Jaarmarkt organiseren: checklist van plan tot marktdag
Een jaarmarkt organiseren vraagt meer dan kramen neerzetten. Je regelt tegelijk vergunningen, deelnemers, verkeersstromen, vrijwilligers, leveringen en voorzieningen voor bezoekers en marktkramers. Begin met datum en locatie, werk daarna toe naar een vaste kraamindeling en duidelijke praktische informatie. Controleer in de laatste week het weer, de voorraad en alle aansluitingen. De 71 taken in dit plan zetten de voorbereiding in een logische volgorde; de spullenlijst helpt je om niets voor de opbouwdag te missen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Verzekering controleren
Leveranciers benaderen
2 personen
Kramen en materialen reserveren
2 personen
Deelnemersformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Marktkramers bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Kraamindeling toewijzen
2 personen
Verkeersroute uitwerken
2 personen
Buurt en hulpdiensten informeren
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Marktkramers praktische info sturen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Etenswaren voorbereiden
4 personen
Kassageld klaarleggen
2 personen
Polsbandjes en bonnetjes sorteren
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Afzettingen plaatsen
3 personen
Kramen uitladen
6 personen
Kramen opstellen
8 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Stroom en verlichting aansluiten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Wegwijzers plaatsen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Verkoopkramen bevoorraden
5 personen
Eet- en drinkpunten inrichten
5 personen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO-materialen klaarleggen
2 personen
Contant geld en pin controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
3 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Eten serveren
6 personen
Dranken serveren
4 personen
Koffie en thee schenken
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes bijvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Kramers ondersteunen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Eindronde bezoekers begeleiden
3 personen
Nazorg
Kassa's afsluiten
3 personen
Eten en drinken opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Kramen afbreken
8 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Materialen laden
6 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Posters en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 24
- Partytentenaantal 8
- Tafelsaantal 20
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 10
- Krukkenaantal 12
- Kleedjesaantal 24
Apparatuur
- Koelboxenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Pinapparatenaantal 3
- Handmegafoonsaantal 2
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 10
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 8
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Vlaggenaantal 20
- Ballonnenaantal 200
- Ballonnenpompaantal 2
- Tafeldecoratieaantal 20
- Postersaantal 30
- Informatiebordenaantal 10
- Kraamnummersaantal 24
- Wegwijzerbordenaantal 12
- Hekbannersaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Tangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Flessenopenersaantal 6
- Dienbladenaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 500
- Koffiekopjesaantal 150
- Bordenaantal 250
- Kommetjesaantal 100
- Besteksetsaantal 300
- Serveerschalenaantal 20
- Suikerbakjesaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 20
- Afvalcontainersaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakkarrenaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 8
- Toiletborstelsaantal 4
- Desinfectiepompjesaantal 8
- Handschoenenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag vergunningen en controleer de verzekering voordat je leveranciers en marktkramers definitief bevestigt. Zo weet je op tijd welke voorwaarden gelden voor kramen, tenten, verkeer en bezoekers.
- Maak de plattegrond niet alleen voor de kramen. Plan ook een verkeersroute, wegwijzers, informatieborden, stroompunten en ruimte voor leveringen; stuur de indeling daarna aan iedere marktkramer.
- Verstuur de praktische informatie uiterlijk één week vooraf. Vermeld aankomsttijd, kraamnummer, losplek, parkeerroute, beschikbare tafels of stoelen en wat de deelnemer zelf moet meenemen.
- Test stroom en betaling vóór de opening. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig vast, laad pinapparaten op en controleer koffiezetapparaten, waterkokers en koelboxen voordat bezoekers arriveren.
- Plan de laatste voorraadcontrole op de dag vóór de jaarmarkt en koel dranken pas daarna. Tel servies- en keukenmateriaal, controleer warmhoudbakken en leg bewegwijzering, kraamnummers en verlichting klaar voor de opbouw.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jaarmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Reserveer daarna kramen en materialen en geef deelnemers minimaal 4 weken om zich aan te melden.
- Wanneer moet ik de vergunning voor een jaarmarkt aanvragen?
- Dien de aanvraag in zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt, want eisen voor verkeer, veiligheid en geluid kunnen extra voorbereiding vragen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een jaarmarkt?
- Reken naast de organisatie op minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 kramen voor ontvangst, vragen en kleine problemen. Plan extra mensen voor opbouw en afbouw, bijvoorbeeld 4 tot 6 personen gedurende 2 uur.
- Wanneer stuur ik marktkramers de laatste informatie?
- Stuur de definitieve kraamindeling en praktische informatie 7 dagen vooraf. Bevestig op de dag vóór de markt nog de levertijden, weersverwachting, verkeersroute en eventuele wijzigingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!