Jazzavond organiseren: checklist en planning

Een jazzavond staat of valt met een goede volgorde: eerst leg je locatie, band, techniek en begroting vast, daarna regel je uitnodigingen, catering en zaalindeling. Plan technische controle ruim vóór de inloop, want een mengpaneel, DI-boxen en kabels moeten op elkaar aansluiten. Verzamel dieetwensen vóór je de catering bestelt en controleer de nooduitgangen voordat tafels en stoelen staan. Met deze checklist houd je de voorbereiding, opbouw en afronding overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Jazzband boeken
Geluidsset vastleggen
Evenement aanmelden
Begroting vastleggen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Programma afstemmen
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Indeling zaal bepalen
2 personen
Techniekplan controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Aanmeldlijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Locatiesleutels ophalen
Zaalvloer controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet klaarzetten
2 personen
Servies klaarleggen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Instrumenten aansluiten
3 personen
Geluid testen
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma aankondigen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Eerste jazzset begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Tweede jazzset begeleiden
2 personen
Derde jazzset begeleiden
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Locatie afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 3
XLR-kabelsaantal 8
Instrumentkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Kabelgotenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 70
Waterglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Kaarshoudersaantal 12
LED-kaarsenaantal 24
Jazzpostersaantal 8
Podiumdoekenaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerslingersaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Boek de jazzband en geluidsset voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag vooraf naar het aantal microfoons, DI-boxen, instrumentkabels en actieve speakers, zodat je niet op de opbouwdag nog apparatuur moet zoeken.
Plan de techniekcontrole minimaal 2 uur voor de ontvangst. Test het mengpaneel, alle XLR-kabels, stekkerdozen en verlengkabels één voor één en werk kabels direct weg met kabelgoten.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vóór de jazzavond. Bestel daarna pas de catering en stem het aantal borden, besteksets, serveerschalen en serveertangen af op het definitieve aantal aanmeldingen.
Maak de zaalindeling vóór je tafels en stoelen plaatst. Houd een duidelijke looproute naar de nooduitgangen vrij en reserveer ruimte voor podiumdoeken, speakers, buffettafels en kapstokken.
Koel de dranken enkele uren vóór de inloop en zet koffievoorzieningen apart klaar. Reken bij de opbouw ook tijd voor wijnglazen, waterglazen, koffiekopjes, thermoskannen en LED-kaarsen; die worden vaak pas ontdekt wanneer de gasten al binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jazzavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, jazzband, geluidsset en begroting. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vóór de avond en leg de catering vast zodra de aanmeldingen en dieetwensen bekend zijn.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een jazzavond?: Plan minimaal 3 uur voor zaalopbouw en techniek, plus extra tijd als de band een uitgebreide set meeneemt. Controleer de geluidsset minstens 2 uur vóór de ontvangst en houd daarna nog 30 minuten vrij voor kleine aanpassingen.
Wanneer moet ik de catering voor een jazzavond bestellen?: Bestel de catering ongeveer 7 tot 10 dagen vooraf, nadat je de aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Controleer het definitieve aantal porties 2 dagen vóór de avond en zet hapjes en buffet minstens 30 minuten vóór de inloop klaar.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een jazzavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Voorzie daarnaast altijd water en zet gekoelde dranken minimaal 2 uur vóór de gasten arriveren klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.