verlichting aansluit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jeu-de-boules-toernooi organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met het reserveren van het speelveld en het bepalen van het format. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en bevestig het programma uiterlijk 48 uur voor de start.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een jeu-de-boules-toernooi op te bouwen?: Reken op 2 tot 3 uur voor het opbouwen van partytenten, tafels, stoelen, registratie en speelvelden. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor de terreininspectie en een korte vrijwilligersbriefing.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor jeu de boules?: Maak het voorlopige schema zodra de inschrijving sluit, bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf. Controleer het op de dag zelf nog één keer tegen de aanwezige deelnemers en pas afmeldingen direct aan.
Hoeveel jeu-de-boulesets heb ik nodig per speelveld?: Plan minimaal één complete jeu-de-bouleset per gelijktijdig gebruikt speelveld en houd één extra set achter de hand. Leg daarnaast per veld een doelbal, meetlint en scoreformulier klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.