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Jazzabend organisieren: die passende Checkliste

Ein Jazzabend steht und fällt mit drei Dingen: einer passenden Location, gut abgestimmter Livemusik und einem Ablauf, der Technik und Bewirtung zusammenbringt. Plane zuerst Raum, Band und Budget, danach Einladungen, Anmeldungen und Catering. In den letzten Tagen zählen genaue Kontrollen: Technik testen, Getränke kühlen, Sitzplätze stellen und Notausgänge freihalten. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Jazzband buchen

  • Beschallungsanlage reservieren

  • Veranstaltung anmelden

  • Budget festlegen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Programm abstimmen

    2 Personen

  • Notausgänge kontrollieren

    2 Personen

  • Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Technikplan prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Anmeldeliste ausdrucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Standortschlüssel abholen

  • Saalboden kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet vorbereiten

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Instrumente anschließen

    3 Personen

  • Ton testen

    3 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Erste Jazz-Set begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Zweite Jazz-Set begleiten

    2 Personen

  • Drittes Jazz-Set begleiten

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 3
  • HockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 3
  • XLR-KabelAnz. 8
  • InstrumentenkabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelkanäleAnz. 8

Geschirr

  • WeingläserAnz. 70
  • WassergläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • KerzenhalterAnz. 12
  • LED-KerzenAnz. 24
  • JazzposterAnz. 8
  • BühnentücherAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 4
  • StimmungsgirlandenAnz. 6
  • BatterielampenAnz. 8

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Buche Location, Jazzband und Beschallungsanlage möglichst früh und stimme die technischen Anforderungen der Band schriftlich ab. Für Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel bleibt am Veranstaltungstag sonst kaum Zeit für Ersatzlösungen.
  • Plane die Raumaufteilung vor dem Aufbau: Bühne, Tische, Stühle, Buffet und Kleiderständer müssen zusammenpassen, ohne Notausgänge oder Laufwege zu blockieren. Prüfe den Saalboden vor dem Aufstellen des Mobiliars.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Jazzabend. Bestelle das Catering danach und rechne Getränke getrennt: Wasser für den ganzen Abend, Kaffee für den Ausklang und Wein passend zur Zahl der Gäste.
  • Prüfe den Technikplan am Vortag und teste aktive Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult sowie alle XLR-, Instrumenten- und Verlängerungskabel. Kabelkanäle verhindern Stolperstellen, besonders zwischen Bühne und Mischpult.
  • Hole den Standortschlüssel früh genug ab und drucke die Anmeldeliste am Veranstaltungstag neu aus. Getränke sollten mehrere Stunden vor dem Einlass gekühlt werden; Buffet, Gläser und Besteck richtest du erst nach dem Aufbau der Tische ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jazzabend organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Jazzband und Budget. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Catering und Sitzordnung nach den Anmeldungen planen kannst.
Wann sollte man die Jazzband und die Technik buchen?
Buche die Band und die Beschallungsanlage möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Jazzabend. Den Technikplan prüfst du spätestens am Vortag; der Soundcheck sollte am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem Einlass beginnen.
Wie viel Getränke braucht man für einen Jazzabend?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 bis 2 Getränken pro Stunde. Plane Wasser zusätzlich ein und stelle gekühlte Getränke mindestens 3 Stunden vor dem Einlass bereit.
Wann muss das Catering für den Jazzabend bestellt werden?
Bestelle das Catering, sobald die Anmeldefrist beendet ist, meist 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung. Berücksichtige dabei die bestätigte Gästezahl und alle erfassten Ernährungswünsche; Buffet und Servierschalen bereitest du am Veranstaltungstag nach dem Tischaufbau vor.

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