Zo organiseer je een Japanse nieuwjaarsviering

Begin met de datum, locatie en groepsgrootte; die bepalen hoeveel tafels, stoelen, servies en eten je nodig hebt. Verzamel dieetwensen meteen met de aanmeldingen, want osechi, sushi en ozoni vragen verschillende ingrediënten en bereidingsmomenten. Plan de houdbare boodschappen eerder en bewaar het snijden, koken en portioneren voor vlak voor de viering. Op de dag zelf werk je van ruimte en tafelschikking naar buffet, drankjes en programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Definitieve gastenlijst maken
7
Ruimte reserveren
8
Huurmaterialen bevestigen
9
Programma afdrukken
10
Instructies voor spellen maken
11
Muziek afspeellijst samenstellen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Houdbare boodschappen doen
2 personen
14
Verse boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Osechi-gerechten voorbereiden
3 personen
17
Sushi-ingrediënten snijden
3 personen
18
Sushirijst koken
2 personen
19
Sushirollen maken
3 personen
20
Mochi en fruit portioneren
2 personen
21
Ozoni voorbereiden
2 personen
22
Tafelschikking maken
23
Locatie openen
2 personen
24
Ruimte ventileren
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen plaatsen
2 personen
27
Tafellinnen aanbrengen
2 personen
28
Servies klaarzetten
2 personen
29
Bestek klaarleggen
30
Buffettafels inrichten
3 personen
31
Osechi schikken
2 personen
32
Sushi schikken
2 personen
33
Drankenbar inrichten
2 personen
34
Theestation inrichten
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Fotowand opbouwen
2 personen
37
Spellentafels klaarzetten
2 personen
38
Geluidsinstallatie testen
2 personen
39
Verlichting controleren
40
Programma klaarleggen

Event

41
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
42
Gasten welkom heten
2 personen
43
Welkomstdrank serveren
2 personen
44
Programma toelichten
45
Nieuwjaarswensen begeleiden
46
Calligrafieactiviteit begeleiden
2 personen
47
Spelactiviteiten begeleiden
2 personen
48
Hapjes bijvullen
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
51
Sake en thee serveren
2 personen
52
Avondbuffet openen
2 personen
53
Ozoni serveren
3 personen
54
Dessert serveren
2 personen
55
Karaoke begeleiden
2 personen
56
Aftelmoment voorbereiden
2 personen
57
Nieuwjaarsaftelling begeleiden
2 personen
58
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

59
Restanten veilig koelen
2 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Buffet afbreken
3 personen
62
Tafels afnemen
2 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Keuken schoonmaken
2 personen
65
Ruimte stofzuigen
2 personen
66
Toiletten schoonmaken
67
Decoratie afbreken
2 personen
68
Materialen sorteren
2 personen
69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Receptietafel
Spellentafelsaantal 2
Krukkenaantal 6
Kledingrek
Afvalbakkenaantal 5

Servies

Grote bordenaantal 70
Kleine bordenaantal 70
Soepkommenaantal 60
Sakekopjesaantal 60
Theekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Eetstokjesaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10
Soepopscheplepelsaantal 4
Theepottenaantal 4
Karaffenaantal 6
Warmhoudschalenaantal 4
Sushiplankenaantal 8
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Kadomatsu-decoratiesaantal 2
Shimenawa-kransenaantal 2
Noren-deurdoek
Japanse vlaggenaantal 6
Papieren waaiersaantal 20
Rode tafellopersaantal 8
Papieren lantaarnsaantal 12
Wenskaartjesaantal 80
Fotowandachtergrond
Decoratieve takkenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 8
Plakhaakjesaantal 30
Katoenen tafelkleedjesaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Karaokescherm

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Tafellampenaantal 6

Keuken

Rijstkokersaantal 2
Kookplatenaantal 2
Grote kookpannenaantal 3
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Mengkommenaantal 6
Vergietenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Keukenweegschalenaantal 2
Serveerplateausaantal 10
Sushimattenaantal 6
Keukenbrander
Koelelementenaantal 12

Sportmateriaal

Daruma-poppenaantal 6
Kendama'saantal 8
Karuta-kaartenaantal 2
Origamipapieraantal 100
Calligrafiepanelenaantal 6
Penseelsetsaantal 12
Inktstenenaantal 6
Inktkwastenaantal 12
Spelprijzenaantal 20

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Sponsjesaantal 6
Theedoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk twee weken vooraf een voorlopige gastenlijst en sluit de definitieve lijst enkele dagen voor de viering. Reken daarna per gast op een bord, soepkom, waterglas en paar eetstokjes, plus extra servies voor morsen en tweede porties.
Verdeel het eten over drie momenten: houdbare boodschappen vooraf, verse ingrediënten kort voor de viering en de bereiding op de dag zelf. Sushirijst en sushirollen vragen meer tijd dan het portioneren van mochi en fruit; zet daar aparte werkblokken voor.
Zet het buffet zo op dat warme ozoni en andere gerechten niet tussen het drinken en de spellen staan. Gebruik serveerschalen, tangen, opscheplepels en warmhoudschalen per onderdeel, zodat gasten niet met hetzelfde hulpmiddel van gerecht wisselen.
Open de locatie ruim vóór ontvangst, ventileer de ruimte en stel eerst tafels en stoelen op. Houd vervolgens aparte plekken vrij voor de receptietafel, buffettafels, spellentafels en afvalbakken; die worden vaak pas gemist wanneer de gasten al binnenkomen.
Leg het programma en de spelinstructies klaar vóór de eerste gasten arriveren. Hang decoratie zoals een noren-deurdoek, shimenawa-krans of kadomatsu-decoraties op vóór het eten wordt uitgezet, zodat de voorbereiding niet doorloopt tijdens de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een Japanse nieuwjaarsviering organiseren?: Leg datum en locatie ongeveer 6 tot 8 weken vooraf vast en verstuur de uitnodigingen daarna. Verzamel dieetwensen met de aanmeldingen en maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de viering.
Wanneer moet ik sushi en ozoni voorbereiden voor een nieuwjaarsviering?: Snijd sushi-ingrediënten en bereid ozoni op de dag zelf, zodat de kwaliteit behouden blijft. Kook de sushirijst en maak de rollen zo dicht mogelijk op het eetmoment; plan hiervoor minstens 1,5 tot 2 uur voorbereiding bij een grotere groep.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een Japanse nieuwjaarsviering?: Voorzie per gast minimaal één groot bord, één kleine bord, één soepkom, één waterglas en één paar eetstokjes. Neem daarnaast ongeveer 10 procent extra servies, dus 2 extra sets bij 20 gasten, voor breuk, morsen en tweede rondes.
Hoeveel tijd heb ik op de dag zelf nodig om de locatie klaar te zetten?: Reken bij een ruimte met tafels, buffet en spellen op minstens 2 uur vóór ontvangst. Gebruik het eerste uur voor ventileren, tafels en stoelen; reserveer het tweede uur voor tafelschikking, decoratie, eten, gekoelde dranken en het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.