Jaarcongres organiseren: checklist en planning

Een jaarcongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je moet sprekers, aanmeldingen, techniek, catering en ontvangst op elkaar laten aansluiten. Deze checklist helpt je van datum en locatie naar een gecontroleerde congresdag, met aandacht voor zaken die vaak te laat worden geregeld: presentatie-eisen, dieetwensen, badges, routeborden en adapters. Gebruik de taken en materialen als werkvolgorde en plan vaste controlemomenten vóór de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Presentatie-eisen verzamelen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vervoersinformatie versturen
Programma definitief maken
2 personen
Naambadges ontwerpen
Naambadges printen
2 personen
Presentaties verzamelen
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Sprekersbriefing versturen
Cateringmenu bevestigen
2 personen
Cateringhoeveelheden bestellen
2 personen
Ontvangstbalie voorbereiden
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Presentatiematerialen klaarzetten
2 personen
Routeborden voorbereiden

Event

Zaalindeling uitzetten
4 personen
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Projector en scherm aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties opstarten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naambadges sorteren
2 personen
Welkomstpakketten klaarleggen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Koffieontvangst voorbereiden
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Welkomstpakketten uitdelen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffiepauze serveren
4 personen
Gebruikte kopjes afruimen
2 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Avondbuffet opbouwen
4 personen
Avondbuffet serveren
5 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies en glazen afruimen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Microfoons en presentaties beheren
2 personen
Laatste drankronde verzorgen
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Presentatiematerialen veiligstellen
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zalen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Zalen schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Borg- en huurmaterialen controleren
2 personen
Ongebruikte voorraad opbergen
2 personen
Bedankbericht versturen
Presentaties met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Tafelsaantal 18
Podiumdelenaantal 4
Spreektafel
Receptietafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 3

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 6
USB-C-adaptersaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 10
Presentatieklikkeraantal 2
Wifiroutersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 130
Wijnglazenaantal 130
Bordenaantal 130
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Lepelsaantal 130

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Soeplepelsaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Podiumachterdoek
Logo- en sponsorbannersaantal 6
Naamkaartjesaantal 130
Badgehoudersaantal 130
Programmaboekjesaantal 130
Notitieblokkenaantal 130
Balpennenaantal 150
Pijlbordenaantal 12
Kleedjes voor ontvangstbalieaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 10

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Afvalbakkenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf de datum, het programma en de zalen vast. Reserveer daarbij niet alleen de hoofdzaal, maar ook ruimtes voor ontvangst, catering en eventuele parallelsessies.
Vraag sprekers direct naar hun presentatieformaat, laptopaansluiting en microfoonbehoefte. Verzamel presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf, zodat je beamer, projectiescherm, HDMI-kabels en USB-C-adapters kunt testen.
Sluit de deelnemersregistratie niet pas op de congresdag. Verwerk dieetwensen minimaal 7 dagen vooraf en gebruik het definitieve aantal deelnemers om catering, stoelen, waterglazen, koffie en badges te bestellen.
Richt de ontvangstbalie minstens 60 minuten vóór de eerste sessie in. Leg naambadges op alfabet klaar, zet routeborden op zichtbare kruispunten en controleer of garderoberekken en receptietafels logisch staan.
Doe een volledige techniekcheck op locatie, inclusief draadloze microfoons, microfoonstandaards, luidsprekers, mengpaneel, laptops, wifirouters, stekkerdozen en verlengkabels. Test elke zaal met de presentatie van de eerste spreker, niet alleen met een leeg diabestand.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een jaarcongres organiseren?: Begin bij voorkeur 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Zet de definitieve catering, deelnemersaantallen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het congres vast.
Wanneer moet ik sprekers voor een jaarcongres bevestigen?: Benader sprekers zodra datum en locatie voorlopig vaststaan, idealiter 10 tot 12 weken vooraf. Stuur de briefing en vraag de definitieve presentatie uiterlijk 3 werkdagen vóór het congres op.
Hoeveel eerder moet de techniek op een jaarcongres worden getest?: Plan de volledige techniekcheck minimaal 60 minuten vóór de ontvangst en voer waar mogelijk de dag ervoor al een test uit. Controleer per zaal beeld, geluid, aansluitingen, wifi en presentaties.
Wanneer moet ik naambadges en catering voor een jaarcongres regelen?: Verzamel de deelnemersgegevens tot 7 dagen vooraf, bevestig daarna de catering en print de badges met de actuele lijst. Houd op de congresdag extra blanco badges en schrijfmateriaal bij de ontvangstbalie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.