Checklist voor een jaren 80-thema-avond organiseren

Een jaren 80-thema-avond staat of valt met de voorbereiding: eerst leg je thema en programma vast, daarna regel je locatie, gasten, muziek en quiz. Verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf, zodat het buffet niet op het laatste moment aangepast hoeft te worden. Controleer enkele dagen voor de avond de decoratie, boodschappen en techniek. Op de dag zelf werk je van ruimte en opstelling naar eten, drank en entertainment; zo blijft er tijd over om gasten te ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Thema en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma naar bezoekers sturen
Muziek afspeellijst samenstellen
Quizvragen voorbereiden
2 personen
Quizteams en prijzen regelen
Decoratie controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffetgerechten klaarmaken
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Jaren 80-decoratie ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
Quiztafel klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Garderobe inrichten
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Programma toelichten
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Jaren 80-quiz begeleiden
2 personen
Quizprijzen uitreiken
Dansmuziek starten
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Apparatuur loskoppelen
2 personen
Voorraad verpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 48
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 45
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Laptop
Projectiescherm

Verlichting

Gekleurde lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Neondecoratieaantal 4
Jaren 80-postersaantal 12
Metallic slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Fotowand
Fotorekwisietenaantal 20
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 50
Quizantwoordformulierenaantal 60
Pennenaantal 30
Quizprijzenaantal 3

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 30
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de opbouw minimaal 3 uur voor ontvangst. Zet eerst tafels, stoelen en buffettafels neer en plaats daarna decoratie, verlichting en apparatuur; zo hoef je geen kabels of lichtslingers langs een volle ruimte te verleggen.
Test muziek, microfoon, laptop en projectiescherm uiterlijk de dag ervoor samen. Leg stekkerdozen en verlengkabels klaar en zorg dat de afspeellijst ook zonder internet beschikbaar is.
Maak het buffet uiterlijk 2 uur voor aanvang grotendeels gereed. Zet serveerschalen, opscheplepels, borden en bestek op hun plek en houd gerechten die koel moeten blijven in koelboxen tot het uitserveren.
Stuur het programma ongeveer 5 dagen vooraf naar bezoekers. Vermeld daarin de starttijd, quizmomenten en eventuele kledingafspraak; vraag dieetwensen tegelijk uit, zodat je nog boodschappen kunt aanpassen.
Koel dranken minstens 4 uur vooraf en controleer de garderobe en afvalbakken voordat de eerste gasten komen. Deze praktische zaken worden vaak vergeten, terwijl ze direct zichtbaar zijn bij binnenkomst en tijdens het buffet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jaren 80-thema-avond organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, leg het programma vast en verstuur de uitnodigingen; plan de laatste boodschappen en dieetcontrole in de week voor de avond.
Wanneer stuur ik uitnodigingen voor een jaren 80-thema-avond?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 10 dagen voor het feest, zodat je aantallen, dieetwensen, stoelen en buffetporties kunt bepalen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een jaren 80-feest op te bouwen?: Reken op minimaal 3 uur voor de opbouw. Trek extra tijd uit als je veel decoratie ophangt of een quiz met laptop, microfoon en projectiescherm gebruikt; test de techniek de dag ervoor.
Wanneer moet ik het eten en drinken voor de thema-avond regelen?: Doe de boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en bereid koude hapjes en buffetonderdelen zoveel mogelijk eerder. Koel de dranken minstens 4 uur voor aanvang en zet warme gerechten pas vlak voor het buffet klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.