Checklist pour organiser un marché annuel

Un marché annuel se prépare plusieurs semaines à l’avance, car les autorisations, les exposants et le matériel doivent être coordonnés dans le bon ordre. Commence par fixer la date et le lieu, puis sécurise les démarches administratives et les réservations. Les inscriptions, le plan des stands et les besoins alimentaires demandent ensuite un suivi régulier. Cette checklist couvre aussi les bénévoles, les livraisons, la météo et les derniers contrôles avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Vérifier l’assurance
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Réserver les stands et le matériel
2 personnes
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants du marché
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le plan du site
2 personnes
Attribuer la répartition des stands
2 personnes
Élaborer le parcours de circulation
2 personnes
Informer le voisinage et les secours
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Accrocher les affiches
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations pratiques aux marchands
Vérifier les stocks
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les denrées alimentaires
4 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Trier les bracelets et les tickets
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Installer les barrières
3 personnes
Décharger les stands
6 personnes
Monter les stands
8 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer des panneaux directionnels
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Réapprovisionner les stands de vente
5 personnes
Aménager les points de restauration et de boissons
5 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Vérifier l’argent liquide et les paiements par carte
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Servir les repas
6 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les en-cas
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Accompagner les visiteurs lors du dernier tour
3 personnes

Suivi

Fermer les caisses
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les stands
8 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Charger le matériel
6 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Retirer les affiches et la signalétique
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 24
Tentes de réceptionqté 8
Tablesqté 20
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 10
Tabouretsqté 12
Couverturesqté 24

Équipement

Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiementqté 3
Mégaphones portatifsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeauxqté 20
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 20
Affichesqté 30
Panneaux d'informationqté 10
Numéros des standsqté 24
Panneaux directionnelsqté 12
Bannières de clôtureqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Thermosqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Plateauxqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Tasses à caféqté 150
Assiettesqté 250
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 300
Plateaux de serviceqté 20
Sucriersqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 20
Conteneurs à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Pompes de désinfectionqté 8
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Ce délai laisse le temps de demander les autorisations, de vérifier l’assurance et de réserver les stands, tentes, tables et chaises.
Clôture les inscriptions des exposants 3 à 4 semaines avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, de recueillir leurs besoins alimentaires et d’attribuer chaque emplacement.
Prépare le plan du site au moins 2 semaines avant l’ouverture. Indique les numéros de stands, les panneaux directionnels, le parcours de circulation, les accès pour les secours et les zones nécessitant des rallonges ou multiprises.
Répartis les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne référente pour chaque zone. Prévois une équipe pour l’accueil, une autre pour les livraisons et une personne capable d’utiliser un mégaphone en cas de besoin.
Fais le dernier contrôle 24 heures avant le marché : météo, stocks, courses, livraisons, terminaux de paiement et boissons à refroidir. Vérifie aussi l’éclairage, les lampes à piles et le matériel de cuisine avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché annuel ?: Prévois généralement 8 à 12 semaines. Les autorisations, l’assurance, les réservations de matériel et les inscriptions des exposants sont les étapes qui prennent le plus de temps.
Quand faut-il réserver les stands et les tentes pour un marché ?: Réserve-les dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines avant. Les quantités disponibles peuvent être limitées, surtout pour les tentes, tables, chaises et équipements électriques.
Quand fermer les inscriptions des exposants ?: Ferme les inscriptions 3 à 4 semaines avant le marché. Il restera assez de temps pour confirmer les exposants, créer le plan du site et envoyer les informations pratiques à chaque marchand.
Que vérifier la veille d’un marché annuel ?: La veille, contrôle les prévisions météo, les livraisons, les stocks, les courses, les boissons à refroidir et les terminaux de paiement. Vérifie également que les panneaux, l’éclairage et le matériel de chaque zone sont prêts.

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